Circolare numero 9 del 27-1-2005

Vidimazione dei libri paga e matricola: soggetti interessati ed obblighi di legge

La circolare ricostruisce il quadro normativo e operativo relativo alla tenuta dei libri paga e matricola, con particolare attenzione alla vidimazione, alla competenza tra INAIL e INPS, all’utilizzo della stampa laser e alla disciplina applicabile a consulenti del lavoro, soggetti abilitati, lavoratori parasubordinati e agenzie di somministrazione. Il documento coordina il D.M. 30 ottobre 2002 con la circolare ministeriale n. 33/2003 e con le istruzioni applicative INAIL.

Competenza alla vidimazione dei libri regolamentari

In via generale, i libri paga e matricola, prima di essere messi in uso, devono essere numerati in ogni pagina e vidimati dall’Istituto assicuratore competente, individuato ordinariamente nell’INAIL. La competenza dell’INPS è qualificata come residuale e opera soltanto per le aziende non soggette alla disciplina dell’assicurazione obbligatoria contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali, quando non ricorrano i presupposti soggettivi e oggettivi previsti dagli articoli 1 e 4 del T.U. n. 1124/1965.

La circolare precisa che, qualora anche un solo soggetto impiegato in azienda sia assoggettabile all’obbligo assicurativo INAIL, la vidimazione non può essere effettuata presso l’INPS ma deve essere richiesta all’INAIL.

Vidimazione presso l’INPS in via residuale

Per i casi di competenza residuale dell’INPS, l’azienda deve presentare un’apposita dichiarazione attestante che non è soggetta all’obbligo assicurativo contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali. Le strutture INPS che provvedono alla vidimazione devono poi comunicare l’avvenuta operazione alla Sede INAIL territorialmente competente, indicando il codice fiscale o la partita IVA e la ragione sociale dell’azienda.

Se successivamente l’azienda inizia a occupare personale soggetto all’assicurazione INAIL, la vidimazione già eseguita presso l’INPS non è più sufficiente e l’operazione deve essere ripetuta presso l’INAIL.

Tenuta dei libri con stampa laser, fogli mobili e supporti informatici

Il D.M. 30 ottobre 2002 disciplina la tenuta e conservazione dei libri paga e matricola mediante fogli mobili o supporti magnetici. I supporti magnetici, se conformi alle regole tecniche richiamate dal DPR n. 445/2000, sono sottratti agli obblighi di vidimazione e autorizzazione.

La stampa laser dei cedolini paga rientra nell’utilizzo di fogli mobili sostitutivi del libro paga. In linea di principio, l’utilizzo dei fogli mobili non elimina l’obbligo di preventiva numerazione e vidimazione; tuttavia, aziende, consulenti del lavoro, professionisti e associazioni di categoria possono chiedere un’autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa, ottenendo l’esonero dalla preventiva numerazione e vidimazione dei cedolini e del prospetto riepilogativo.

Resta invece fermo l’obbligo di preventiva numerazione e vidimazione dei fogli presenza.

Procedura per l’autorizzazione alla stampa laser

L’autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa laser deve essere richiesta alla Sede INPS territorialmente competente, oppure alla Sede accentrante in caso di accentramento autorizzato dalla Direzione Provinciale del Lavoro. Alla domanda devono essere allegati:

• il fac-simile del foglio presenza numerato e vidimato dall’INPS;
• il cedolino recante il logo dell’Istituto;
• il prospetto riepilogativo dei cedolini elaborati per ciascun periodo di paga.

Le Sedi, verificata la competenza dell’Istituto alla vidimazione del libro paga aziendale, rilasciano il provvedimento di autorizzazione con l’indicazione del codice Sede, del numero di vidimazione e della data di autorizzazione. Copia dell’autorizzazione deve essere conservata nel fascicolo aziendale ai fini dei controlli.

Prescrizioni tecniche per la stampa e conservazione dei dati

La stampa prodotta deve corrispondere al fac-simile autorizzato e ogni foglio mobile deve riportare:

• il codice della Sede INPS che ha rilasciato l’autorizzazione;
• il numero di vidimazione;
• la data di autorizzazione;
• il numero progressivo di pagina;
• la data e l’ora di stampa.

Il programma di elaborazione deve inoltre consentire la stampa di un prospetto riepilogativo dei cedolini elaborati per ciascun periodo di paga, da conservare presso l’utente e da mettere a disposizione dei funzionari incaricati del controllo in ogni momento, affinché possano verificare la riproduzione e stampa dei dati.

La circolare indica anche il termine del 31 marzo 2005 per l’invio del riepilogo annuale relativo all’anno 2004 alla Sede INPS competente; dal 2005, in conseguenza della mensilizzazione dei dati retributivi prevista dall’art. 44 del DL n. 269/2003, tale invio non è più richiesto.

Revoca dell’autorizzazione

L’autorizzazione alla stampa laser può essere revocata in caso di violazione della normativa di riferimento. La circolare individua in particolare tre ipotesi:

• stampa non conforme al fac-simile autorizzato;
• mancata indicazione dei dati richiesti;
• mancata consegna immediata ai funzionari addetti alla vigilanza della stampa dei dati richiesti.

Vidimazione, numerazione unica e accentramento per consulenti e soggetti abilitati

I consulenti del lavoro e gli altri soggetti abilitati, al momento della richiesta di vidimazione e numerazione unica dei fogli di matricola e di paga, devono esibire le deleghe rilasciate dai datori di lavoro. Devono inoltre:

• presentare i fogli alla Sede territorialmente competente dell’Istituto assicuratore, che provvede a vidimazione, numerazione progressiva e registrazione dell’attribuzione;
• inviare alla medesima Sede, a mezzo raccomandata, l’elenco di tutte le ditte che utilizzano il sistema, con indicazione delle posizioni assicurative e della data di inizio della tenuta;
• segnalare tempestivamente, sempre con raccomandata, le ditte che iniziano o cessano di avvalersi del sistema;
• trasmettere entro il 31 marzo dell’anno successivo un tabulato con il riepilogo dei fogli utilizzati, dei fogli annullati o deteriorati, delle province interessate e del periodo di paga;
• inviare alle singole aziende, entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello di paga, il tabulato e i fogli utilizzati completi di registrazioni.

La circolare chiarisce che il tabulato deve essere reso disponibile anche su richiesta dell’INAIL o della Direzione Provinciale del Lavoro territorialmente competente.

Lavoratori parasubordinati e collaborazioni coordinate e continuative

Il D.M. 30 ottobre 2002 e la circolare ministeriale n. 33/2003 disciplinano le registrazioni relative ai collaboratori coordinati e continuativi assicurati contro gli infortuni sul lavoro. A prescindere dal sistema di tenuta prescelto e dal fatto che i libri siano distinti o unificati, le registrazioni devono contenere i dati anagrafici e fiscali del collaboratore e gli estremi del contratto, cioè data e compenso pattuito.

Per il solo libro paga devono comparire anche:

• l’ammontare del compenso erogato;
• gli oneri contributivi e fiscali a carico del lavoratore;
• le detrazioni fiscali applicate.

Nel caso di tenuta unificata dei libri di matricola e paga, il sistema deve consentire, su richiesta degli organi ispettivi, il riepilogo cronologico delle assunzioni e degli incarichi di collaborazione. La disciplina viene estesa anche ai lavoratori a progetto e occasionali di cui al D.Lgs. n. 276/2003.

Agenzie di somministrazione di lavoro

La circolare precisa che l’obbligo di tenuta dei libri regolamentari grava anche sulle agenzie di somministrazione, in quanto datori di lavoro dei lavoratori assunti e inviati presso le imprese utilizzatrici. Pur potendo operare con una struttura centrale e con più agenzie territoriali, deve essere sempre istituito un unico libro matricola aziendale con numerazione generale per tutti i dipendenti, anche a tempo determinato.

Possono essere tenuti presso le singole agenzie libri di matricola non ufficiali e non vidimati, come stralci del libro unico aziendale, con eventuale numerazione supplementare interna riferita all’agenzia.

Richiamo finale alla disciplina sanzionatoria e alle norme di rinvio

Per quanto non disciplinato dal D.M. 30 ottobre 2002, continua ad applicarsi la normativa previgente di cui agli articoli 20-26 del DPR n. 1124/1965. La circolare richiama inoltre l’art. 134 del R.D. n. 1422/1924 ai fini delle eventuali sanzioni per le violazioni delle disposizioni sulla tenuta dei libri, anche quando la gestione avvenga secondo le forme semplificate introdotte dal decreto.