Circolare numero 120 del 6-8-2004

Modalità di gestione della certificazione di malattia e di erogazione della relativa indennità

La circolare interviene sul processo di gestione della certificazione di malattia e dell’erogazione della relativa indennità, nell’ambito del progetto di ridisegno dei flussi produttivi dell’Istituto. L’intervento è finalizzato a rendere il procedimento più efficiente, più controllabile e già predisposto alla futura trasmissione telematica dei certificati.

Finalità del ridisegno del processo

Il nuovo modello organizzativo nasce dall’esigenza di razionalizzare le attività, migliorare la qualità del servizio e contenere i rischi operativi. La circolare evidenzia che il processo è stato ripensato non sul singolo certificato, ma sulla gestione complessiva del lavoratore in malattia, con un approccio più coerente con le esigenze medico-legali e con le prospettive di digitalizzazione.

Risultati attesi

Tra i risultati attesi vengono indicati:

• controllo più efficiente del fenomeno tramite una banca dati aggiornata;
• gestione del lavoratore in malattia con maggiore valorizzazione della componente medico-legale;
• miglioramento delle attività di recupero, sia per surroghe sia per sanzioni;
• effetto dissuasivo rispetto agli abusi;
• rafforzamento dei rapporti di collaborazione con soggetti terzi, quali medici curanti, medici di lista, Inail, assicurazioni e datori di lavoro.

Aspetti peculiari del nuovo flusso

Il processo ridisegnato introduce alcune scelte organizzative rilevanti. In particolare, l’acquisizione del certificato viene anteposta alla valutazione medico-legale, con conseguente risparmio di risorse e snellimento delle attività. La diversa distribuzione dei compiti tra UDP e CML consente anche di preparare il processo alla futura telematizzazione.

Un ulteriore elemento è la valorizzazione delle attività medico-legali, incluse le visite domiciliari e i contatti con i medici, affidate al CML. La circolare richiama anche l’esigenza di garantire la riservatezza del dato sanitario, richiamando il D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, art. 22.

Controllo sui conguagli delle aziende

La circolare introduce un flusso specifico per il controllo degli importi conguagliati dalle aziende. Le Direzioni Provinciali e Sub-Provinciali, grazie alla disponibilità di dati più affidabili e aggiornati, possono selezionare periodicamente le aziende da sottoporre a verifica sulla base di parametri oggettivi, come il numero di lettere sanzionatorie inviate, il rapporto tra certificati e dipendenti e i DM10 passivi.

Le attività previste comprendono:

• predisposizione del materiale utile al controllo;
• convocazione dell’azienda per il confronto documentale;
• segnalazione alla Vigilanza Ispettiva in caso di irregolarità, con trasmissione di un dossier già elaborato.

La circolare segnala inoltre che l’invio telematico del DM10 e la mensilizzazione dei dati retributivi potranno rendere il controllo più rapido e agevole.

Disposizioni operative

Tutte le strutture produttive devono applicare quanto previsto dalla circolare e dal materiale allegato, comprendente il manuale esplicativo e la scheda surroghe. Le Direzioni Regionali hanno il compito di vigilare sull’attuazione e di individuare, in relazione alle diverse realtà locali, le strutture per le quali il nuovo processo è subito applicabile e quelle per le quali è necessaria una progressiva implementazione.

Termini e monitoraggio dell’attuazione

L’applicazione integrale del processo ridisegnato deve essere raggiunta progressivamente e, in ogni caso, non oltre il 31 dicembre 2004. La circolare prevede che una successiva istruzione disciplini modalità e strumenti di verifica per realizzare un audit completo del processo malattia su tutto il territorio nazionale a partire da gennaio 2005. Saranno inoltre definiti specifici indicatori per monitorare la qualità del processo e il livello di attuazione del nuovo flusso.

Applicazione immediata del segmento surroghe

In attesa dell’attuazione completa del nuovo modello, viene richiesto l’immediato recepimento, in tutte le strutture produttive, del segmento di processo relativo alle surroghe, come descritto nella scheda allegata alla circolare.