Circolare numero 111 del 12-5-1993

Procedura di aggiornamento del data base pensioni e controllo dell’esistenza in vita

La circolare disciplina l’utilizzo della procedura di scambio di supporti magnetici con i Comuni per l’aggiornamento del data base pensioni e dell’anagrafe pensionati, nonché per l’esecuzione di accertamenti d’ufficio sull’esistenza in vita dei pensionati. L’iniziativa è qualificata come strumento di semplificazione amministrativa, di riduzione della documentazione cartacea e di miglioramento dell’affidabilità degli archivi magnetici, in attesa della piena operatività del sistema ARCO.

Finalità e contesto applicativo

La procedura si colloca nel quadro di una visione integrata dell’amministrazione pubblica, intesa come sistema interconnesso e non come somma di realtà separate. Il suo impiego è destinato in particolare a elaborazioni di massa e di raffronto generalizzato tra banche dati, con l’obiettivo di acquisire d’ufficio i dati già disponibili presso altre amministrazioni e di alleggerire gli adempimenti per il cittadino.

Organizzazione territoriale e rapporti con i Comuni

Le sedi regionali sono chiamate a supportare e promuovere l’adozione della procedura da parte delle sedi provinciali, zonali e dei centri operativi riferiti ai Comuni di competenza, riferendo mensilmente sugli sviluppi dell’operazione alla Direzione Generale, Direzione Centrale Sistema Qualità, a partire dal 31 maggio p.v. Le strutture operative devono avviare contatti con i Comuni, illustrando i vantaggi della procedura in termini di semplificazione, riduzione dell’afflusso agli sportelli e miglioramento dell’immagine dell’Istituto.

Coordinamento operativo e accorgimenti tecnici

L’operazione deve essere coordinata a livello provinciale mediante riunioni periodiche tra i responsabili delle diverse strutture, così da armonizzare gli aspetti amministrativi, tecnici e di comunicazione esterna. Nelle grandi realtà urbane articolate su più sedi, la trasmissione dei dati al Comune deve riferirsi a uno stesso "momento" per evitare sfasature o duplicazioni derivanti da variazioni intervenute nelle posizioni pensionistiche. Quando le sedi ricomprendono posizioni riferite a Comuni diversi, è possibile procedere allo storno sulla base dei codici di avviamento postale di residenza, salvo l’opportunità di controlli più ampi per finalità di analisi della mobilità interurbana.

Cautele e controlli nella fase iniziale

La circolare sottolinea la particolare delicatezza della procedura, specie nella fase di avvio, e raccomanda a dirigenti e operatori la massima attenzione nell’assunzione delle cautele e nell’esecuzione dei controlli. Tali controlli possono essere estesi e resi più penetranti in funzione delle diverse realtà operative, con l’obiettivo di garantire la correttezza degli adempimenti e l’affidabilità degli archivi.

Applicazione all’accertamento dell’esistenza in vita

La procedura è ritenuta particolarmente idonea per gli accertamenti periodici sull’esistenza in vita dei titolari di pensione. Sono previsti specifici programmi integrativi che consentono di sollevare dall’obbligo di produrre certificazione o dichiarazione di esistenza in vita i pensionati che abbiano rilasciato delega, risiedano in Comuni con i quali sia attivo lo scambio di supporti magnetici e riscuotano presso uffici pagatori ubicati nei medesimi Comuni.

Casi in cui resta necessario il controllo tradizionale

Resta invece ferma la modalità tradizionale di controllo documentale per i pensionati che, pur riscuotendo presso uffici pagatori ubicati in Comuni aderenti alla procedura, risiedano in Comuni diversi da quelli interessati, oppure per i pensionati residenti in Comuni aderenti ma che riscuotano presso uffici pagatori situati in Comuni nei quali la procedura non è applicata.

Effetti dell’accertamento sui pagamenti

La circolare distingue due ipotesi operative. Se il controllo d’ufficio è effettuato prima del rinnovo degli ordinativi di pagamento, le sedi devono localizzare ad ELI i pagamenti relativi ai pensionati risultati deceduti, evitando l’emissione degli ordinativi. Se invece il controllo avviene successivamente, occorre sospendere i pagamenti mediante l’immediato ritiro degli ordinativi dagli uffici pagatori. In entrambi i casi, l’eliminazione della pensione segue poi le ordinarie disposizioni vigenti.

Integrazione dei dati e abbinamento dei nominativi

Per massimizzare il corretto abbinamento dei nominativi, le sedi possono effettuare controlli preliminari di integrazione dei dati anagrafici, soprattutto per i pensionati che riscuotono tramite delegato e per le posizioni con dati incompleti. La circolare richiama in particolare il raffronto con i dati dell’Amministrazione finanziaria mediante aggancio al codice fiscale, ai sensi dell’art. 2 della Legge n. 63/1993, oltre alle ulteriori procedure e programmi resi progressivamente disponibili.

Comunicazioni agli uffici pagatori e gestione degli esiti

Le sedi che adottano la procedura devono inviare apposita comunicazione agli uffici pagatori interessati e concordare con essi le modalità operative. A ciascun ufficio deve essere fornita la lista dei pensionati con l’indicazione, per ogni nominativo, dell’esito dell’accertamento: "esistente in vita", "deceduto" oppure "non residente". Nel caso di esito "deceduto", la sede deve richiedere immediatamente la restituzione del mandato di pagamento; nel caso di esito "non residente", l’ufficio pagatore deve subordinare il pagamento al delegato alla consegna del certificato o della dichiarazione di esistenza in vita del titolare.

Pubblicità dell’iniziativa e assistenza tecnica

Le sedi devono dare adeguata pubblicità alle nuove modalità di accertamento attraverso i canali ordinari, chiarendo che l’obiettivo è agevolare il rapporto tra cittadino e amministrazione e precisando le aree di applicazione della procedura. Può inoltre essere utile invitare gli interessati a segnalare tempestivamente eventuali inconvenienti riscontrati nella fase di prima applicazione. Per il supporto applicativo le sedi possono rivolgersi alla Direzione Centrale Sistema Qualità; per le difficoltà tecniche devono fare riferimento alla Sede Regionale per la Toscana, che ha curato la progettazione della procedura.