Circolare numero 150 del 11-6-1991

Controllo delle prestazioni non pensionistiche su tre livelli

La circolare interviene a completamento delle precedenti disposizioni sulla revisione delle pratiche amministrative, con l’obiettivo di uniformare e rendere più rigorosa la funzione di controllo delle prestazioni non pensionistiche. Essa definisce un modello organizzativo articolato su tre livelli — SAP/Centri Operativi, Sedi regionali e livello centrale — e disciplina sia le modalità di verifica dei pagamenti sia i flussi informativi destinati al monitoraggio dell’attività di controllo.

Finalità della revisione e quadro generale

La funzione di controllo viene richiamata come presidio della legittimità degli atti, della regolarità dell’iter procedurale, del rispetto della normativa di riferimento e della qualità del prodotto finale, intesa sia come esattezza delle informazioni trattate sia come correttezza delle risultanze dell’elaborazione. A seguito della circolare n. 113 del 16 maggio 1990, la Direzione Generale fornisce quindi specifiche operative per i cicli di prodotto e per le procedure delle prestazioni non pensionistiche, integrando le disposizioni già impartite con la circolare n. 247 del 23 novembre 1989 e con la circolare n. 220 del 24 ottobre 1989.

Livello SAP/Centri Operativi: oggetto del controllo

Al primo livello la verifica si sviluppa su due direttrici:

• controllo, nel campione determinato, della qualità del prodotto;
• verifica della rispondenza, al termine di ciascuna elaborazione, tra gli intestatari dei pagamenti e le pratiche elaborate.

Per rendere omogenea l’attività di verifica, la circolare ricostruisce l’intero novero delle procedure di pagamento non pensionistiche e le raggruppa in tre categorie:

• procedure automatizzate con emissione di liste di controllo;
• procedure automatizzate senza emissione di liste di controllo;
• procedure manuali, effettuate a mezzo modello IP.6.bis.

Procedure soggette a controllo e modalità operative

Tra le procedure automatizzate con liste di controllo sono indicate, in particolare:

• PGM 4651: liquidazione DS/ANF lavoratori dipendenti non agricoli;
• PGM 6700: liquidazione DS/ANF/AF lavoratori agricoli;
• PGM 7440: liquidazione integrazione salariale agricola;
• PGM 3900: liquidazione diretta indennità malattia e maternità;
• PGM 7400: liquidazione compensi per visite mediche di controllo;
• PGM 4790: liquidazione prestazioni ACT;
• PGM 6040: liquidazione integrazione salariale industria;
• PGM 4955: liquidazione TFR;
• PGM 4422: liquidazione prestazioni varie, come congedo matrimoniale e ANF per aspettativa sindacale.

Tra le procedure automatizzate senza liste di controllo sono menzionate:

• PGM PNRACD: liquidazione AF ai CD/CM;
• PGM 4501: liquidazione ANF ai lavoratori domestici.

Le procedure manuali riguardano i pagamenti disposti eccezionalmente fuori dai flussi automatizzati, mediante modello IP.6.bis.

Verifica delle pratiche e gestione delle difformità

Per le procedure di tipo A il controllo avviene confrontando i nominativi riportati nella lista di controllo con quelli delle singole pratiche. Per la procedura 4651 la circolare distingue tra liquidazione della DS ordinaria, liquidazione della DS con requisiti ridotti e liquidazione dei conguagli, prevedendo l’uso delle liste emesse per singolo ufficio pagatore e del modello riepilogativo DS30 nella prima ipotesi, oppure della lista "pagamenti vari" nella seconda.

Per le procedure di tipo B la verifica richiede una stampa aggiuntiva della lista assegni, da utilizzare come lista di controllo. Per le procedure di tipo C il modello IP.6.bis assume valore di lista di controllo.

Se emerge una discordanza tra le liste disponibili e le pratiche liquidate, l’addetto al controllo deve sospendere l’invio dell’assegno o dell’ordinativo di pagamento non riscontrato e informare il Dirigente dell’Ufficio, che è tenuto ad accertare le cause e ad adottare le iniziative di competenza nell’ambito delle funzioni di coordinamento, vigilanza e controllo.

Formalizzazione e conservazione degli atti di controllo

Al termine della verifica, le liste di controllo comparate devono essere datate e firmate dall’addetto e conservate dal Dirigente dell’Ufficio, o da persona da lui delegata, in una raccolta cronologica contraddistinta da numero progressivo. Insieme alle liste devono essere conservati anche i tagliandi di controllo degli assegni, ove emessi dalla procedura. Per i Centri Operativi, tali adempimenti sono demandati al Direttore del Centro Operativo o a un suo delegato per le pratiche di propria competenza.

Flussi informativi e monitoraggio

La circolare sottolinea che il controllo non deve esaurirsi nella singola verifica, ma deve alimentare flussi informativi di Sede idonei a realizzare un monitoraggio costante dell’efficacia dei presidi posti a tutela della qualità del processo produttivo. A tale proposito vengono richiamate le disposizioni della circolare n. 53 del 23 febbraio 1991.

Livello regionale: funzione aggiuntiva e programmazione semestrale

Al secondo livello viene confermata la funzione aggiuntiva delle Sedi regionali rispetto al controllo già esercitato dalle strutture periferiche, in coerenza con le circolari n. 113/90 e n. 216 del 4 ottobre 1990. La circolare precisa che ciascuna Sede regionale deve programmare, nell’ambito di ogni semestre solare, il controllo di tutte le strutture periferiche.

In occasione di ciascun accesso, devono essere individuate le lavorazioni svolte nel semestre antecedente, relative alle diverse tipologie di prestazioni erogate, e devono essere selezionati i fascicoli da sottoporre a esame.

Criteri del campione regionale

Il campione deve, ove possibile, rappresentare tutti i processi produttivi e deve rispettare due soglie minime:

• non meno del 10% delle liquidazioni effettuate;
• un budget pari ad almeno il 20% della spesa sostenuta nel semestre.

La verifica regionale si inserisce inoltre in un’attività più ampia di coordinamento e verifica di funzionabilità delle Sedi.

Obiettivi dell’attività regionale di controllo

La funzione aggiuntiva regionale deve essere orientata a:

• eliminare errori e anomalie riscontrate;
• segnalare tempestivamente le situazioni utili all’immediato recupero di somme indebitamente erogate;
• raccordarsi con le Direzioni delle Sedi sui tempi e sulle modalità di riforma dei provvedimenti e sull’eventuale colpa o dolo nel procedimento decisionale;
• verificare la razionalità e la congruità degli assetti organizzativi;
• ripristinare condizioni idonee ad assicurare il corretto andamento dei processi produttivi.

Livello centrale e trasmissione dei riepiloghi

Dal 1° gennaio 1992 le Sedi regionali devono trasmettere con cadenza semestrale alla Direzione Generale un riepilogativo delle risultanze del controllo sulle prestazioni non pensionistiche. La trasmissione avviene tramite una procedura automatizzata che consente la ricezione e l’invio di prospetti statistici già predisposti.

Procedura automatizzata e "fogli elettronici"

La procedura utilizza "fogli elettronici" predisposti con Lotus 123 versione 2 e memorizzati nel Sistema Centrale nella libreria denominata FIR.FI2096.NPEN. Ogni Sede regionale riceve il foglio sul proprio personal computer, vi inserisce i dati del semestre e, al termine, lo trasmette al Sistema Centrale.

I dati devono essere inviati entro il giorno 10 del mese successivo alla scadenza del semestre solare di riferimento. I fogli elettronici restano disponibili dal giorno 1 del mese precedente fino al giorno 10 del mese di trasmissione.

Istruzioni tecniche per ricezione e invio

Per la ricezione del foglio elettronico la circolare richiede:

• l’uso di un Personal Computer P500 o PS2 collegato al Sistema Centrale;
• l’attivazione del collegamento con utente TSO e verifica della dicitura "READY";
• il passaggio alla finestra PC;
• l’esecuzione del comando RECEIVE nella forma indicata.

Per la trasmissione al Sistema Centrale:

• si attiva nuovamente il collegamento;
• si seleziona il comando SEND nella forma prevista;
• l’esito positivo è confermato dal messaggio "file transfer completed".

In caso di esito negativo, l’operazione deve essere ripetuta e, se necessario, deve essere contattato il Gruppo Tecnico presso l’Ufficio Area di Controllo di Gestione della Direzione Centrale per la Politica Organizzativa, interno 3994.