Parere del Garante n. 724 del 21/11/2024

Parere sullo schema di decreto per la trasmissione telematica dei repertori notarili e l’archivio centrale informatico

Il Garante per la protezione dei dati personali esprime parere sullo schema di decreto regolamentare del Ministero della giustizia che dà attuazione all’art. 65 della legge 16 febbraio 1913, n. 89, come modificato dalla legge 27 dicembre 2017, n. 205. Lo schema disciplina la formazione e la trasmissione telematica delle copie dei repertori, del registro somme e valori o della certificazione negativa, nonché la conservazione, la ricerca e la consultazione dei documenti e dei dati inseriti nell’archivio centrale informatico presso l’Ufficio centrale degli archivi notarili.

Quadro normativo di riferimento

Il parere è adottato ai sensi dell’art. 36, par. 4, del GDPR e dell’art. 154, comma 5, del Codice privacy. Il Garante richiama anche la legge notarile, il regolamento interno sul funzionamento dell’Autorità e la normativa che demanda a uno o più decreti ministeriali, sentito il Garante, la disciplina attuativa delle modalità di formazione, trasmissione, conservazione, ricerca e consultazione dei dati nell’archivio centrale informatico.

Contenuto dello schema esaminato

Lo schema regolamentare è strutturato in tre capi: disposizioni generali, fascicolo digitale e infrastrutture informatiche, trattamento dei dati personali. Vengono disciplinati, tra l’altro:

• il fascicolo digitale contenente la copia autentica dei repertori o la certificazione negativa e la distinta riassuntiva dei dati repertoriali e delle somme dovute;
• i soggetti legittimati all’invio, individuati nei notai, salvo ipotesi di esclusione;
• le infrastrutture informatiche del dominio Notariato e le modalità di inoltro telematico;
• i controlli del sistema, le ricevute di accettazione, l’eventuale irricevibilità e la sostituzione dei fascicoli errati;
• l’accesso al sistema da parte del personale dell’archivio notarile distrettuale e dei soggetti abilitati;
• le procedure di emergenza, l’invio in conservazione, gli orari di disponibilità dei servizi e lo scarto dei fascicoli;
• la disciplina transitoria e il trattamento dei dati personali connesso alla gestione dell’archivio.

Valutazione del Garante

Il Garante ritiene che lo schema sia complessivamente meritevole di parere favorevole, ma necessita di alcune integrazioni per garantire una maggiore conformità alla disciplina di protezione dei dati. La digitalizzazione del flusso documentale è considerata idonea a migliorare il controllo amministrativo, il recupero di tasse e contributi e la ricerca degli atti notarili da parte degli archivi, anche per fini investigativi e statistici, nel rispetto della normativa vigente.

Titolarità del trattamento e trasparenza

La prima criticità riguarda la definizione dei ruoli privacy. Per il Garante, la disciplina deve essere perfezionata in modo da chiarire con precisione la titolarità dei trattamenti e l’ambito di competenza dei soggetti coinvolti, in conformità ai principi di trasparenza e accountability di cui all’art. 5, parr. 1, lett. a), e 2, GDPR.

In particolare:

• per il Ministero della giustizia occorre ricondurre a unità i ruoli separatamente ascritti all’Ufficio centrale e agli archivi notarili distrettuali;
• va precisato il ruolo dei notai quali titolari del trattamento, coerentemente con la loro posizione nell’ordinamento notarile;
• deve essere chiarita anche la posizione del Consiglio nazionale del notariato, rispetto alla titolarità dei trattamenti che gli sono attribuiti dallo schema.

Obbligo di reciproca informazione in caso di data breach

Dato il forte intreccio tra i trattamenti disciplinati dal regolamento, il Garante ritiene opportuno introdurre un obbligo di mutua informazione tra i titolari in caso di violazione dei dati personali che abbia effetti anche sui trattamenti degli altri soggetti coinvolti. Tale previsione è ritenuta necessaria per consentire una valutazione complessiva del danno potenziale e delle misure da adottare in modo coordinato.

Sicurezza del trattamento e misure tecniche

Il Garante esprime un rilievo specifico sulla disciplina della sicurezza, ritenuta da sostituire o integrare con presidi più robusti. Viene richiesto che siano previste, anche mediante rinvio a specifiche tecniche attuative da sottoporre al parere dell’Autorità, misure quali:

• autenticazione informatica forte per l’accesso ai sistemi e servizi dei domini Giustizia e Notariato;
• tracciamento degli accessi e di tutte le operazioni compiute;
• attivazione di alert per rilevare comportamenti anomali o a rischio;
• attività di audit almeno annuali, anche a campione o a seguito di alert, per verificare la legittimità e la liceità delle operazioni e l’integrità dei dati e dei sistemi.

Specifiche tecniche e coinvolgimento del Garante

Un’ulteriore condizione riguarda il coinvolgimento dell’Autorità nelle specifiche tecniche richiamate dallo schema, in particolare quelle relative alla formazione del fascicolo digitale e alla trasmissione nell’area riservata dell’amministrazione. Il Garante ritiene che il proprio parere su tali atti attuativi possa rafforzare le garanzie, anche di sicurezza, in relazione ai profili più delicati della procedura.

Conclusioni

Il parere è quindi favorevole, ma con condizioni. Il testo finale del provvedimento dovrà essere adeguato:

• alla puntuale definizione della titolarità dei trattamenti e dei rapporti tra i soggetti coinvolti;
• all’introduzione di obblighi di informazione reciproca in caso di violazioni di dati personali;
• al rafforzamento della disciplina tecnica e organizzativa della sicurezza;
• all’acquisizione del parere del Garante sulle specifiche tecniche attuative previste dallo schema.