Parere del Garante n. 478 del 18/08/2025

Parere su istanza di accesso civico relativa alle ferie di un dipendente comunale

Il Garante si pronuncia sulla richiesta del Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza della Città di Benevento, ai sensi dell’art. 5, comma 7, del d.lgs. 33/2013, in merito al diniego parziale di un’istanza di accesso civico generalizzato avente a oggetto una disposizione di servizio relativa al collocamento in ferie di un dipendente comunale.

Contesto normativo

L’accesso civico generalizzato consente a chiunque di accedere a dati e documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, nel rispetto dei limiti previsti dall’art. 5-bis del d.lgs. 33/2013. Il Garante richiama in particolare il limite di cui all’art. 5-bis, comma 2, lett. a), che consente il rifiuto dell’accesso quando necessario per evitare un pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali. Sono inoltre richiamati il GDPR, in particolare l’art. 4, par. 1, n. 1, e l’art. 5, par. 1, lett. b) e c), nonché le Linee guida ANAC in materia di accesso civico, adottate d’intesa con il Garante.

Natura dei dati richiesti

Secondo l’Autorità, le informazioni richieste riguardano dati personali del dipendente comunale, poiché si riferiscono a una persona fisica identificata e conosciuta dal richiedente. Le indicazioni sulle ferie e sulle assenze dal servizio sono considerate informazioni che incidono sulla sfera personale e lavorativa del soggetto interessato e, per loro natura, non sempre sono destinate a essere conosciute da soggetti estranei.

Valutazione del pregiudizio concreto

Il Garante osserva che, nel regime dell’accesso civico, i dati e i documenti ottenuti diventano pubblici, conoscibili da chiunque e riutilizzabili. Per questo motivo la valutazione del pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali deve essere particolarmente rigorosa. Nel caso esaminato, la diffusione generalizzata della disposizione di servizio potrebbe determinare un’interferenza ingiustificata e sproporzionata nei diritti del dipendente, con possibili ripercussioni sul piano professionale, personale, sociale e relazionale, sia all’interno sia all’esterno dell’ambiente di lavoro.

Ragionevoli aspettative di confidenzialità e minimizzazione

Nel ragionamento del Garante assumono rilievo anche le ragionevoli aspettative di confidenzialità dell’interessato e la non prevedibilità delle conseguenze derivanti dalla diffusione dei dati richiesti. L’Autorità richiama, inoltre, i principi di limitazione della finalità e minimizzazione dei dati del GDPR, evidenziando che la conoscenza generalizzata delle ferie del dipendente non appare necessaria rispetto alle finalità dichiarate dall’accesso civico.

Mancanza di un interesse pubblico idoneo nel caso concreto

Dalla documentazione non emergono elementi tali da far ritenere che la conoscenza diffusa dei dati relativi alle ferie del dipendente sia funzionale a forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali o sull’utilizzo delle risorse pubbliche, né alla partecipazione al dibattito pubblico. In assenza di tale collegamento, il bilanciamento pende a favore della tutela dei dati personali.

Precedenti e coordinamento con altri orientamenti

Il Garante richiama un orientamento costante espresso in precedenti decisioni su casi analoghi, nei quali aveva già ritenuto applicabile il limite di cui all’art. 5-bis, comma 2, lett. a), del d.lgs. 33/2013 per richieste riguardanti ferie e presenze dei dipendenti. Viene anche precisato che il parere ANAC n. 2672 del 9 luglio 2025, invocato dal richiedente, riguarda una situazione diversa e non incide sull’esito della presente valutazione.

Conclusione

Il Garante esprime parere nel senso che il Comune ha correttamente respinto l’accesso civico generalizzato alle informazioni relative alle ferie del dipendente comunale, poiché la loro ostensione comporterebbe un pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali. Resta ferma la possibilità per l’amministrazione di valutare separatamente un eventuale accesso documentale ai sensi degli artt. 22 ss. della l. 241/1990, subordinato alla verifica di un interesse diretto, concreto e attuale.