Circolare numero 189 del 4-8-1993

Regolamento per le riunioni degli Organi collegiali dell'INPS

La circolare comunica l'approvazione del nuovo Regolamento per le riunioni degli Organi collegiali dell'INPS, adottato dal Consiglio di amministrazione con deliberazione n. 17 del 4 giugno 1993 e successivamente modificato con deliberazione n. 26 del 23 luglio 1993. Il testo recepisce le innovazioni della legge 9 marzo 1989, n. 88, e disciplina in modo organico convocazione, svolgimento, discussione, votazione e verbalizzazione delle riunioni degli organi centrali e periferici.

Quadro normativo e finalità

Il Consiglio di amministrazione richiama l'art. 5, comma 1, lettera g), della legge n. 88/1989, che attribuisce allo stesso organo il potere di deliberare i regolamenti dell'Istituto. La nuova disciplina nasce dall'esigenza di aggiornare le norme procedurali allora vigenti, contenute nel regolamento approvato nel 1984, alle modifiche introdotte dalla legge n. 88/1989. Il regolamento è dichiarato immediatamente esecutivo ai sensi dell'art. 53, comma 2, del D.P.R. 30 aprile 1970, n. 639, come sostituito dall'art. 8 della legge n. 88/1989, ed è trasmesso ai Ministri competenti.

Modifica successiva dell'art. 12, comma 2

Con la deliberazione n. 26 del 23 luglio 1993 il Consiglio di amministrazione interviene su una specifica disposizione del regolamento, dopo aver preso atto della decisione del Consiglio di Stato, sez. IV, n. 383/93, che aveva annullato la precedente deliberazione consiliare n. 74 del 23 marzo 1984 limitatamente all'art. 12, secondo comma. Poiché nel nuovo testo del 1993 era stata riprodotta la medesima formulazione già censurata, l'Istituto modifica la norma sullo stralcio di argomenti dall'ordine del giorno.

Il nuovo testo dell'art. 12, secondo comma, stabilisce che:

• il Presidente può proporre, all'inizio della riunione, lo stralcio dall'ordine del giorno di uno o più argomenti;
• il Presidente deve informare l'organo collegiale delle ragioni della proposta;
• l'organo decide se accogliere o respingere la proposta a maggioranza dei presenti.

Ambito di applicazione del regolamento

L'art. 1 stabilisce che il regolamento disciplina:

• le riunioni degli Organi collegiali di amministrazione dell'INPS, centrali e periferici;
• le riunioni delle commissioni consiliari permanenti e temporanee;
• le commissioni istituite presso i Comitati periferici ai sensi dell'art. 37 del D.P.R. n. 639/1970;
• le speciali commissioni previste dall'art. 46 della legge n. 88/1989.

Restano invece soggette a un apposito regolamento le procedure di definizione dei ricorsi.

Convocazione delle riunioni e documentazione

Gli organi centrali si intendono convocati, salvo casi eccezionali adeguatamente motivati, presso la sede centrale di Roma; gli organi periferici presso le rispettive sedi competenti. La convocazione deve avvenire mediante avvisi scritti inviati ai componenti; per gli organi centrali l'avviso va trasmesso anche al magistrato della Corte dei conti delegato al controllo e ai sindaci, compresi gli eventuali supplenti.

I termini di invio dell'avviso sono i seguenti:

• almeno 8 giorni prima, in via ordinaria;
• almeno 5 giorni prima per le riunioni con cadenza settimanale;
• almeno 3 giorni prima in caso di urgenza.

L'avviso deve essere spedito per raccomandata o consegna manuale con ricevuta di ritorno e contenere giorno, ora e ordine del giorno. Nei casi urgenti, e nel caso in cui il Presidente dell'Istituto debba riferire al Comitato esecutivo nei casi previsti dal D.P.R. n. 639/1970, è ammessa la convocazione con telegramma recante la sommaria indicazione degli argomenti.

Le relazioni sugli argomenti da trattare devono di regola essere trasmesse con l'avviso. Per gli argomenti aggiunti, per i casi di urgenza e per le materie riservate, il Presidente può disporne la distribuzione all'inizio o nel corso della seduta, con possibilità di ritiro a fine discussione. In via del tutto eccezionale è anche ammesso il riferimento orale.

Svolgimento della riunione e numero legale

La riunione è valida quando è presente la maggioranza assoluta dei componenti con voto deliberativo. Se all'ora fissata non è presente il numero legale, il Presidente attende 30 minuti e poi dichiara deserta la riunione, rinviandola ad altra data.

La verifica del numero legale può essere richiesta dal Presidente, da un solo membro o da un componente del Collegio dei sindaci. Quando la riunione non può svolgersi per mancanza del numero legale, deve essere redatto verbale con l'indicazione dei presenti, degli assenti con eventuali giustificazioni e dell'ora di dichiarazione della seduta deserta.

Disciplina della discussione

Chi intende prendere la parola deve chiederne preventivamente l'autorizzazione al Presidente, che stabilisce l'ordine degli interventi. La mozione d'ordine ha precedenza assoluta e può essere illustrata appena terminato l'intervento in corso. Di regola, ciascun intervento non può superare i 10 minuti; per argomenti di particolare complessità il Presidente può stabilire un limite diverso.

Non possono essere discusse o deliberate questioni non iscritte all'ordine del giorno. Tuttavia, in casi eccezionali e urgenti di comprovata necessità, è possibile inserire argomenti aggiunti se il Presidente, di propria iniziativa o su proposta di uno o più membri, formula richiesta motivata all'inizio della riunione e la richiesta è approvata dalla maggioranza assoluta dei componenti. Sugli argomenti non iscritti all'ordine del giorno oggetto di mera relazione informativa non è possibile deliberare nella stessa riunione; il collegio decide se aprire la discussione nella medesima seduta o in una successiva.

L'inversione della trattazione degli argomenti già iscritti può essere decisa dal consesso su richiesta del Presidente o di uno o più membri, con approvazione della maggioranza dei presenti. Il Presidente può inoltre proporre, all'inizio della riunione, lo stralcio di uno o più argomenti, con decisione a maggioranza dei presenti, secondo il testo modificato dalla deliberazione n. 26/1993.

Regole di votazione

Salvo specifiche deroghe previste dal regolamento o da altre disposizioni normative, le deliberazioni sono valide se ottengono il voto favorevole della maggioranza dei presenti. Se la maggioranza non è raggiunta, il provvedimento è respinto. In caso di parità tra voti favorevoli e somma dei voti contrari e delle astensioni, prevale il voto del Presidente. I componenti che escono dalla sala prima della votazione non sono computati nel numero necessario per la validità della deliberazione.

Le votazioni avvengono normalmente per alzata di mano o, se possibile, mediante sistemi di rilevazione elettronica; il Presidente può disporre la votazione per appello nominale e questa deve essere adottata anche se richiesta da un terzo dei presenti prima dell'inizio della votazione. Ogni componente può fare una breve dichiarazione prima del voto, ma una volta iniziata la votazione non è più concessa la parola fino alla proclamazione dell'esito. Il voto espresso per alzata di mano o con rilevazione elettronica può essere sottoposto a riprova se richiesta anche da un solo presente prima della comunicazione dell'esito.

Lo scrutinio segreto è previsto nei casi indicati dalle norme richiamate dal regolamento. In tale ipotesi il Presidente è assistito da due scrutatori scelti di volta in volta tra i membri del collegio; se emergono irregolarità prima dello spoglio, la votazione deve essere annullata e ripetuta. Sono inoltre previste procedure specifiche per la designazione della terna di nomi per la proposta di nomina del Presidente dell'Istituto e per l'elezione di alcune cariche interne, con eventuale ripetizione delle votazioni fino al raggiungimento della maggioranza prescritta.

Emendamenti e votazioni per parti separate

Il regolamento disciplina l'ordine di votazione degli emendamenti, stabilendo che si votano prima quelli soppressivi, poi quelli parzialmente soppressivi, quindi quelli modificativi e infine quelli aggiuntivi. Gli emendamenti a un emendamento si votano prima di quello principale, purché non siano sostitutivi o direttamente riferiti al testo deliberativo. Quando il testo sia composto da più disposizioni o argomenti autonomi, può essere richiesta la votazione per parti separate, che il collegio decide a maggioranza.

Gli ordini del giorno presentati dai membri non possono essere scomposti per parti né emendati.

Incompatibilità e obbligo di allontanamento

I componenti devono allontanarsi dalla sala della riunione durante la discussione e la votazione quando si tratti di:

• liti o interessi personali, compresi quelli connessi a cariche ricoperte presso altri enti o società, esclusi gli interessi di categoria rappresentati nell'organo;
• liti o interessi dei parenti e affini fino al quarto grado e del coniuge.

La situazione di incompatibilità deve essere dichiarata dagli interessati e annotata nel processo verbale. Ai fini della validità della riunione, il membro che si allontana dopo aver dichiarato l'incompatibilità è comunque considerato presente. La stessa regola vale per il segretario e per gli eventuali funzionari presenti.

Processo verbale e sua approvazione

Il verbale delle riunioni del Consiglio di amministrazione, del Comitato esecutivo e dei Comitati amministratori richiamati dalla legge n. 88/1989 deve riportare in forma diretta i passaggi fondamentali della discussione e i fatti avvenuti. Il resoconto stenografico e la registrazione fonica costituiscono supporti per la redazione del verbale e sono conservati fino all'approvazione.

Il verbale deve contenere almeno:

• l'intestazione dell'organo;
• la data della riunione;
• l'ora di inizio e di chiusura;
• i nomi dei presenti;
• la procedura e l'esito delle votazioni;
• il voto consultivo del Direttore generale previsto dall'art. 41, secondo comma, del D.P.R. n. 639/1970;
• le motivazioni e il dispositivo dei provvedimenti adottati;
• le dichiarazioni testuali che gli intervenuti chiedano di inserire.

Il verbale è redatto dal Segretario e firmato da Presidente e Segretario. È riservato insieme agli atti preparatori delle deliberazioni, salvo i casi previsti dall'ordinamento o autorizzati dal Presidente.

L'approvazione avviene in una delle riunioni successive e comunque entro 60 giorni; per le riunioni riservate il termine è di 30 giorni. In sede di approvazione non può essere riaperta la discussione sul merito degli argomenti trattati; i rilievi possono riguardare soltanto il tenore del voto, i motivi del voto, la conformità del verbale ai fatti e il significato delle parole pronunciate. Dopo l'approvazione il verbale diventa definitivo e fa piena prova dei fatti e delle dichiarazioni intervenute. I verbali del Comitato esecutivo sono trasmessi ai consiglieri di amministrazione che non ne fanno parte.

Commissioni, comitati e organi periferici

Il regolamento dedica una parte specifica alla disciplina delle commissioni e dei comitati connessi agli organi collegiali dell'INPS.

Per le funzioni di segreteria:

• il Consiglio di amministrazione e il Comitato esecutivo sono assistiti dal dirigente della segreteria Organi collegiali o da un suo sostituto;
• i segretari degli altri comitati centrali sono nominati con determinazione del Direttore generale;
• i segretari dei collegi possono essere coadiuvati da addetti di segreteria anch'essi nominati dal Direttore generale.

Il Consiglio di amministrazione può costituire commissioni consiliari permanenti o temporanee per particolari compiti; l'attività, le attribuzioni e la composizione sono stabilite negli atti costitutivi e i componenti sono nominati a maggioranza dei presenti su proposta del Presidente. Il segretario e l'addetto di segreteria sono nominati dal Direttore generale d'intesa con il Presidente dell'Istituto, mentre la commissione elegge il Presidente al proprio interno.

Sono previste inoltre commissioni istruttorie dei ricorsi e commissioni di studio nell'ambito dei comitati centrali, nonché commissioni nei comitati regionali e provinciali. In questi casi il regolamento stabilisce criteri di composizione proporzionale rispetto ai comitati di appartenenza, la presenza obbligatoria di rappresentanti delle amministrazioni statali e del direttore della sede regionale o provinciale, le modalità di nomina a maggioranza dei presenti e l'uso delle segreterie dei rispettivi comitati.

La Commissione speciale deliberante di cui all'art. 46 della legge n. 88/1989 può costituire fino a due sottocommissioni per l'istruttoria dei ricorsi di competenza, anch'esse composte secondo criteri proporzionali e con la presenza di rappresentanti statali e del direttore della sede provinciale o dei sostituti.

Le Commissioni speciali previste dallo stesso art. 46 sono presiedute, a seconda del caso, dal presidente del Comitato provinciale, dal vice presidente in caso di assenza o impedimento, oppure dai rappresentanti di categoria indicati dalla legge per le tre commissioni speciali. Anche tali commissioni possono riunirsi a calendario fisso e si avvalgono della segreteria del Comitato provinciale.

Disposizioni finali e rinvii

Il regolamento contiene infine un indice riepilogativo dei titoli e alcune note esplicative che richiamano le norme del D.P.R. n. 639/1970 e della legge n. 88/1989 relative alle maggioranze qualificate, alle votazioni per designazioni e nomine, e all'organizzazione dei comitati e delle commissioni dell'Istituto. Il quadro complessivo risultante mira a rendere uniforme la disciplina delle sedute e a coordinarla con l'assetto organizzativo introdotto dalla riforma del 1989.