Circolare numero 264 del 20-10-1995

Omissione di atti d'ufficio, procedimenti amministrativi e termini di risposta

La circolare interviene per richiamare l'attenzione del personale sul rispetto dell'art. 328 c.p., come modificato dalla legge 26 aprile 1990, n. 86, e delle regole procedimentali della legge 7 agosto 1990, n. 241. L'obiettivo dichiarato è prevenire il coinvolgimento dei funzionari in ipotesi di omissione di atti d'ufficio, garantire un servizio più efficiente e tutelare l'immagine dell'Istituto e dei dipendenti.

Finalità e ratio della disciplina

La nuova formulazione dell'art. 328 c.p. è letta come strumento volto soprattutto a tutelare il diritto del cittadino utente a ricevere una risposta tempestiva e adeguata nel merito. La circolare evidenzia la consonanza di tale impostazione con i principi della legge n. 241/1990, che impone trasparenza, tempestività e conclusione del procedimento con un provvedimento espresso.

Quando si configura il rischio penale

La fattispecie richiamata si realizza in presenza congiunta di tre elementi:

• ricezione di una specifica richiesta o diffida scritta proveniente da "chi vi abbia interesse";
• mancata emissione dell'atto o del provvedimento richiesto entro 30 giorni dalla ricezione;
• mancata risposta entro il medesimo termine sulle ragioni del ritardo o della mancata adozione.

La nozione di "chi vi abbia interesse" è interpretata in senso ampio e comprende non solo il richiedente originario, ma anche cointeressati, controinteressati e soggetti portatori di interessi diffusi o collettivi.

Adempimento richiesto all'amministrazione

Per evitare la configurazione dell'illecito, l'amministrazione deve alternativamente:

• adottare entro 30 giorni il provvedimento o l'atto di ufficio richiesto;
• oppure, se ciò non è possibile, comunicare entro lo stesso termine le ragioni specifiche del ritardo o dell'inadempienza.

La circolare insiste sul fatto che la motivazione non può essere generica. Espressioni come arretrato o notevole mole di lavoro non sono sufficienti se non accompagnate da una spiegazione puntuale e personalizzata riferita alla pratica concreta.

Accesso agli atti e conclusione del procedimento

Il testo estende l'attenzione anche alle domande di accesso agli atti e ai documenti amministrativi, precisando che esse danno luogo a un procedimento amministrativo da concludersi entro 30 giorni con un provvedimento finale. In caso di ritardo, il soggetto interessato può diffidare l'amministrazione a provvedere, con possibili conseguenze anche sul piano penale se non venga adottato l'atto richiesto o non siano comunicati, entro 30 giorni dalla diffida, gli specifici motivi ostativi.

La circolare ricorda inoltre che ogni procedimento amministrativo deve concludersi con la comunicazione all'interessato di un provvedimento espresso ed esaurientemente motivato in fatto e in diritto, richiamando quanto già indicato nelle circolari n. 14 del 20 gennaio 1992 e n. 117 del 18 aprile 1994.

Indicazioni operative per gli uffici

Viene richiesto un rigoroso rispetto:

• delle norme procedimentali e dei termini previsti dai regolamenti di attuazione della legge n. 241/1990;
• del termine di 30 giorni per i procedimenti di accesso;
• delle prescrizioni già impartite con le circolari n. 14/1992 e n. 117/1994.

Particolare attenzione deve essere dedicata alla ricezione e allo smistamento della corrispondenza: ogni sollecito o doglianza che richieda risposta entro 10 giorni, secondo il punto 1.13 del Regolamento di attuazione, deve essere immediatamente sottoposto al Dirigente della Sede o al Direttore Centrale. Analogamente, richieste e diffide devono essere inoltrate senza ritardo all'ufficio competente, in modo da consentire la decisione entro i 30 giorni o la tempestiva comunicazione delle ragioni ostative.

Prevenzione del contenzioso e riferimenti ulteriori

Secondo la circolare, il rispetto di tali regole consente di prevenire situazioni di attrito, incomprensione e contenzioso, favorendo un rapporto improntato a trasparenza e collaborazione tra amministrazione e cittadino. Per ulteriori chiarimenti interpretativi sulla novella dell'art. 328 c.p., il testo rinvia alla circolare del Ministro per la Funzione pubblica 4 dicembre 1990, n. 58245/7.464, allegata come documento di consultazione.