Circolare numero 273 del 28-11-1991

Nuova procedura automatizzata per gli Enti di Patronato

La circolare illustra l'introduzione di una nuova procedura informatica denominata "Patronati Esteri", destinata a uniformare e automatizzare la gestione degli indirizzi degli Enti di Patronato italiani ed esteri presso S.A.P., Sedi Regionali e Direzione Centrale per i Rapporti e le Convenzioni Internazionali. L'obiettivo è ampliare la disponibilità degli indirizzi, superando i limiti della precedente organizzazione degli archivi locali, e consentire una più efficiente gestione della corrispondenza e degli aggiornamenti.

Finalità e ambito applicativo

La procedura consente alle S.A.P. di utilizzare un archivio completo degli indirizzi dei Patronati operanti all'estero e di indirizzare la corrispondenza ai competenti uffici di Patronato nei casi di domande di prestazione in regime autonomo presentate da residenti all'estero. La stessa logica vale per le domande di pensione in competenza esclusiva presentate presso S.A.P. al di fuori della circoscrizione territoriale della Sede Regionale competente.

In precedenza la disponibilità degli indirizzi era limitata: nelle S.A.P. erano memorizzati soltanto i Patronati della provincia di appartenenza, mentre nelle Sedi Regionali risultavano presenti solo i Patronati esteri e quelli della provincia del capoluogo di regione. La nuova procedura centralizza e amplia quindi il patrimonio informativo disponibile.

Installazione della procedura

Per rendere operativa la nuova gestione è richiesto il caricamento di specifici programmi nelle diverse strutture informatiche:

• presso le S.A.P., nei sistemi IBM AS/400 dell'Area Prestazioni;
• presso le Sedi Regionali, nei sottosistemi IBM 8100 dei reparti C.I.;
• presso la Direzione Centrale per i Rapporti e le Convenzioni Internazionali, nel sottosistema IBM 8100 delle convenzioni.

L'installazione prevede inoltre la creazione del nuovo archivio RSDS 58 nelle S.A.P., già trasmesso con messaggio n. 52810 del 06/09/91, e il trasferimento nel nuovo archivio dei dati dei Patronati italiani già presenti nel vecchio archivio 3. Dopo tali operazioni va attivato il programma di rice-trasmissione tramite il programma 4820, con le specifiche abilitazioni previste per ciascuna struttura.

Gestione dei dati dei Patronati italiani

La gestione degli indirizzi dei Patronati italiani resta demandata alle rispettive S.A.P. per l'area geografica di competenza. Le S.A.P. possono acquisire e variare i dati utilizzando il programma 2; i dati vengono poi trasmessi tramite Data-Switching alle Sedi Regionali e alla Direzione Centrale C.I.

Nell'ambito dell'acquisizione, la procedura mostra tutti i codici e le denominazioni dei Patronati, oltre ai codici 23, 24 e 25, che possono essere utilizzati come codifiche a disposizione della S.A.P. Per i codici da 01 a 22 la denominazione non può essere modificata, trattandosi di codifica nazionale; per i codici da 23 a 25 la denominazione è obbligatoria se ancora non presente, per poter acquisire l'indirizzo.

Gestione dei dati dei Patronati esteri

Gli indirizzi dei Patronati esteri sono gestiti in via esclusiva dalla Direzione Centrale per i Rapporti e le Convenzioni Internazionali. La Direzione Centrale provvede all'acquisizione e alla variazione tramite il programma 5070 e successivamente invia gli aggiornamenti a tutte le S.A.P. e alle Sedi Regionali mediante procedura Data-Switching.

Le S.A.P. e le Sedi Regionali ricevono tali aggiornamenti con cadenza settimanale e l'aggiornamento avviene automaticamente, senza necessità di interventi manuali. Le variazioni effettuate vengono comunque comunicate con apposito messaggio dalla Direzione Centrale.

Consultazione degli indirizzi

La procedura consente la consultazione degli indirizzi dei Patronati italiani ed esteri.

Per le S.A.P., la consultazione si effettua tramite il programma 2, opzione 3 del pannello principale, inserendo il codice del Patronato, la zona e la sigla dello Stato. Il codice di un Patronato estero è individuato aggiungendo 50 al codice del corrispondente Patronato italiano. Per i codici inferiori a 51 non è obbligatorio indicare lo Stato, che viene assunto automaticamente come "I". Se il Patronato è presente in archivio, vengono visualizzati codice, denominazione, zona, via e numero civico, CAP, comune e provincia o Stato; in caso contrario compare il messaggio "PATRONATO NON PRESENTE".

Per Sedi Regionali e Direzione Centrale C.I. la consultazione non subisce modifiche rispetto alla vecchia procedura gestita con il programma 5070 opzione 2.

Stampa degli indirizzi

Le S.A.P. possono richiedere anche la stampa degli indirizzi, selezionando l'opzione 4 del programma 2. Sono previste quattro principali tipologie di stampa:

• lista dei Patronati italiani su carta da 80 colonne;
• etichette dei Patronati italiani;
• lista dei Patronati esteri su carta da 132 colonne, ordinata per Patronato, con suddivisione per nazione e per zone;
• etichette dei Patronati esteri.

Le stampe vengono memorizzate nell'archivio delle Code di Stampa e per produrre la stampa fisica è necessario attivare il programma 5390. I nomi delle code prodotte sono: "LISTA PATRONATI ITALIANI", "ETICHETTE PATRON. ITALIANI", "LISTA PATRONATI ESTERI" ed "ETICHETTE PATRONATI ESTERI". Per Sedi Regionali e Direzione Centrale C.I. la logica di stampa resta quella della vecchia procedura.

Trasmissione e ricezione dei dati

La procedura si basa su un meccanismo di Data-Switching che permette l'invio e la ricezione automatica degli indirizzi. Nelle S.A.P. il programma di rice-trasmissione, richiamato tramite il programma 720 e l'identificativo abilitato in fase di installazione, consente di trasmettere i Patronati italiani di competenza e di ricevere gli aggiornamenti relativi ai Patronati esteri. La prima rice-trasmissione va eseguita subito dopo l'installazione, dopo aver completato il trasferimento dei dati dall'archivio 3 al 58 e dopo aver aggiornato gli eventuali dati locali.

Per le Sedi Regionali, il programma 5068 consente di ricevere gli indirizzi dei Patronati italiani inviati dalle S.A.P. e quelli esteri inviati dalla Direzione Centrale, aggiornando l'archivio 121.

Per la Direzione Centrale C.I. sono previsti due flussi: il programma 5061 trasmette i Patronati esteri a tutte le S.A.P. e alle Sedi Regionali; il programma 5068 riceve gli indirizzi dei Patronati italiani inviati dalle S.A.P. La ricezione e la trasmissione devono essere eseguite ogni volta che vi siano variazioni e comunque con cadenza almeno settimanale per le ricezioni periodiche.

Archivi utilizzati

La circolare indica due archivi principali:

• DSCB 58, archivio RSDS localizzato nei sistemi IBM AS/400 di tutte le S.A.P., contenente i dati dei Patronati italiani ed esteri;
• DSCB 121, archivio indexed localizzato nei sottosistemi IBM 8100 delle Sedi Regionali e della Direzione Centrale C.I., strutturato in collezioni, di cui una dedicata ai dati dei Patronati italiani ed esteri.

Programmi previsti

La circolare elenca i programmi da caricare e le relative funzioni.

Per le S.A.P. risultano rilevanti, tra gli altri:

• 0002, programma di gestione dell'archivio di Sede;
• 5053, richiamato dal programma 2 per la gestione degli indirizzi;
• 5056, per la copia degli indirizzi italiani dal vecchio archivio 3 al nuovo archivio 58;
• 5057, per le stampe dei dati della Sede e degli indirizzi dei Patronati;
• 5058, per la trasmissione/ricezione tramite Data-Switching.

Per le Sedi Regionali sono indicati, tra gli altri:

• 5050, visualizzazione dei Patronati esteri;
• 5054, visualizzazione degli indirizzi dei Patronati italiani di tutte le S.A.P.;
• 5055, visualizzazione del menu gestionale;
• 5057, visualizzazione della denominazione della Sede Regionale;
• 5059, stampa degli indirizzi dei Patronati esteri;
• 5067, programma di utilità attivabile solo dalla Direzione Centrale C.I. in fase di installazione;
• 5068, ricezione degli indirizzi dei Patronati italiani ed esteri.

Per la Direzione Centrale C.I. sono richiamati i medesimi programmi di visualizzazione e stampa, oltre al 5061 per la trasmissione dei Patronati esteri e al 5068 per la ricezione dei Patronati italiani.

Conclusione operativa

Una volta completati il caricamento dei programmi, la creazione dell'archivio 58, la copia dei dati dal vecchio archivio e l'abilitazione delle procedure di Data-Switching, la nuova procedura risulta installata e operativa. In allegato è richiamato il manuale operativo per l'installazione e la gestione della procedura.