Risoluzione n. 354 del 8/08/2008

Conservazione informatica delle copie delle dichiarazioni trasmesse dagli intermediari abilitati

La risoluzione affronta il tema della conservazione delle copie delle dichiarazioni trasmesse telematicamente da soggetti incaricati, con particolare riferimento agli iscritti negli albi dei dottori commercialisti ed esperti contabili e, in generale, agli intermediari abilitati. L'Amministrazione finanziaria chiarisce che le copie delle dichiarazioni possono essere conservate anche su supporti informatici senza l'obbligo di riportare la sottoscrizione del contribuente, purché siano rispettate le condizioni previste dalla normativa di settore.

Quesito posto dall'istante

L'associazione professionale ALFA, operante come intermediario abilitato alla trasmissione telematica delle dichiarazioni ai sensi dell'articolo 3 del D.P.R. n. 322 del 1998, segnala di effettuare un elevato numero di invii telematici, comprensivi di dichiarazioni fiscali, modulistica IVA, modelli di pagamento, contratti, elenchi clienti/fornitori e altri documenti. L'istante evidenzia che la conservazione cartacea delle copie è gravosa per l'ingombro e i costi organizzativi e ritiene che la conservazione informatica ridurrebbe anche l'impatto ambientale. Chiede quindi se possa applicarsi agli iscritti agli albi dei dottori commercialisti ed esperti contabili la disciplina già dettata dalla risoluzione n. 298/E del 18 ottobre 2007 per i C.A.F., relativa alla conservazione su supporti informatici delle copie delle dichiarazioni e degli altri documenti inviati all'Amministrazione finanziaria.

Soluzione interpretativa prospettata dall'istante

L'istante ritiene di poter:

• sottoporre a conservazione sostitutiva, ai sensi dell'articolo 3, comma 2, del D.M. 23 gennaio 2004, il file relativo alla copia di ciascuna dichiarazione inviata, purché coincidente con l'originale consegnato al contribuente e con il contenuto del file trasmesso all'Amministrazione finanziaria;
• conservare la copia della dichiarazione anche se non riproduce la sottoscrizione del contribuente, in luogo dell'originale sottoscritto conservato dal contribuente e dal sostituto d'imposta;
• estendere tale procedura a tutti gli adempimenti svolti quale intermediario abilitato, come contratti di locazione per la registrazione, elenchi clienti e fornitori, dichiarazioni di intento, comunicazioni annuali dati IVA, modulistica IVA e modelli di pagamento.

Quadro normativo richiamato

L'Agenzia richiama l'articolo 3, comma 9, del D.P.R. n. 322 del 1998, secondo cui il contribuente o il sostituto d'imposta che presenta la dichiarazione telematica conserva, per il periodo di cui all'articolo 43 del D.P.R. n. 600 del 1973, la dichiarazione debitamente sottoscritta e redatta su modello conforme, nonché i documenti rilasciati dal soggetto incaricato della predisposizione. L'Amministrazione finanziaria può chiederne l'esibizione.

Viene poi richiamato l'articolo 3, comma 9-bis, del medesimo decreto, che prevede per i soggetti incaricati della trasmissione l'obbligo di conservare, anche su supporti informatici e per il medesimo periodo, copia delle dichiarazioni trasmesse, esibibili previa riproduzione su modello conforme a quello approvato.

Interpretazione dell'Agenzia delle Entrate

L'Agenzia afferma che dalla lettera della norma emerge che la sottoscrizione costituisce elemento essenziale della dichiarazione conservata da contribuenti e sostituti d'imposta. Diversamente, per i soggetti incaricati della trasmissione non è previsto un analogo requisito per le copie conservate su supporto informatico, a condizione che tali copie siano riproducibili su modello conforme a quello approvato.

In coerenza con quanto già chiarito dalla risoluzione n. 298/E del 18 ottobre 2007, le copie conservate su supporto informatico dall'incaricato possono quindi anche non riportare la sottoscrizione del contribuente.

Conservazione sostitutiva e regole tecniche applicabili

L'Agenzia precisa che, trattandosi di documenti informatici, la conservazione delle copie può essere effettuata nel rispetto delle modalità previste dall'articolo 3 del D.M. 23 gennaio 2004. La validità del processo di conservazione su supporto informatico delle copie delle dichiarazioni, così come degli altri documenti fiscalmente rilevanti, resta comunque subordinata al rispetto:

• delle procedure disciplinate dal D.M. 23 gennaio 2004;
• delle istruzioni contenute nella circolare n. 36/E del 6 dicembre 2006.

Viene inoltre chiarito che il corretto processo di conservazione dipende dalla natura del documento:

• se il documento è informatico, si applica l'articolo 3 del D.M. 23 gennaio 2004;
• se il documento è analogico, occorre seguire le indicazioni dell'articolo 4 del medesimo decreto.

Estensione dell'orientamento agli altri adempimenti dell'intermediario

L'Agenzia ritiene estendibile il principio anche alle copie inviate dall'istante nell'ambito dell'attività di intermediario abilitato ai sensi dell'articolo 3, comma 3, del D.P.R. n. 322 del 1998, che include, ai soli fini della presentazione telematica tramite Entratel, gli iscritti negli albi dei dottori commercialisti, dei ragionieri e dei periti commerciali, nonché i centri di assistenza fiscale per imprese e lavoratori dipendenti e pensionati.

Di conseguenza, la possibilità di conservare le copie su supporti informatici senza la sottoscrizione del contribuente riguarda non solo le dichiarazioni fiscali, ma anche gli altri documenti trasmessi dall'intermediario, sempre nel rispetto delle regole tecniche di conservazione applicabili al tipo di documento.

Esito conclusivo

La risoluzione conclude che non sussiste l'obbligo per l'incaricato della trasmissione di conservare, sulle copie archiviate informaticamente, la sottoscrizione del contribuente. Rimane invece fermo l'obbligo di conservazione per il periodo previsto dall'articolo 43 del D.P.R. n. 600 del 1973 e il rispetto delle modalità tecniche di conservazione sostitutiva previste dal D.M. 23 gennaio 2004 e dalla circolare n. 36/E del 2006.

Le Direzioni Regionali sono invitate a vigilare affinché i principi espressi siano applicati in modo uniforme.