Circolare numero 84 del 7-4-1993

Decentramento alle SAP delle competenze in materia di convenzioni internazionali

La circolare definisce il nuovo assetto organizzativo delle pensioni in regime di convenzione internazionale, in attuazione degli indirizzi del Consiglio di Amministrazione. L’obiettivo è trasferire progressivamente alle strutture periferiche la gestione operativa delle domande, valorizzando il ruolo delle Sedi regionali come centri di coordinamento e controllo.

Nuovo assetto organizzativo

L’operazione di decentramento è finalizzata a:

• eliminare la bipolarità dell’attuale struttura organizzativa, ricondicendo tutti gli adempimenti sotto un unico centro di responsabilità operativa;
• garantire una presenza territoriale capillare delle unità competenti e una maggiore facilità di accesso per i richiedenti residenti in Italia, attraverso un rapporto diretto con gli uffici che trattano la pratica;
• ricondurre le Sedi regionali alle funzioni di indirizzo e coordinamento, concentrando le attività operative nelle unità produttive periferiche;
• mantenere, per i residenti all’estero, i collegamenti con le istituzioni estere a livello regionale, canalizzandoli presso la SAP della provincia in cui attualmente operano i Reparti regionali per le convenzioni internazionali, così da evitare indirizzamenti errati e conseguenti ricicli.

In base a tali criteri, la competenza viene così ripartita:

• per le domande presentate da residenti in Italia: decentramento integrale a livello di SAP e, successivamente, di Centri operativi di tutti gli adempimenti oggi svolti dagli Uffici regionali;
• per le domande presentate da residenti all’estero: attribuzione alla SAP territorialmente competente per la provincia in cui operano attualmente i Reparti regionali C.I. della gestione dell’intero ciclo della domanda, compresa la successiva gestione della pensione.

Eccezioni per specifiche aree e convenzioni

La circolare prevede, per particolari situazioni locali di carattere etnico-geografico e per non modificare nell’immediato i rapporti con l’Organismo assicuratore australiano, il mantenimento di competenze esclusive per le domande dei residenti all’estero relative:

• ad alcuni stati extra CEE di confine;
• alla Jugoslavia;
• all’Austria;
• al Principato di Monaco;
• a San Marino;
• all’Australia.

Tali competenze vengono trasferite, rispettivamente, alle SAP di:

• Trieste;
• Bolzano;
• Genova;
• Forlì;
• Ancona.

Iniziative tecnico-organizzative e formazione

Il trasferimento delle competenze richiede interventi specifici per dotare le SAP e i Centri operativi delle conoscenze e delle condizioni organizzative necessarie a garantire la funzionalità del decentramento sin dall’avvio.

È stato quindi predisposto un piano di formazione che:

• è stato avviato con la consegna di un pacchetto didattico alle Sedi regionali;
• riguarda la prima fase dei corsi sull’istruttoria e sul collegamento delle domande con gli organismi esteri;
• impegna i mesi di aprile e maggio per la formazione delle strutture periferiche;
• prevede, dal 1° giugno successivo, l’avvio della trattazione decentrata delle domande di pensione in convenzione internazionale.

In un secondo momento sarà attivata la seconda fase del piano, relativa alla procedura di liquidazione delle pensioni mediante la nuova procedura di "calcolo passante".

Supporti informatici e strumenti operativi

La formazione viene integrata da programmi informatici avanzati, destinati a consentire:

• la consultazione agevole e immediata delle norme internazionali;
• la consultazione delle circolari applicative;
• la conoscenza dei principi essenziali delle legislazioni previdenziali estere;
• l’individuazione dell’esatto iter procedurale;
• la consultazione della modulistica prevista da ciascun regime convenzionale.

Sul piano tecnico, la circolare prevede inoltre:

• il trasferimento sui sottosistemi di SAP della procedura automatizzata attualmente in uso presso gli Uffici regionali, denominata CI81;
• l’adozione, per la liquidazione delle pensioni, di un programma di "calcolo passante", analogo a quello già utilizzato per le pensioni in regime nazionale, da affrontare nella seconda fase della formazione.

Nuovo ruolo delle Sedi regionali nell’area internazionale

Nel quadro del decentramento, le Sedi regionali non mantengono più il presidio operativo diretto delle pratiche, ma assumono funzioni di:

• coordinamento;
• controllo;
• impulso;
• verifica qualitativa e quantitativa dell’attività delle SAP nel settore delle prestazioni in convenzione internazionale.

Esse costituiscono inoltre, per l’area territoriale di competenza, l’interfaccia costante con gli uffici della Direzione generale per:

• la verifica applicativa delle direttive normative e organizzative;
• l’esame delle successive problematiche emergenti;
• la formulazione di proposte rispetto alle criticità rilevate.

A tal fine, nell’ambito delle competenze regionali dovrà essere individuata una funzione specifica incaricata del coordinamento, dell’indirizzo e del controllo direzionale nell’area delle prestazioni convenzionali.

Fase di stralcio delle pratiche arretrate

Le strutture periferiche dovranno assumere le nuove competenze senza arretrati. Le pratiche ancora in lavorazione presso gli uffici regionali alla data di avvio del decentramento resteranno quindi affidate ad apposite strutture costituite da unità degli ex Reparti regionali.

Per questa fase dovranno essere predisposti piani di recupero dettagliati, che dovranno concludersi in linea di massima entro il 1993, indicando:

• i tempi di lavorazione;
• le risorse necessarie;
• le modalità di attuazione del piano.

Verifica delle risorse

I dirigenti delle Sedi regionali sono invitati a verificare la disponibilità logistica delle SAP della provincia in cui attualmente operano i Reparti regionali C.I. per accogliere le nuove risorse necessarie a far fronte ai carichi di lavoro connessi alle domande dei residenti all’estero.

Qualora tale disponibilità non sussista, la circostanza deve essere segnalata tempestivamente, così da consentire l’adozione delle conseguenti e indispensabili iniziative tecnico-organizzative.