Circolare numero 234 del 29-7-1994

Variazioni contributive ESCO e gestione delle richieste ECO2-93/Ctr.

La circolare disciplina l'insieme delle attività operative connesse alla gestione delle variazioni contributive tramite la procedura ESCO e il modello ECO2-93/Ctr. L'obiettivo è favorire la normalizzazione degli archivi dei conti assicurativi, migliorando sia la liquidazione delle prestazioni sia il servizio di informazione contributiva, nel rispetto di controlli rigorosi e di responsabilità chiaramente distribuite tra le strutture e gli operatori.

Finalità dell'intervento e quadro organizzativo

L'attivazione dell'operazione di emissione dell'estratto conto contributivo e il rilascio delle procedure di supporto costituiscono la base per una gestione organica delle segnalazioni degli assicurati. Poiché le Sedi sono chiamate a gestire una notevole mole di adempimenti, viene ribadita la necessità di attenersi a modalità uniformi di lavorazione, utilizzando gli strumenti di garanzia già presenti nella procedura ESCO e, in prospettiva, quelli del sistema di sicurezza logica.

Controlli sulle variazioni effettuate

La circolare insiste sulla necessità di un sistema di controllo costante e strutturato, finalizzato a garantire la governabilità dei processi produttivi e l'affidabilità dei flussi informativi. La verifica della corretta applicazione delle norme deve avvenire mediante riscontro, da parte di persona diversa dall'operatore che ha effettuato la variazione, tra il risultato registrato negli archivi e la documentazione cartacea originale che ha dato luogo all'intervento.

Il controllo può essere effettuato:

• a campione, in relazione a specifiche situazioni;
• secondo una percentuale congrua stabilita dal Direttore della SAP, su indicazioni del responsabile dell'area GPA.

La metodologia adottata deve essere formalizzata con apposito ordine di servizio del Direttore della Sede. Le liste controllate devono essere conservate in apposita raccolta e recare la sigla del revisore attestante i controlli effettuati. Il Direttore della Sede e il funzionario preposto all'area GPA sono responsabili della corretta applicazione delle disposizioni; le Sedi regionali devono inoltre verificare periodicamente, in occasione dei controlli di processo, la puntuale osservanza della metodologia di controllo, soprattutto quando il controllo non sia svolto in modo sistematico.

Attivazione della procedura "Variazione contributiva da mod. ECO2-93/Ctr."

La nuova opzione consente di gestire in modo strutturato le richieste di rettifica contributiva esposte dagli assicurati. In particolare, permette di:

• acquisire i dati elementari delle richieste riportate sui modelli ECO2-93/Ctr.;
• acquisire, se necessario, i dati dei documenti probatori allegati;
• memorizzare lo stato di trattazione e l'esito dell'istruttoria;
• mettere telematicamente a disposizione di un'altra Sede le informazioni necessarie;
• stampare liste specializzate delle richieste;
• effettuare rilevazioni statistiche sull'andamento delle domande.

Verifiche preliminari e gestione delle anomalie anagrafiche

Prima della registrazione dei dati contributivi, la circolare impone di controllare sempre la corrispondenza fra i dati anagrafici dell'archivio ESCO e quelli dichiarati sul modello. La connessione tra anomalie anagrafiche e contributive è considerata frequente e richiede un esame accurato.

Se la discordanza emerge contestualmente alla presentazione del modulo, l'operatore deve acquisire a lettura ottica la cartolina ECO2-93 presentata dall'assicurato, contrassegnando la casella C, oppure compilare una cartolina d'ufficio per avviare la variazione anagrafica.

Se invece l'anomalia emerge durante l'acquisizione di un ECO2-93/Ctr. non accompagnato da richiesta anagrafica, l'operatore deve:

• non interrompere subito l'indagine;
• estenderla all'elenco dei soggetti con anagrafiche ESCO diverse ma riferibili al soggetto interessato;
• selezionare l'anagrafica corretta;
• verificare, con il tasto F9, che non esistano precedenti richieste di rettifica;
• procedere, se necessario, con la cartolina d'ufficio sulla base dei dati esatti ricavati dal modulo.

Trattamento prioritario delle pratiche e cartoline non anagrafiche

Prima dell'acquisizione è opportuno esaminare sommariamente il contenuto del modello per individuare le richieste che riguardano l'anno 1981, da trattare con precedenza. È altresì necessario verificare che le indicazioni riportate sulla cartolina ottica siano esatte; eventuali errori vanno corretti o integrati per evitare che le liste di lavorazione riportino dati non corrispondenti alla situazione effettiva e causino ritardi od omissioni.

Con il rilascio della nuova procedura, le cartoline ECO2-93 che non contengono richieste di rettifica anagrafica non devono più essere acquisite né deve essere predisposta una cartolina d'ufficio solo per attestare la consegna del modulo. La registrazione avviene direttamente nei pannelli della procedura di variazione contributiva. Di conseguenza, le liste di lavorazione delle cartoline conterranno soltanto richieste di rettifica anagrafica, eventualmente accompagnate da rettifiche contributive; le richieste prive di correzioni anagrafiche saranno trattate su liste separate.

Registrazione dei dati e accesso ai pannelli

L'acquisizione dei dati contenuti nel mod. ECO2-93/Ctr. avviene dal menu principale tramite l'opzione 2 "VARIAZIONE". Il pannello di richiesta dell'anagrafica ha formato identico a quello usato per la visualizzazione e variazione anagrafica, con gli stessi criteri di ricerca nominativa e per sinonimi.

Quando la lista delle anagrafiche selezionate viene visualizzata, sono disponibili due principali modalità operative:

• tasto funzionale F9 = cartoline, per la registrazione di una contestuale richiesta di variazione anagrafica;
• tasto funzionale F2 = Mod.ECO2-93/Ctr., per la registrazione della richiesta di rettifica contributiva.

Se esiste già in archivio ESCO una richiesta di variazione anagrafica, la registrazione del dato contributivo può iniziare solo dopo che tale richiesta sia stata definita con esito definitivo positivo o negativo (codici "D" e "R"). Qualora ciò richieda tempo, bisogna far risultare subito la consegna del modulo compilando il campo RETT.CRT SI 81 S/N MOD.ECO2 CTR SI nel pannello delle variazioni anagrafiche.

Gestione dei progressivi ESCO e delle richieste multiple

Quando si accede alla registrazione contributiva e per lo stesso numero progressivo ESCO risultano già memorizzate precedenti richieste ECO2-93/Ctr., la procedura propone un elenco riepilogativo delle richieste già acquisite. Questo pannello consente di verificare che siano state memorizzate tutte le richieste riferite allo stesso progressivo e viene aggiornato automaticamente ogni volta che si registra un nuovo ECO2-93/Ctr.

Il tasto F6 consente poi di prenotare le gestioni assicurative interessate, consentendo la successiva compilazione dei pannelli analitici. Tra le gestioni richiamabili figurano, a titolo esemplificativo, lavoro dipendente non agricolo, lavoro dipendente agricolo, lavoro domestico, versamenti volontari, artigiani, commercianti, CD/CM, periodi figurativi e altre richieste.

Registrazione analitica delle gestioni assicurative

La registrazione analitica dei dati è ritenuta essenziale per due ragioni principali:

• rilevare statisticamente il numero e il tipo delle richieste elementari contenute in ciascun modulo, come modelli O.1/M, bollettini, periodi ARPA e simili;
• consentire la conoscenza in ogni momento dello stato di trattazione di ciascuna richiesta, che può avere tempi ed esiti diversi.

Lavoro dipendente non agricolo

Il pannello dedicato riproduce il corrispondente riquadro del modello ECO2-93/Ctr. e consente di inserire più registrazioni. La procedura indica automaticamente il numero progressivo della registrazione, l'utente che per ultimo ha inserito i dati e la SAP competente.

Per ciascuna registrazione devono essere indicati:

• la SAP competente o l'eventuale trasferimento a una diversa SAP;
• il periodo dal/al;
• le settimane;
• la retribuzione;
• la matricola azienda, la denominazione e l'indirizzo dell'azienda;
• l'esito della pratica.

Gli esiti previsti sono:

• "A": periodo assicurativo riconosciuto come da richiesta;
• "AP": periodo assicurativo riconosciuto parzialmente;
• "R": periodo assicurativo non riconosciuto;
• "V": pratica trasmessa all'Ufficio vigilanza;
• "E": pratica in corso di accertamenti esterni diversi da quelli di vigilanza, ad esempio presso lo S.C.A.U.

I codici "A", "AP" e "R" rendono definitiva la registrazione; in particolare i codici "A" e "AP" vanno inseriti dopo l'aggiornamento della posizione assicurativa. I codici "V" ed "E" sono invece temporanei e devono essere successivamente trasformati in un esito definitivo.

Il messaggio "Variazione effettuata" indica che la proposta di variazione è stata memorizzata nell'archivio ESCO ma non ancora istruita o registrata sugli archivi di gestione.

Documentazione allegata

La memorizzazione dei documenti allegati è facoltativa per le pratiche di competenza della stessa Sede, ma diventa indispensabile per le partite di competenza di altra Sede. Dopo la conferma dei dati del modello, il tasto F4 consente di accedere al pannello riepilogativo dei documenti allegati, tra cui:

• mod. O1/M;
• anni di riferimento;
• libretto di lavoro;
• buste paga;
• mod. O3;
• altra documentazione.

I pannelli successivi consentono di acquisire i dati specifici dei documenti selezionati.

Altri pannelli di gestione

I pannelli relativi a lavoro dipendente agricolo, lavoro domestico, versamenti volontari, artigiani e commercianti, CD/CM, periodi figurativi e altre richieste seguono la stessa logica del pannello dedicato al lavoro dipendente non agricolo e riproducono i rispettivi riquadri del modello. La circolare ne omette la descrizione dettagliata, rinviando alle considerazioni generali già svolte.

Trasferimento delle registrazioni ad altre Sedi

Le registrazioni da rettificare da parte di una Sede diversa vengono rese disponibili telematicamente, evitando il trasferimento della documentazione originale. Le funzionalità statistiche e di stampa permettono di conoscere quante registrazioni siano state inserite da un'altra Sede e la relativa provenienza.

Le registrazioni provenienti da un'altra Sede possono essere modificate solo dalla Sede che le ha ricevute; la Sede ricevente può soltanto definire la pratica con gli esiti previsti oppure trasferirla a sua volta a un'altra Sede.

Stampe disponibili

Il menu di stampa è articolato in tre opzioni:

1. stampa lista cartoline;
2. stampa lista ECO2-93/Ctr.;
3. stampa fascicoli ECO2-93/Ctr. ricevuti.

La stampa della lista cartoline è in corso di modifica e la lista "DEFINITE AC (D)" esporrà l'esito del trasferimento automatico sugli archivi di gestione della variazione anagrafica definita positivamente. Essa potrà contenere:

• i dati anagrafici variati;
• i dati anagrafici originali ESCO;
• le gestioni interessate dalla variazione;
• il risultato dell'operazione a livello di archivio;
• il codice utente;
• il progressivo ESCO.

La lista ECO2-93/Ctr. riporta i moduli acquisiti in un determinato giorno o periodo, con i dati anagrafici, il progressivo ESCO, le gestioni interessate e l'eventuale diversa Sede che ha acquisito il fascicolo. Può inoltre essere filtrata per stato di trattazione, distinguendo richieste definite accolte, definite respinte o ancora in demza/istruttoria (codici "V" e "E").

La stampa fascicoli ECO2-93/Ctr. ricevuti produce per ogni modulo segnalato da altra Sede la descrizione analitica delle registrazioni contenute nei pannelli-base e nei pannelli della documentazione allegata. Ulteriori istruzioni saranno fornite al momento del rilascio delle norme operative specifiche.

Statistiche sui modelli acquisiti

L'opzione del menu statistico relativa ai modelli ECO2-93 acquisiti viene implementata in modo da indicare anche il numero dei fascicoli pervenuti, distinti tra quelli in attesa di acquisizione e quelli già acquisiti. È inoltre possibile ottenere una situazione delle registrazioni riferita a un intero anno solare, funzionale soprattutto al monitoraggio delle richieste di sistemazione contributiva dell'anno 1981.

Livelli di sicurezza e conclusione del ciclo operativo

In attesa della completa automazione della variazione degli archivi, l'addetto all'istruttoria assume anche le decisioni sulla pratica, cura l'aggiornamento degli archivi di gestione e conclude il ciclo produttivo con la registrazione del codice esito. Se l'intervento sugli archivi è affidato a un'altra persona, chi ha istruito la pratica deve comunque verificare che l'aggiornamento sia conforme alle risultanze istruttorie.

Agli operatori coinvolti nella gestione di queste pratiche è assegnato il livello di sicurezza 3, che abilita alla trattazione definitiva delle richieste di variazione anagrafica e contributiva.