Circolare numero 230 del 28-7-1994

Aggiornamenti della procedura "Agenda sedi"

La circolare illustra la revisione della procedura "Agenda sedi", finalizzata a rendere più efficace la comunicazione interna ed esterna dell’Istituto e a disporre di un archivio unico, aggiornato e completo dei dati delle strutture territoriali. Le modifiche interessano sia i contenuti informativi sia le modalità operative di acquisizione, conferma, trasmissione e stampa dei dati.

Finalità e contesto dell’intervento

L’intervento nasce nell’ambito del potenziamento della funzione di comunicazione verso i cittadini che si rivolgono all’Istituto direttamente o tramite sportelli self-service. La procedura viene quindi rafforzata come strumento di consultazione e divulgazione delle informazioni anagrafiche e organizzative delle sedi, con l’obiettivo di migliorare l’indirizzamento degli utenti e la diffusione di dati omogenei e aggiornati sul territorio.

Nuovi dati acquisibili in "Agenda sedi"

La nuova versione della procedura consente di inserire e aggiornare ulteriori informazioni, tra cui:

• telefono del Responsabile dei rapporti con l’utenza;
• telefono dell’Ufficio "Pensionesubito";
• telefono del Presidente del Comitato provinciale;
• fax del Direttore;
• fax dell’Ufficio legale;
• nome del Santo patrono, in aggiunta alla data;
• orari di apertura della struttura al pubblico;
• data dell’ultimo aggiornamento.

Per quanto riguarda i CAP urbani, viene introdotta anche la possibilità di registrare brevi note esplicative, fino a un massimo di 34 caratteri, per indicare eventuali limitazioni su strade o numerazioni.

Conferma mensile e aggiornamento dei dati

Le strutture periferiche devono confermare obbligatoriamente i dati presenti in "Agenda sedi" entro il giorno 10 di ogni mese. La conferma va effettuata anche se non vi sono variazioni: in tal caso la procedura memorizza comunque la data dell’operazione come "Data ultimo aggiornamento".

La circolare sottolinea che questa operazione è necessaria per mantenere i dati disponibili sul sottosistema e per predisporli alla ritrasmissione verso le altre sedi.

Autonomia gestionale delle strutture

Con la nuova versione, le SAP possono acquisire e variare esclusivamente i propri dati; i centri operativi e le agenzie urbane devono gestire autonomamente le proprie informazioni. Inoltre, l’acquisizione e la variazione dei dati non sono più riservate all’operatore 2: possono essere effettuate da qualsiasi operatore, previa digitazione di una password.

La password viene memorizzata alla prima immissione e collegata al codice della sede o del centro operativo selezionato. Le successive modifiche sono possibili solo digitando la password già memorizzata. In caso di necessità, la password può essere cambiata contattando l’isola di sviluppo della sede di Pisa o il C.E.D. di Firenze Regione, ai numeri indicati nella circolare.

Trasmissione e ricetrasmissione dei dati

Per rendere disponibili i dati aggiornati sul proprio sottosistema e distribuirli alle altre sedi è necessario attivare quotidianamente il programma di ricetrasmissione, tramite l’opzione "Agenda sedi" del programma 4820 richiamato dal programma 720.

La circolare ribadisce che la sola conferma mensile dei dati predispone gli archivi alla trasmissione, mentre la ricetrasmissione giornaliera consente l’allineamento tra le diverse sedi.

Gestione del Santo patrono

Poiché nella procedura è già presente la data di chiusura della sede per la festività del Santo patrono, non è più necessario inviare il messaggio per comunicare tale ricorrenza. La relativa informazione viene quindi gestita direttamente all’interno di "Agenda sedi".

Modifiche ai programmi applicativi

La circolare elenca le modifiche apportate ai programmi utilizzati nell’ambito della procedura:

• il programma 2 è stato modificato per consentire l’acquisizione dei nuovi numeri di telefono e fax, degli orari di apertura al pubblico e della conferma mensile dei dati;
• il programma 3744 consente la trasmissione e l’aggiornamento dei records contenenti gli orari di apertura;
• il programma 4101 è stato modificato per ricevere i nuovi records;
• i programmi 4975 e 4000 riguardano la visualizzazione del pannello relativo agli orari di apertura, con spostamento dei dati del Santo patrono sul primo pannello;
• i programmi 4976 e 3999 consentono la stampa dei nuovi numeri di telefono e fax, anche negli elenchi telefonici previsti.

Viene inoltre richiamata la disponibilità dei programmi da caricare sui sottosistemi AS/400 dell’area prestazioni e delle sedi regionali, con indicazione delle relative versioni.

CAP urbani e comuni di competenza

Il programma 4600, richiamabile direttamente dalle sedi regionali e automaticamente tramite il programma 2 presso le SAP, è stato modificato per la gestione dei CAP urbani. Per ciascun CAP è possibile inserire una breve nota esplicativa; il pannello di acquisizione, variazione e consultazione limita ora a 6 i CAP visualizzabili o acquisibili per schermata.

Alla prima attivazione della procedura dei comuni di competenza della sede o del centro operativo, richiamata con PF5 dal programma 4975, il sistema effettua automaticamente la trasformazione dal vecchio al nuovo tracciato. La circolare invita tutte le sedi ad attivare l’opzione anche se non devono apportare modifiche.

I CAP urbani devono essere acquisiti solo da SAP, centri operativi e agenzie urbane che abbiano competenza territoriale su parte della città, individuabile tramite i relativi CAP urbani. La circolare segnala inoltre che in alcuni casi sono stati acquisiti CAP urbani anche quando la competenza della SAP si estende all’intera città, circostanza non coerente con la logica della procedura.

Istruzioni operative per l’inserimento e la variazione dei dati territoriali

Per inserire o variare un comune di competenza o un CAP urbano occorre:

• attivare il programma 4975 da operatore PNA2;
• selezionare la relativa opzione tramite PF5;
• nel pannello successivo scegliere l’opzione 1 per l’acquisizione iniziale dei comuni di competenza oppure l’opzione 3 per aggiungere o cancellare comuni già inseriti.

Per inserire o modificare un CAP o le note ad esso relative occorre invece:

• selezionare l’opzione 2 del pannello precedente;
• immettere i dati della propria sede;
• digitare PF4;
• apportare le modifiche necessarie;
• confermare con F1.

Se i CAP sono presenti su più pagine, è necessario scorrerle con INVIO e premere F1 anche quando non vi siano ulteriori variazioni. Solo al termine, e dopo il messaggio di elaborazione regolare, le modifiche vengono memorizzate.

Dopo le variazioni, oppure dopo l’attivazione dell’opzione PF5 del programma 4975, i dati devono essere trasmessi con le consuete modalità, cioè tramite l’opzione "Agenda sedi" del programma 4820 richiamato dal programma 720.

Stampa dei comuni di competenza

Il programma 4977 è stato modificato per la gestione delle stampe dei comuni di competenza. Le modifiche non sono individuabili dall’operatore, ma incidono sulla funzionalità di stampa collegata ai dati territoriali.

Consegna della procedura ad enti esterni

La circolare prende atto delle richieste di diversi enti esterni, come Comuni, Camere di commercio, INAIL, enti di patronato e consulenti, di poter utilizzare la procedura "Agenda sedi" sui propri personal computer. Per questo motivo i responsabili delle relazioni esterne delle SAP possono distribuire la procedura su dischetto, secondo le istruzioni operative allegate.

Procedura AGSEDI: contenuti e funzionalità

Per gli enti esterni viene predisposta una nuova procedura denominata "AGSEDI", realizzata dalle Direzioni centrali competenti in collaborazione con il Centro di Progettazione e Sviluppo della Direzione Regionale Toscana. La procedura consente la consultazione, da personal computer, di numerosi dati relativi a sedi regionali, SAP, centri operativi e agenzie urbane, tra cui:

• indirizzo della sede, del centro operativo o dell’agenzia urbana;
• indirizzo dell’Ufficio Sanitario;
• indirizzo dell’Ufficio Legale;
• nome del Direttore;
• nome del Presidente del Comitato;
• festività del Santo Patrono;
• numero di telefono del centralino;
• numero di telefono del Direttore;
• numero di telefono del Responsabile dei rapporti con l’utenza;
• orari di apertura della sede;
• elenco dei comuni di competenza della sede.

La procedura è descritta come dotata di un’interfaccia grafica che agevola l’accesso ai dati e di un aiuto sempre disponibile in ogni pagina.

Requisiti tecnici e installazione su PC

Per installare AGSEDI sono richiesti personal computer con:

• scheda grafica VGA a colori;
• mouse, consigliato;
• 3,2 MB di spazio disponibile.

La circolare raccomanda di verificare il file config.sys, assicurandosi della presenza delle righe relative a files=n e buffer=n, con n superiore a 19. Se necessario, il file va modificato e il PC riavviato.

L’installazione avviene tramite il minidisco consegnato dalla SAP; i file della procedura vengono copiati in una directory del disco fisso denominata "AGSEDI". Il comando indicato per l’installazione è A:>INSTAL.

Uso e aggiornamento della procedura per enti esterni

Per avviare la procedura occorre eseguire il comando AGSEDI dalla directory omonima, se non già inserita nel path. Si consiglia di evitare la presenza di programmi residenti in memoria, perché possono rallentare il sistema o ostacolare il passaggio tra le pagine.

La circolare segnala inoltre che, con stampanti LaserJet, può essere necessario riconfigurarle temporaneamente come IBM Proprinter XL per ottenere la stampa in caratteri compressi. In ambiente OS/2, se la procedura viene avviata da una sessione DOS emulata, può essere necessario effettuare il boot in DOS nativo.

L’aggiornamento dei dati avviene con cadenza mensile, mediante un apposito minidisco fornito dalla SAP. Il dischetto deve essere inserito nel PC, quindi il sistema va riacceso e, al termine dell’operazione, il dischetto va estratto e il PC riavviato nuovamente. Le istruzioni di installazione e uso sono stampabili sia con il comando A:> PRINT LEGGIMI.DOC sia con il comando A:> TYPE LEGGIMI.DOC > PRN.