Circolare numero 11 del 15-1-1996

Termine O1/M, software integrato e iniziative di supporto alle aziende

La circolare disciplina l’anticipo del termine di presentazione delle denunce individuali O1/M, l’avvio della distribuzione di un software integrato di controllo O1/M e DM10 e le misure organizzative volte a favorire l’uso dei supporti magnetici da parte delle aziende. Il provvedimento si inserisce in un quadro di miglioramento della correntezza dei flussi informativi e di riduzione degli oneri connessi alla gestione cartacea.

Obiettivi generali e contesto operativo

L’aggiornamento degli archivi O1/M al 1993 e il buon andamento delle presentazioni su supporto magnetico per il 1994 consentono di ritenere ormai realizzate, in via generale, condizioni di maggiore tempestività nell’acquisizione dei dati. Da qui la necessità di avvicinare il termine di presentazione O1/M al periodo di riferimento dei modelli DM10, così da:

• verificare più rapidamente la congruità dei dati;
• ridurre il ricorso a certificazioni sostitutive provvisorie nella liquidazione delle prestazioni;
• alleggerire gli adempimenti posti a carico delle aziende.

La circolare valorizza inoltre il ruolo del supporto magnetico, che rappresenta circa il 60% del totale delle denunce presentate, quale strumento di innovazione nei rapporti tra Istituto, aziende, consulenti e associazioni di categoria.

Termine di presentazione delle denunce O1/M

Per le denunce retributive relative all’anno 1995, il termine di presentazione delle denunce individuali O1/M è fissato al 30 aprile 1996. Il termine riguarda anche la consegna della copia al lavoratore da parte del datore di lavoro.

Per le Amministrazioni dello Stato resta fermo il termine del 31 dicembre 1996, richiamato dall’art. 2 del D.L. 12 settembre 1983 n. 463, convertito con modificazioni nella legge 11 novembre 1983 n. 638.

Entro gli stessi termini devono essere presentate anche le denunce integrative per periodi di integrazione salariale relativi ad anni precedenti, mediante i modelli O1/M-INT e O3/M-INT.

La circolare ricorda inoltre che, a partire dalle denunce relative al 1995, i modelli O1/M e O3/M non sono più preintestati ma distribuiti in bianco.

Obiettivo di tempestività e chiusura dell’acquisizione

L’Istituto indica come obiettivo operativo la chiusura dell’acquisizione di tutti gli O1/M relativi al 1995 entro il 30 giugno 1996. Tale traguardo viene collegato a due profili rilevanti:

• limitazione del ricorso alle dichiarazioni provvisorie;
• tempestività dei controlli di congruità.

La tempistica è anche funzionale alla prospettiva del rilascio dell’estratto conto annuale previsto dall’art. 1, comma 6, della legge n. 335/1995, richiamata come elemento centrale del nuovo assetto pensionistico.

Software integrato di controllo O1/M e DM10

L’Istituto ha predisposto un pacchetto software per il controllo delle denunce DM10/2, DM10/3 e DM10/S, da integrare con il software già disponibile per O1/M. L’obiettivo è costruire un prodotto unico per la gestione integrata delle denunce contributive e retributive da parte delle aziende automatizzate.

Le caratteristiche principali del software sono:

• acquisizione manuale e guidata dei dati, con strumenti di aiuto per tutte le fasi elaborative;
• accesso a informazioni normative e gestionali, quali riferimenti legislativi, codici e sigle;
• possibilità di importare dati da supporti prodotti con altre procedure;
• controlli formali su tutti i dati, secondo il livello di aggiornamento del prodotto e con le stesse modalità delle applicazioni informatiche dell’Istituto;
• generazione di un supporto magnetico formalmente corretto, corredato da un segnalatore di qualità che ne attesta la produzione con il software di controllo dell’Istituto.

DM10 insoluti

La circolare precisa che i DM10 insoluti devono, temporaneamente, essere esclusi dalla procedura su supporto magnetico. La ragione è che, con tale modalità di trasmissione, non è possibile identificare la dichiarazione di riconoscimento del debito attivabile direttamente come titolo esecutivo. Sono in corso approfondimenti per definire le modalità operative necessarie a risolvere il problema.

Linee organizzative per il consolidamento dell’uso dei supporti informatici

Le iniziative di diffusione dell’uso dei supporti informatici devono svilupparsi lungo quattro direttrici fondamentali.

1. Variabili organizzative

Ogni SAP deve prevedere un diverso assetto organizzativo, coerente con l’aumento degli utenti che utilizzano supporti magnetici. In particolare, deve essere istituito un apposito punto cliente per tali utenti, con attenzione speciale alle associazioni di categoria e ai consulenti che rappresentano numerose aziende e che devono poter assolvere tempestivamente agli adempimenti connessi.

2. Snellimento delle procedure DM10/AUT

Le procedure di emissione dei modelli DM10/AUT devono essere semplificate a seguito della presentazione del supporto magnetico della denuncia DM10/2 in Sede o presso una banca. È previsto l’invio automatico dei modelli DM10/AUT con nuove modalità che comprendono:

• il canale POSTEL, con affrancatura semplice;
• in prospettiva, conclusi gli approfondimenti in corso, la spedizione automatica tramite FAX.

L’obiettivo è ottenere risparmi significativi sia in termini di risorse umane sia di costi.

3. Sinergie con associazioni e ordini professionali

Devono essere sviluppati incontri a livello locale con associazioni di categoria e con associazioni dei consulenti del lavoro, ragionieri e periti commerciali. Tali incontri servono a illustrare le iniziative in corso e a incentivare l’uso di supporti informatici predisposti con software dell’Istituto, soprattutto presso gli utenti che producono volumi rilevanti di dati.

4. Marketing e formazione del personale

Una parte essenziale dell’intervento riguarda il personale incaricato dei rapporti con le aziende automatizzate. Tale personale deve essere formato e motivato affinché, in occasione della consegna del nuovo software di controllo O1/M, solleciti gli utenti che già utilizzano quel software ad adottare anche quello per la produzione dei supporti magnetici DM10.

Per questi temi sarà organizzato un apposito seminario con la partecipazione dei direttori dei S.I.R. e dei responsabili regionali dell’area R.C. e della Formazione, ai quali è affidato il compito di istruire anche il personale delle SAP e dei C.O.

Adempimenti delle strutture periferiche

Le SAP devono dare comunicazione alle aziende, attraverso i consueti canali informativi, di due elementi centrali:

• il nuovo termine di presentazione delle denunce O1/M;
• la disponibilità del software gratuito per la presentazione su supporto magnetico delle denunce O1/M del 1995 e per la gestione integrata delle denunce mensili e trimestrali DM10 con le denunce annuali O1/M.

Devono inoltre, ove non lo abbiano già fatto, convocare una riunione con i gruppi di lavoro provinciali dei consulenti, ragionieri e periti commerciali e con i rappresentanti delle associazioni di categoria, per illustrare le innovazioni introdotte e favorirne la diffusione.

Distribuzione del software e piano allegato

La ditta Datarex provvederà entro il 15 del mese alla consegna dei kit contenenti il manuale operativo e quattro dischetti con il software di controllo O1/M e DM10. Le sedi regionali dovranno poi distribuire il materiale alle sedi di competenza secondo le rispettive necessità.

Qualora le richieste superino le quantità disponibili, ogni sede regionale dovrà procedere alla duplicazione dei dischetti, integrandoli con i manuali operativi a disposizione.

La circolare contiene anche un piano di distribuzione per sedi regionali, con l’indicazione delle quantità di kit e manuali operativi completi da assegnare a ciascuna realtà territoriale, oltre alla quota destinata alla Direzione generale.