Circolare numero 48 del 22-2-1993

Gestione della certificazione di malattia a lettura ottica

La circolare disciplina in modo organico le modalità operative della procedura di gestione della certificazione di malattia a lettura ottica, richiamando le istruzioni già fornite con il messaggio n. 43785 del 13.2.1992 e con la circolare n. 80 del 16.3.1992. Lo scopo è assicurare uniformità di comportamento tra le sedi, razionalizzare i processi di acquisizione e controllo e garantire la piena utilizzabilità dei dati per finalità gestionali, statistiche e di verifica.

Ambito della procedura e flussi informativi

La procedura deve gestire due flussi distinti:

• le informazioni relative ai medici di medicina generale convenzionati e alle Unità Sanitarie Locali;
• le informazioni concernenti i certificati di malattia a lettura ottica.

Restano ferme le istruzioni tecnico-procedurali contenute nei manuali specifici relativi alla lettura ottica, all'acquisizione da tastiera e alla gestione degli archivi dei medici e dei certificati.

Dotazioni strumentali e organizzazione dei Centri Operativi

I Centri Operativi, non ancora dotati di lettore ottico, devono utilizzare quello in dotazione alla SAP di riferimento, concordando con questa flussi e periodicità di lettura. L'acquisizione manuale dei certificati può invece essere effettuata tramite terminale collegato al sottosistema AS/400 anche dai Centri Operativi con proprio sottosistema autonomo.

La circolare preannuncia che, a completamento della dotazione strumentale, sarà effettuato lo scorporo degli archivi delle certificazioni di competenza dei Centri Operativi autonomi, che potranno così gestire direttamente i dati.

Gestione dell'archivio dei medici convenzionati e delle USL

L'archivio dei medici, costituito a livello locale e centrale, consente di conoscere sistematicamente:

• i dati individuali dei medici;
• il numero dei medici di competenza di ciascuna SAP;
• il fabbisogno di modulistica per ciascun medico, utile anche a fini previsionali;
• l'attribuzione del modulario alle USL per i medici operanti nelle strutture sanitarie pubbliche.

Rilascio dei blocchetti OPM ai medici già registrati

I modelli OPM/1-2, relativi al certificato medico a lettura ottica e al corrispondente attestato per la ditta, sono distribuiti in blocchetti da 50 esemplari. La copertina staccabile riporta il numero identificativo dei moduli contenuti (dal n. ... al n. ...), mentre le matrici dei certificati non devono essere restituite all'Istituto a fine blocchetto.

Nella fase transitoria, in attesa dell'adeguamento delle taglierine-blocchettatrici delle SAP, intestazione, numerazione e blocchettatura sono effettuate dal Poligrafico dello Stato sulla base dei nominativi trasmessi dalle sedi. Quando le modifiche strumentali saranno completate, le SAP potranno effettuare autonomamente prestampa, taglio e blocchettatura, utilizzando moduli a striscia continua già numerati.

Nuovi medici convenzionati e aggiornamento degli archivi

Per i medici di nuova convenzione la SAP deve:

• inserire nell'archivio i nominativi completi dei dati anagrafici e dell'indirizzo;
• aggiornare l'archivio modulari con gli estremi di ciascun blocchetto consegnato.

La procedura prevede inoltre l'invio di una lettera alla USL competente e, per conoscenza, al medico, per richiedere conferma dell'iscrizione negli elenchi dei medici convenzionati e fornire le istruzioni per la gestione dei modulari. Se la USL fornisce riscontro negativo, occorre attivare le conseguenti iniziative, compreso l'annullamento della posizione del medico in archivio mediante l'inserimento della data di cessazione e degli estremi dei modulari restituiti.

Variazione di domicilio professionale del medico

Quando un medico trasferisce lo studio in un territorio rientrante nella competenza di un'altra SAP, sono possibili due ipotesi:

• se ha esaurito la scorta dei moduli, la SAP di nuova competenza svolge tutti gli adempimenti previsti per i nuovi convenzionati;
• se non ha esaurito la scorta, la nuova SAP aggiorna l'archivio medici in vista della successiva prestampa autonoma, mentre il medico continua a utilizzare i moduli già ricevuti dalla precedente SAP fino a esaurimento.

In entrambi i casi la SAP di nuova competenza deve comunicare la variazione alla SAP di provenienza, che registrerà la cessazione della posizione per evitare ulteriori distribuzioni di moduli.

Distribuzione generalizzata dei blocchetti e richieste ulteriori

Per la fornitura in corso, la consegna dei blocchetti è effettuata dal Poligrafico dello Stato. La circolare precisa che, entro febbraio 1993, i medici e le USL avrebbero dovuto ricevere 5 blocchetti OPM con certificati modificati, progressivamente numerati e già prestampati con i dati anagrafici e il numero distintivo del medico.

È inoltre prevista una successiva fornitura alle SAP, in parte composta da moduli in bianco già blocchettati e in parte da moduli a striscia continua, per la prestampa autonoma e la blocchettatura a breve termine.

Se il fabbisogno di modelli OPM viene richiesto in un momento successivo, la SAP deve comunque aggiornare l'archivio medici e memorizzare eventuali variazioni anagrafiche o di residenza, nonché gli estremi dei modulari consegnati.

Moduli non utilizzati, irreperibilità, furto o smarrimento

La mancata consegna dei blocchetti per irreperibilità accertata del medico, la restituzione per cessazione dell'attività, il deterioramento dei moduli o il loro mancato utilizzo per furto, rapina, smarrimento o distruzione comportano:

• la memorizzazione nell'archivio dei medici della data di cessazione della posizione;
• la registrazione degli estremi dei modulari restituiti o mancanti;
• l'annullamento successivo dei blocchetti tramite punzone o altri strumenti idonei;
• l'invio al macero.

Se i moduli risultano sottratti, smarriti o distrutti, il medico deve presentare denuncia all'autorità di P.S. e depositare presso la SAP l'originale o copia autentica della certificazione rilasciata dall'autorità.

Ricezione dei certificati e timbratura

In attesa della completa dotazione strumentale per la stampigliatura progressiva, le SAP continuano a usare timbri metallici a datario con inchiostro cieco alla fotolettura. Se il certificato è presentato direttamente, il timbro è apposto dall'addetto allo sportello che riceve materialmente il modulo OPM/1, indicando la data di presentazione nelle apposite caselle e convalidandola con firma. Se invece il certificato perviene tramite Ufficio postale, il timbro è apposto dall'ufficio competente in materia di prestazioni economiche di malattia, che indica la data di spedizione e appone la firma per attestazione.

La timbratura deve essere distinguibile a seconda della modalità di presentazione e non deve invadere le aree predisposte per la lettura ottica. Il numero progressivo, unico nell'ambito della SAP, va apposto solo dall'ufficio competente nel quadro "RISERVATO ALL'INPS", con numeratore metallico ad inchiostro cieco. Tale numero, insieme al timbro di ricezione, va riportato anche sull'eventuale busta e sulla documentazione allegata, che non deve essere spillata al certificato.

Esame medico-legale e gestione delle casistiche particolari

Terminata la ricezione, i certificati e l'eventuale documentazione medico-legale devono essere inviati giornalmente al settore sanitario. L'esame medico-legale può condurre a diverse situazioni:

• nessuna visita di controllo: il sanitario restituisce il certificato all'ufficio preposto, attestando data e firma nella zona riservata;
• richiesta di visita di controllo: il sanitario contrassegna la tipologia di controllo richiesta e trasmette il certificato con elenco riepilogativo dei lavoratori;
• presenza di responsabilità di terzi, infortunio o malattia professionale: il sanitario contrassegna la relativa casella e firma il certificato;
• malattia tubercolare: il medico evidenzia la circostanza con la sigla "TBC" e invia il certificato separatamente, evitando l'avvio alla fotolettura;
• irregolarità del certificato: il medico firma e contrassegna la casella "anomalia", con emissione automatizzata della lettera di richiesta chiarimenti;
• mancanza del codice nosologico: il sanitario compila le caselle dedicate, desumendo il codice dalla diagnosi.

Selezione dei certificati prima della lettura

Per agevolare la lettura ottica, i certificati devono essere preliminarmente suddivisi in:

• certificati leggibili otticamente, separando quelli riferiti a lavoratori che percepiscono il pagamento diretto;
• certificati non leggibili otticamente, perché deteriorati o redatti su modelli diversi dall'OPM/1, da acquisire manualmente;
• certificati territorialmente di competenza di altre SAP, che dopo la predisposizione della visita di controllo devono essere trasmessi alla sede competente con busta e documentazione allegata, senza acquisizione.

Lettura ottica: modalità operative e controlli

I certificati vanno raggruppati in lotti di non oltre 100 unità e inseriti nel lettore ottico prima dal retro e poi dal fronte, così da consentire l'abbinamento automatico delle due facciate tramite il text key. I moduli OPM/1 già in uso sono identificati dai text key 11 e 22, mentre quelli nella versione modificata recano i text key 33 e 44.

Il PC Master LO guida la lettura, effettua i controlli grafici e logici e memorizza i dati, che vengono poi trasferiti al Master PC e, infine, al sistema AS/400. I PC Slave possono effettuare controlli e trasferimenti per velocizzare il lavoro. Durante il controllo, gli operatori possono correggere caratteri non riconosciuti, verificare codice fiscale, data di nascita e matricola aziendale e, se necessario, utilizzare le transazioni indicate per recuperare informazioni mancanti o incongruenti.

Se l'operatore decide di rinviare la ricerca del codice fiscale o di altri dati, può cancellare il documento dalla sessione corrente e reinserirlo tra i certificati da riacquisire. Le omissioni dei dati aziendali possono essere sanate cancellando le informazioni incomplete del quadro B, in modo da memorizzare comunque i dati corretti.

Acquisizione manuale e gestione dei certificati a pagamento diretto

I certificati non inseriti nel lettore o scartati perché non leggibili devono essere acquisiti manualmente, preferibilmente nella stessa giornata, mediante terminali collegati ad AS/400.

I certificati relativi a lavoratori destinatari di erogazione diretta dell'indennità di malattia, già separati in fase preliminare, devono essere avviati alle operazioni preparatorie alla liquidazione diretta, accompagnati dalla lista della serie attribuita al gruppo di documenti.

Regole di rettifica e qualificazione dell'evento di malattia

La circolare ribadisce che, salvo l'eventuale codificazione della diagnosi di competenza del medico di Sede, il documento cartaceo non deve essere alterato. Eventuali omissioni o errori non sanitari vanno corretti a terminale in fase di acquisizione.

Se manca l'indicazione di "inizio", "continuazione" o "ricaduta", il certificato viene acquisito come inizio di malattia. La procedura ricompone successivamente i documenti per evento, considerando come continuazioni quelli che attestano periodi senza soluzione di continuità, con le eccezioni previste, incluso il caso in cui l'interruzione coincida con sabato o domenica.

Archiviazione e ricerca dei documenti

A ciascun certificato acquisito viene attribuito automaticamente un numero di serie e un progressivo. La numerazione è contraddistinta dalla lettera L per i documenti letti otticamente e dalla lettera M per quelli acquisiti manualmente.

Per i certificati letti otticamente, al trasferimento dei dati al Master PC viene assegnato il numero di archiviazione, che l'operatore deve trascrivere sulla cartella di lavoro insieme agli estremi dei certificati trasferiti. Per i certificati acquisiti manualmente, al termine della sessione vengono visualizzati numero di serie e progressivo, da annotare sulla cartella.

Le cartelle devono essere conservate in contenitori separati per modalità di acquisizione e in ordine crescente di serie. La ricerca di un documento avviene richiamandolo in procedura tramite lettera, numero di serie e progressivo; la busta eventualmente archiviata è rintracciabile con il numero progressivo apposto in ricezione.

Archivi di elaborazione e finalità gestionali

La procedura si basa su archivi centrali e periferici: archivio aziende, archivio anagrafico dei lavoratori, archivio dei certificati e archivio delle lettere. L'archivio certificati è collegato a quello dei lavoratori mediante un riferimento numerico e contiene i dati relativi all'evento malattia, all'indirizzo diverso da quello abituale, al tipo di pagamento dell'indennità e alla matricola aziendale.

Gli archivi vengono incrementati quotidianamente e la procedura consente di produrre documentazione utile per:

• la trattazione delle singole pratiche;
• il controllo e la verifica delle prestazioni;
• la rilevazione statistica del fenomeno malattia;
• il rilascio dei dati necessari alla procedura ONDA per i 14/O.

Lettere automatizzate e casi di utilizzo

La procedura prevede l'emissione di lettere verso lavoratori, aziende e, in alcuni casi, altri soggetti interessati. Alcune lettere derivano direttamente dai dati contenuti nei certificati; altre richiedono ulteriori informazioni o interventi manuali. L'emissione delle lettere, salvo la comunicazione relativa al raggiungimento del periodo massimo indennizzabile, richiede l'apertura di un fascicolo nominativo dell'assicurato.

Le principali fattispecie trattate sono:

• ritardata presentazione del certificato;
• accertamento di responsabilità per incidente, infortunio o malattia professionale;
• superamento o prossimità del massimo assistibile annuo;
• assenza ingiustificata a visita di controllo;
• idoneità al lavoro accertata in visita di controllo;
• sanzioni particolari;
• certificazione irregolare o anomala.

Ogni struttura operativa può stampare solo le lettere riferite ai certificati da essa acquisiti e gestiti.

Ritardato invio del certificato e casi complessi

Se il certificato è inviato oltre i due giorni previsti dalla legge, la procedura emette la lettera con l'indicazione delle giornate non indennizzabili. Tuttavia, quando il certificato tardivo segue un altro certificato anch'esso inviato fuori termine e oltre la prognosi, la procedura non individua con esattezza le giornate da escludere; in questo caso la sede deve verificare la situazione e inviare una lettera manuale, in attesa dell'adeguamento procedurale.

Idoneità al lavoro e nuovi certificati successivi

La lettera relativa all'idoneità al lavoro è emessa quando il medico di controllo giudica il lavoratore idoneo entro il terzo giorno dalla visita, con anticipazione della scadenza della prognosi rispetto a quella del curante. Se, nonostante tale giudizio, perviene un ulteriore certificato per la stessa malattia, la sede deve valutare se sussistano elementi che rendano prevalente il giudizio del medico curante; in assenza di tali elementi, deve essere inviata la comunicazione manuale di mancato riconoscimento della nuova certificazione.

Infortuni e malattie professionali

Quando il certificato segnala un incidente o una malattia professionale, la procedura invia la lettera con allegato il verbale delle dichiarazioni dell'infortunato. Il lavoratore è invitato a rispondere al verbale, fornendo soprattutto informazioni su eventuali risarcimenti già ricevuti o richiesti. Le giornate di malattia per le quali l'INPS abbia recuperato, anche parzialmente, le spese di assistenza non vengono considerate nel computo del massimo indennizzabile annuo.

Irreperibilità, assenza ingiustificata e sanzioni particolari

La comunicazione per irreperibilità è emessa quando il medico di controllo non riesce a rintracciare il domicilio indicato sulla certificazione e non è stato possibile formulare un invito a visita ambulatoriale. La comunicazione per assenza ingiustificata è attivata solo dopo il mancato accoglimento delle giustificazioni dell'interessato o la scadenza del termine di 10 giorni per presentarle. Le sanzioni particolari, previste dall'art. 4 del regolamento delle prestazioni, vengono gestite inserendo il codice sanzione, la decorrenza e i giorni da sanzionare.

Massimo indennizzabile annuo e certificazione irregolare

La procedura consente di stampare la lettera con cui si avverte il lavoratore dell'approssimarsi del periodo massimo di indennizzabilità, fissato in 180 giorni annui. L'elaborazione deve essere svolta con regolarità, ad esempio mensilmente, tenendo presente che l'individuazione automatica riguarda i casi con oltre 120 giorni di malattia nell'anno, per cui l'operazione va avviata dopo aprile.

Per la certificazione irregolare, la lettera deve essere completata dal medico della Sede indicando la specifica anomalia o l'elemento mancante. Il lavoratore può trasmettere rettifiche o precisazioni del medico che ha rilasciato il certificato entro sette giorni. Se le precisazioni non arrivano o sono insufficienti, la certificazione è trattata come invalida e viene emessa la notifica automatica della non indennizzabilità.

Liste, controlli e statistiche

La consultazione degli archivi permette di ottenere una serie di elaborati utili alla gestione delle pratiche, tra cui:

• liste dei malati a una certa data per eventuali visite di controllo;
• liste distinte per azienda;
• liste dei certificati per assicurato;
• liste per estremi di archiviazione;
• riepiloghi giornalieri o mensili dei certificati acquisiti, distinti per lettura ottica o acquisizione manuale, per tipo di pagamento, e per presenza del codice medico o della matricola aziendale;
• riepiloghi dei certificati rilasciati dai medici, ordinati alfabeticamente, per USL o per codice medico;
• liste dei certificati a pagamento diretto.

Sono inoltre previste elaborazioni statistiche che riepilogano il fenomeno della malattia per classi di età, sesso, residenza degli assicurati, attività delle aziende, codice nosologico e durata delle assenze, fornendo un supporto sia al controllo direzionale sia alla conoscenza analitica del fenomeno.