Circolare numero 121 del 27-12-2018

Programmazione e budget 2019 dell’INPS

La circolare disciplina l’avvio del processo di programmazione e budget per il 2019, in attuazione degli indirizzi strategici del CIV e delle linee guida gestionali approvate dal Presidente. Il documento definisce criteri, obiettivi, indicatori, strumenti informatici e scadenze per Strutture centrali e territoriali, con l’obiettivo di orientare la gestione alla produzione, alla qualità, all’efficienza nell’uso delle risorse e al contenimento delle giacenze.

Quadro strategico e continuità del sistema di performance

Il sistema 2019 si colloca in continuità con quello del 2018, che aveva introdotto elementi di maggiore orientamento all’utenza, tra cui la riduzione dei tempi di alcune prestazioni e il presidio dei canali telematici. Vengono confermati il rafforzamento del collegamento tra obiettivi della dirigenza e del personale, l’utilizzo dei cluster di sede per tarare gli obiettivi in modo più coerente con la complessità delle Strutture, nonché la separatezza di misurazione per professionisti e medici in coerenza con l’autonomia funzionale prevista dal Regolamento di Organizzazione.

Sono inoltre richiamate alcune innovazioni per il 2019:

• due clausole di salvaguardia per il personale delle aree funzionali A, B e C, per mitigare il principio del miglioramento continuo in caso di livelli già eccellenti o risultati molto distanti dalla media del cluster;
• un ulteriore bonus collegato al Controllo Processo Produttivo;
• un rafforzamento del legame tra obiettivi della dirigenza centrale e territoriale;
• l’attualizzazione degli obiettivi di impiego delle risorse;
• la definizione di valori ottimali di giacenza in tutte le aree;
• un aggiornamento dell’indicatore I.E.E.P./CRID, con nuova composizione e maggiore attenzione alle attività del settore Entrate;
• l’attualizzazione degli obiettivi di coordinamenti professionali e medici.

Linee guida gestionali 2019

Le sei linee guida gestionali già individuate nella Determinazione presidenziale n. 119/2018 sono confermate e articolate in obiettivi specifici e relativi indicatori:

• Ampliamento della base imponibile contributiva: incremento dell’accertamento entrate, misurato attraverso il Valore della Produzione Contributi (maggiori entrate DCERC).
• Deflazione del contenzioso: miglioramento della gestione del contenzioso amministrativo, misurato tramite gli indici sintetici di qualità dei ricorsi amministrativi e dei pareri/attività peritali in materia di prestazioni assistenziali.
• Sostegno alle fasce più deboli: ottimizzazione dei flussi relativi a REI, prestazioni a sostegno della famiglia e invalidità civile, con indicatori di percentuale definito e indice sintetico di qualità.
• Dipendenti pubblici: ricostruzione della carriera contributiva e miglioramento dei tempi di liquidazione delle pensioni: riduzione delle posizioni assicurative incomplete e contrazione dei tempi di liquidazione delle pensioni pubbliche, con indicatori di qualità sui conti individuali e sulle pensioni gestione pubblica, oltre a progetti specifici su posizione individuale, scarti riscatti e ricongiunzioni, ed ECO.
• Tempestività nell’aiuto a chi perde il lavoro: incremento della qualità delle prestazioni collegate alla cessazione o sospensione del rapporto di lavoro.
• Dialogo diretto con i cittadini: miglioramento della qualità percepita dall’utente, misurato dall’indice sintetico di qualità dell’Area Customer Care.

Le attività progettuali connesse alle linee guida sono considerate strumentali al raggiungimento degli obiettivi specifici e non sono valorizzate autonomamente ai fini della performance della Direzione generale. Restano invece rilevate in consuntivazione ai soli fini informativi e di rendicontazione verso gli Organi di indirizzo.

Strutture centrali: programmazione, fabbisogni e obiettivi

Per le Strutture centrali il Piano 2019 si articola in obiettivi di efficienza nell’uso delle risorse umane, efficienza nell’uso delle risorse economiche, gestione della spesa, razionalizzazione logistica, indicatori di produzione e obiettivi collegati al CRID.

La programmazione delle attività avviene tramite SAP BPC. Ogni CdR titolare di un Programma Operativo individua le Strutture centrali coinvolte e propone la articolazione degli Interventi; una volta definite le proposte, le Strutture assegnatarie dell’Intervento indicano l’area dirigenziale responsabile, le date di inizio e fine, l’output atteso e le risorse umane ed economiche necessarie. Le Strutture non coinvolte nei Programmi Operativi programmano solo le Attività Istituzionali.

I fabbisogni devono essere espressi in modo puntuale:

• le risorse umane in FTE (unità ABC medie annuali equivalenti);
• le risorse economiche in termini di straordinario, turni, missioni e timesheet.

I fabbisogni sono sottoposti a valutazione di congruità economica da parte della Direzione centrale Pianificazione e controllo di gestione e di compatibilità finanziaria da parte della Direzione centrale Risorse umane.

Efficienza nell’impiego delle risorse nelle Strutture centrali

Per le Strutture centrali viene confermato il parametro di presenza, calcolato al netto di straordinario, time sheet, formazione, ore di maggiore presenza non retribuita e altre assenze non riconducibili all’azione manageriale. Il valore obiettivo è pari o superiore all’80% a livello di CdR.

Quanto alle risorse economiche, il budget riguarda in particolare:

• compensi per lavoro straordinario;
• compensi per turni;
• missioni in Italia e all’estero;
• impiego di personale di altre Strutture tramite timesheet.

Le assegnazioni economiche effettuate all’avvio della circolare costituiscono il riferimento per la valutazione degli obiettivi 2019; eventuali richieste integrative in corso d’anno non modificano gli obiettivi assegnati. È inoltre previsto uno specifico obiettivo di gestione di straordinario e turni, con scostamento massimo del -5% tra fabbisogno approvato e costi effettivi rilevati in SAP CO.

IEEP/CRID per le Strutture centrali

L’indicatore di Efficacia economico-finanziaria della produzione (I.E.E.P./CRID) misura il contributo delle attività produttive alle componenti positive e negative della gestione, in termini di maggiori entrate e minori uscite. Per il 2019 la tabella degli obiettivi nazionali indica un valore complessivo pari a 11.167.662.580.

Le componenti positive includono, tra le altre:

• accertamento contributi in fase di gestione flussi;
• accertamenti contributivi da vigilanza ispettiva, documentale e DMV;
• accertamenti ECA/DD.PP.;
• accertamento benefici in sede di pensione/TFS;
• riscatti e ricongiunzioni.

Le componenti negative includono:

• interessi legali su prestazioni;
• accertamento di prestazioni indebite;
• minori prestazioni da vigilanza;
• azioni surrogatorie.

L’obiettivo nazionale prevede un incremento del 2,10% dei valori dell’Area Entrate rispetto al 2018, mentre il quadro generale conferma sostanzialmente i valori del 2018. Alcune Strutture centrali hanno obiettivi mirati sulle singole voci dell’indicatore, in particolare la Direzione centrale Entrate e recupero crediti, la Direzione centrale Pensioni, la Direzione centrale Ammortizzatori sociali, la Direzione centrale Sostegno alla non autosufficienza, invalidità civile e altre prestazioni, il Coordinamento generale medico legale e il Coordinamento generale legale.

Gestione della spesa e razionalizzazione logistica

Per le Direzioni centrali titolari di budget di spesa è previsto un limite di scostamento del +5% rispetto al fabbisogno congruito dalla Direzione centrale responsabile di spesa, valutato a livello di capitolo. In sede di rendicontazione finale, sono considerate anche le somme assegnate per ripianare risorse già utilizzate dalle Strutture territoriali, incluse quelle sui conti di transito e quelle riferite a importi di anni precedenti.

La Direzione centrale Patrimonio e archivi è destinataria di specifici obiettivi sulla razionalizzazione logistica e sul completamento dei piani previsti per il 2019. Gli effetti sono valutati anche in termini di minori costi e all’interno degli indicatori di gestione e dei fabbisogni standard.

La circolare richiama inoltre il piano di dismissione del patrimonio immobiliare da reddito, previsto dall’articolo 38 del decreto-legge n. 50/2017. Viene ribadito l’obiettivo della completa dismissione del patrimonio da reddito, anche mediante conferimento a fondi immobiliari, con particolare attenzione alle regioni in cui il patrimonio è maggiormente concentrato.

Programmazione delle Strutture territoriali

La programmazione territoriale per il 2019 si fonda su sette assi principali:

1. smaltimento delle giacenze e raggiungimento della correntezza;
2. obiettivi connessi al Controllo Processo Produttivo;
3. miglioramento della qualità del servizio;
4. indicatore I.E.E.P./CRID;
5. razionalizzazione logistica e dismissione del patrimonio da reddito;
6. attività di censimento degli archivi (G.A.C.);
7. indicatori di gestione e fabbisogni standard.

Fabbisogno di risorse umane e leve gestionali

La definizione del fabbisogno di personale passa attraverso tre passaggi:

• dimensionamento del carico di lavoro, sulla base delle domande pervenute e delle giacenze;
• determinazione del fabbisogno di risorse umane, tale da garantire la congruità a livello di Direzione provinciale;
• programmazione delle leve gestionali, tra cui mobilità interna, sussidiarietà interna, interprovinciale e interregionale, progetti regionali di miglioramento, poli specialistici regionali e lavoro straordinario.

Piano di produzione

Il piano di produzione deve assicurare la correntezza delle lavorazioni e la riduzione delle giacenze, tenendo conto anche dell’ingresso graduale delle nuove risorse assunte alla fine dell’anno in corso.

Obiettivi di smaltimento delle giacenze

Gli obiettivi restano costruiti secondo la clusterizzazione, ma la circolare individua valori ottimali specifici per alcune aree:

• Area prestazioni e servizi: 30 giorni;
• Altre Aree: 70 giorni;
• Area Flussi: 65 giorni;
• Area Gestione Conto Assicurativo Individuale: 75 giorni.

L’indice di deflusso deve essere pari o superiore a 1 per tutte le aree.

Qualità ed efficacia

La qualità del servizio incide sia sull’incentivo ordinario sia su quello speciale. Gli obiettivi vengono determinati partendo dal confronto tra il risultato 2018 e la media del cluster di appartenenza:

• se il consuntivo 2018 è migliore della media di cluster, il valore viene confermato come obiettivo 2019;
• se è peggiore, l’obiettivo deve essere almeno pari alla media di cluster 2018.

Per professionisti legali e medici si applica un criterio analogo, con riferimento ai cluster regionali già utilizzati. Sono previste due clausole di graduazione del miglioramento continuo: una per i casi in cui sia già stato raggiunto un livello ottimale e una per le situazioni in cui il risultato consuntivo sia molto distante dalla media di cluster o dal budget predefinito.

Efficienza: impiego delle risorse umane e produttività

Per le aree di produzione, l’obiettivo di impiego delle risorse umane è regionalizzato e differenziato tra Direzioni regionali/di coordinamento metropolitano, con valori che vanno dall’82% al 87% a seconda del contesto territoriale; sono previste eccezioni e correttivi per alcune strutture, come la DCM Roma, il Lazio e il Trentino-Alto Adige. Il personale dei Coordinamenti Legali Regionali non è conteggiato ai fini dell’indicatore.

La produttività è misurata in termini di punti omogeneizzati di produzione pro capite media mensile e per il 2019 è fissata in 124 punti. Il valore viene rilevato a livello regionale/DCM, mentre a livello provinciale, di agenzia e di linea di servizio l’indicatore è mantenuto per la congruità dell’impiego delle risorse. Sono previsti obiettivi intermedi trimestrali solo ai fini degli acconti di performance.

Attività di informazione e consulenza

Le attività di informazione e consulenza residuali sono valorizzate attraverso parametri di assorbimento risorse differenziati per cluster di sedi sportello. La circolare riporta una griglia articolata di percentuali di risorse disponibili per tali attività, distinta per i cluster 1A-8B e collegata ai diversi insediamenti territoriali.

Piani delle attività delle Direzioni regionali/DCM

Le Direzioni regionali e di coordinamento metropolitano predispongono piani delle attività coerenti con le funzioni attribuite dall’Ordinamento dei servizi. Tali piani devono indicare:

• area dirigenziale responsabile;
• obiettivo assegnato, espresso mediante indicatore e valore obiettivo;
• risorse umane ed economiche necessarie.

Le attività considerate riguardano in particolare gestione del patrimonio a reddito, strutture sociali, welfare, beni strumentali, approvvigionamento beni e servizi ed esecuzione lavori. Gli effetti devono riflettersi su qualità del servizio, risparmi di costo e ottimizzazione delle risorse.

Progetti di miglioramento, spesa e gestione contabile territoriale

Nel 2019 proseguono i Progetti Nazionali di Miglioramento già avviati nel 2017 e 2018:

• implementazione volontaria della posizione assicurativa individuale dei dipendenti pubblici (P2);
• lavorazione degli scarti relativi a riscatti e ricongiunzioni nella Gestione Dipendenti Pubblici (P3).

Le Strutture territoriali possono inoltre avviare ulteriori progetti di miglioramento, e nel Piano della Performance 2019-2021 potranno essere attivati altri Progetti Nazionali se necessari per affrontare criticità residue.

Sul versante della spesa, le Direzioni regionali e di coordinamento metropolitano devono contenere gli scostamenti tra budget/forecast e costi effettivi entro limiti prefissati:

• I, II e III Forecast: scostamento massimo del +5%;
• IV Forecast: scostamento massimo del ±5%.

La valutazione riguarda alcuni capitoli di spesa specificamente elencati, tra cui straordinario, missioni, buoni pasto, libri e pubblicazioni, cancelleria, utenze, pulizia, vigilanza, impiantistica, fitto locali, manutenzione e spese legali connesse al recupero crediti. È inoltre richiesto il corretto riallineamento del conto transitorio di direzione regionale 1005; nei primi tre forecast il saldo giacente non può superare il 5% del totale delle spese di funzionamento, mentre al IV forecast il saldo deve essere pari a zero.

Archivi e razionalizzazione logistica territoriale

La gestione degli archivi è oggetto di un obiettivo specifico per la Direzione centrale Patrimonio e archivi e per le Strutture territoriali. L’attività consiste nel censimento quantitativo e qualitativo degli archivi cartacei di deposito, al fine di assicurare:

• corretta gestione archivistica;
• corretta attività di scarto;
• corretto trasferimento della documentazione ai siti del PAN;
• corretta consultazione dei fascicoli.

L’obiettivo è misurato dall’indicatore di qualità "Gestione Archivi" e si compone di due elementi:

• completezza del censimento, con valore obiettivo 7,2 punti su un massimo di 8;
• stato di avanzamento, con definizione totale della consistenza degli archivi di deposito e validazione del completamento in GAG per tutti gli archivi presenti negli immobili delle Strutture.

Sono compresi anche gli archivi presenti in immobili non direttamente collegati alla Struttura e i ML eventualmente non indicati nella consistenza 2017 ma presenti nell’immobile. Sono esclusi solo gli archivi correnti e gli archivi storici.

Conto economico di CdR e indicatori economici

Il Conto economico di CdR raccoglie entrate, uscite, costi e ricavi legati alle finalità istituzionali. La circolare evidenzia che il conto integra una serie di indicatori per un’analisi multidimensionale della performance.

L’indicatore di redditività è definito dal rapporto tra I.E.E.P./CRID e costi di gestione totali. Più alto è il valore, maggiore è la capacità dell’Istituto di generare risorse per ogni euro speso.

Sono poi richiamati ulteriori indicatori economici di gestione:

• I.E.E.P./CRiD per punto omogeneizzato;
• costi diretti/costi totali;
• costo diretto della produzione/costi totali;
• costo del personale diretto di produzione/costo del personale totale;
• costi totali per punto omogeneizzato.

Lo straordinario programmato a inizio anno entra tra i costi totali di funzionamento e viene considerato, ai fini degli indicatori di gestione, come limite massimo di incidenza del fabbisogno. Se l’utilizzato supera il programmato, l’eccedenza viene neutralizzata solo ai fini degli indicatori, consentendo alle Strutture di usare più straordinario, entro i limiti di spesa, per affrontare situazioni critiche di giacenza senza effetti negativi sulla performance.

Costi standard e fabbisogno di straordinario

Per l’esercizio 2019 il sistema dei fabbisogni secondo la tipologia dei costi standard si articola su tre livelli e su 21 indicatori economici elementari. Il numero indice del costo standard è calcolato come rapporto tra l’indicatore risultante dalla programmazione della singola Struttura territoriale e l’indicatore medio del cluster di riferimento.

Il fabbisogno per straordinario è collegato alla produzione prevista in sede di programmazione. La Struttura può impiegare straordinario per raggiungere gli obiettivi di produzione e di abbattimento delle giacenze; l’indicatore resta positivo anche se l’impiego di straordinario supera il fabbisogno richiesto, purché coerente con la produttività programmata.

Calendario e strumenti operativi

Il processo di programmazione 2019 si apre con la pubblicazione della circolare e con l’attivazione dei sistemi:

• Nuovo Piano Budget per le Strutture territoriali;
• SAP BPC per le Strutture centrali;
• SAS Workforce per le Strutture territoriali;
• SAP BW per l’autofunzionamento.

Dopo l’approvazione del Bilancio di previsione 2019, il Direttore generale assegnerà il budget ai centri di responsabilità.

Per le Strutture centrali il calendario prevede:

• fabbisogni per le Attività Istituzionali entro il 4 gennaio 2019;
• definizione dell’anagrafica degli Interventi e dei relativi fabbisogni dal 21 gennaio al 18 febbraio 2019.

Per le Strutture territoriali il calendario prevede:

• piano di produzione e impiego risorse umane entro il 4 gennaio 2019;
• piani di sussidiarietà dal 21 al 25 gennaio 2019;
• rilevazione fabbisogno economico entro il 4 gennaio 2019;
• piani delle attività della Direzione regionale/DCM entro il 4 gennaio 2019;
• verifiche di congruità economica e compatibilità finanziaria dal 14 al 23 gennaio 2019.

Gli strumenti applicativi di riferimento sono SAP BPC per la programmazione delle Strutture centrali, Piano Budget per la programmazione delle risorse umane territoriali, SAS Workforce per la rilevazione dei fabbisogni economici e SAP BW per i piani di attività delle Direzioni regionali/DCM. La circolare richiama anche la manualistica disponibile in intranet e la casella di supporto tecnico dedicata.