Circolare numero 120 del 21-12-2018

Chiusura della contabilità dell’esercizio 2018 e gestione del periodo suppletivo

La circolare definisce il calendario operativo per la chiusura della contabilità dell’esercizio 2018, con particolare attenzione al periodo suppletivo e alle attività preliminari necessarie per garantire la corretta predisposizione del Rendiconto generale. Il testo insiste sul fatto che la tenuta contabile non può essere considerata un adempimento meramente di fine anno, ma deve poggiare su un monitoraggio costante durante tutto l’esercizio, sulla collaborazione tra strutture amministrative e contabili e su una formazione continua del personale.

Premesse organizzative e presidio contabile

Il Rendiconto generale è qualificato come documento di sintesi delle risultanze della gestione annuale e la sua attendibilità dipende dalla puntuale rilevazione dei fatti amministrativi nelle scritture contabili. Per questo motivo l’Istituto richiama l’esigenza di verifiche tempestive lungo tutto l’anno, senza limitarsi al periodo suppletivo. La circolare evidenzia anche il ruolo dei responsabili delle unità organizzative delle Direzioni regionali e di coordinamento metropolitano, chiamati a presidiare e supportare le attività dei funzionari territoriali, nonché l’importanza di seguire costantemente la messaggistica e le circolari dell’Istituto.

Scadenze per la chiusura contabile

Il periodo suppletivo, riservato alle contabilizzazioni in conto precedente esercizio, si chiude il 31 gennaio 2019. Per le operazioni contabili concernenti i flussi di cassa la chiusura è anticipata al 22 gennaio 2019. Dopo tale data non è più possibile effettuare registrazioni contabili relative ai conti correnti bancari e postali e alle contabilità speciali presso la Tesoreria provinciale dello Stato.

Procedure automatizzate e trasmissione dei documenti

Il termine di chiusura del periodo suppletivo riguarda esclusivamente gli adempimenti degli uffici competenti per la contabilità. Le procedure automatizzate "conferenti" (tra cui DM, artigiani, esercenti attività commerciali, agricoli, parasubordinati, domestici, volontari, riscatti e ricongiunzioni, ecc.) sono state adeguate con termine ultimo di riferimento al 25 gennaio 2019 per l’elaborazione dei dati da inserire nel sistema contabile in conto esercizio 2018.

I documenti prodotti dagli uffici amministrativi e contenenti dati contabili devono essere trasmessi agli uffici contabili entro il 24 gennaio 2019, così da consentire le eventuali registrazioni e le scritture di assestamento entro il termine del periodo suppletivo.

Supporto in caso di criticità e apertura della procedura "Ip Aut"

Per la soluzione rapida di eventuali problematiche inerenti le chiusure contabili indicate nell’allegato A, la circolare rinvia agli uffici della Direzione centrale Amministrazione finanziaria e servizi fiscali. Inoltre, qualora se ne ravvisi la necessità, il Direttore centrale potrà autorizzare con apposito messaggio l’apertura della procedura denominata "Ip Aut" nel periodo dal 4 al 15 febbraio 2019, al fine di acquisire sul sistema contabile ulteriori registrazioni necessarie in conto esercizio 2018.

Indicazioni conclusive

La circolare conclude ribadendo che la funzione contabile è essenziale per il raggiungimento degli obiettivi istituzionali in termini di efficienza, efficacia e qualità. Le Strutture destinatarie sono quindi invitate a svolgere con puntualità tutte le attività richieste e a garantire il corretto rispetto delle scadenze fissate.