Circolare numero 136 del 13-6-1997

Scarto dei documenti ex SCAU in attesa dell’aggiornamento del massimario

La circolare interviene sulla gestione archivistica della documentazione dell’ex SCAU, richiamando la precedente sospensione degli scarti disposta nel 1996 a seguito della revisione del massimario di conservazione e scarto. In attesa del completamento dell’aggiornamento, viene però consentito alle strutture periferiche di operare lo scarto secondo criteri già definiti.

Contesto e finalità

Con la circolare n. 216 del 13.11.1996 era stato trasmesso il massimario di conservazione e di scarto degli atti e documenti dell’Istituto. Nella stessa occasione era stata sospesa qualsiasi operazione di scarto relativa alla documentazione dell’ex SCAU, poiché risultava in corso la revisione e l’aggiornamento del massimario specifico.

La presente comunicazione si colloca quindi in una fase transitoria e mira a consentire la gestione dello scarto documentale senza attendere il perfezionamento definitivo del nuovo massimario.

Autorizzazione alle Strutture periferiche

Nelle more della revisione del massimario di scarto concernente gli atti e documenti dell’ex SCAU, tutte le Strutture periferiche vengono autorizzate a procedere allo scarto dei documenti interessati.

L’autorizzazione non è generica, ma deve essere esercitata sulla base del massimario di scarto dei documenti di archivio degli Uffici Provinciali e del Centro Elettronico SCAU, assumendo quindi come riferimento il quadro già esistente per la selezione e eliminazione della documentazione.

Massimario applicabile

Il massimario richiamato è quello:

• approvato dalla Commissione Centrale del Ministero del Lavoro il 20.1.1973;
• modificato il 26.6.1973;
• già disponibile presso tutte le Soprintendenze Archivistiche Territoriali.

La circolare valorizza dunque un riferimento archivistico preesistente, utilizzabile fino alla conclusione dell’aggiornamento del massimario specifico per l’ex SCAU.

Tempo minimo di conservazione

La circolare richiama espressamente quanto deliberato dal Consiglio di Amministrazione dell’Istituto nella seduta del 4.6.1966, delibera n. 905, precisando un vincolo inderogabile:

• i tempi minimi di conservazione non possono essere inferiori a cinque anni.

Si tratta quindi di un limite minimo generale che deve essere rispettato anche nell’applicazione del massimario di scarto temporaneamente utilizzabile.

Indicazioni pratiche

Per l’allegato è specificato che il riferimento è al supporto cartaceo. Il documento, nel complesso, fornisce alle strutture periferiche una base operativa per lo scarto degli atti ex SCAU, mantenendo fermo il rispetto dei termini minimi di conservazione e rinviando al futuro aggiornamento del massimario specifico.