Prescrizioni del Garante n. 34 del 30/01/2025

Ministero dell'agricoltura: uso illecito di dati sanitari per avviare la verifica di inidoneità psicofisica al servizio

Il provvedimento riguarda il Ministero dell'agricoltura, della sovranità alimentare e delle foreste, destinatario di un reclamo presentato da una propria dipendente. L'Autorità ha esaminato, da un lato, l'utilizzo di un certificato medico contenente diagnosi e, dall'altro, un presunto problema di accessi al protocollo informatico.

Origine del reclamo e contestazioni dell'interessata

La dipendente ha lamentato due distinti profili:

• l'uso di dati sanitari dettagliati, acquisiti nell'ambito di un procedimento disciplinare, per attivare un procedimento volto ad accertare l'eventuale inidoneità psicofisica al servizio ai sensi del d.P.R. 171/2011;
• la presunta possibilità, per personale non autorizzato, di accedere tramite protocollo informatico a documenti e informazioni personali.

Quanto al primo profilo, la reclamante aveva chiesto il rinvio di un'audizione disciplinare per malattia e, a sostegno dell'istanza, aveva inviato certificazioni mediche con indicazione della diagnosi. Il Ministero ha poi utilizzato tali informazioni per richiedere la visita alla Commissione medica di verifica.

Attività istruttoria e difese del Ministero

Nel corso dell'istruttoria il Ministero ha sostenuto di avere agito nell'interesse della dipendente e della sicurezza sul lavoro, richiamando:

• l'art. 55-octies del d.lgs. 165/2001;
• il d.P.R. 171/2011;
• l'art. 15 del d.P.R. 461/2001, che impone l'invio di una relazione con tutti gli elementi informativi disponibili;
• le Linee guida del Garante del 14 giugno 2007 sul trattamento dei dati dei lavoratori pubblici;
• l'art. 41 del d.lgs. 81/2008 sulla sorveglianza sanitaria.

L'Amministrazione ha affermato che la documentazione sanitaria era stata trasmessa anche a uffici diversi per iniziativa della stessa dipendente e che, comunque, la Commissione medica aveva poi confermato l'idoneità al servizio.

Esito sul presunto accesso non autorizzato ai documenti

Sul secondo tema il Garante non ha ravvisato violazioni. Dalla documentazione acquisita e dalle dichiarazioni del Ministero è emerso che:

• i documenti non sono stati visionati da soggetti non autorizzati;
• la configurazione tecnica del sistema non rendeva possibile l'accesso contestato.

Pertanto, per questo aspetto non sono emersi presupposti per attribuire responsabilità al Ministero.

Il trattamento dei dati relativi alla salute e il principio di limitazione della finalità

L'Autorità ha ritenuto invece illecito il trattamento dei dati sanitari. Ha ricordato che il datore di lavoro pubblico può trattare dati anche particolari solo in presenza di una base giuridica adeguata e nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione della finalità e minimizzazione.

In particolare, il Garante ha ribadito che, salvo specifiche previsioni normative, il datore di lavoro pubblico non è legittimato a raccogliere o riutilizzare certificazioni mediche contenenti diagnosi per finalità ulteriori rispetto a quelle per cui sono state prodotte. Nel caso esaminato, la dipendente aveva trasmesso la documentazione solo per dimostrare l'impedimento a partecipare all'audizione disciplinare; il Ministero avrebbe dovuto limitarsi a valutare il rinvio richiesto.

Perché il riuso dei dati è stato ritenuto illecito

L'Autorità ha sottolineato che il Ministero non poteva trasformare quella documentazione, acquisita per una finalità difensiva nel procedimento disciplinare, nel presupposto per attivare una distinta procedura di verifica dell'inidoneità psicofisica al servizio.

Il riuso è stato ritenuto non conforme perché:

• la documentazione sanitaria era stata acquisita per una finalità diversa e più circoscritta;
• mancavano altri elementi specifici che giustificassero l'avvio della procedura di inidoneità;
• l'Amministrazione avrebbe dovuto invitare la dipendente a non inviare ulteriori documenti recanti diagnosi e a non trasmetterli a uffici non competenti;
• il fatto che la certificazione fosse stata inviata anche a un ufficio diverso per errore non legittimava comunque l'ulteriore utilizzo dei dati.

Il Garante ha anche evidenziato che, se sussistevano esigenze di tutela della salute del lavoratore, era già disponibile la diversa cornice della sorveglianza sanitaria ex art. 41 d.lgs. 81/2008, distinta dalla procedura di accertamento dell'inidoneità psicofisica permanente.

Norme ritenute violate

Il trattamento è stato dichiarato illecito per violazione di:

• art. 5, par. 1, lett. a), del GDPR;
• art. 6 del GDPR;
• art. 9, par. 2, lett. b) e g), del GDPR;
• artt. 2-ter e 2-sexies del Codice privacy.

Il provvedimento richiama anche l'art. 2-decies del Codice sulla possibile inutilizzabilità dei dati trattati in violazione della disciplina.

Valutazione di gravità e scelta dell'ammonimento

Pur accertando l'illecito, il Garante ha considerato diversi elementi attenuanti ai fini dell'art. 83, par. 2, GDPR:

• la documentazione era stata inviata per errore dalla stessa interessata;
• il Ministero aveva agito con finalità precauzionali e preventive;
• erano state adottate cautele per limitare la circolazione dei dati, anche con l'invio in plico chiuso e sigillato;
• si trattava di un episodio isolato, riguardante solo la reclamante;
• il titolare aveva consultato il DPO;
• vi era stata cooperazione con l'Autorità;
• non risultavano precedenti violazioni analoghe.

Sulla base di tali circostanze, il Garante ha qualificato il caso come "violazione minore" e ha ritenuto sufficiente l'ammonimento ex art. 58, par. 2, lett. b), GDPR, senza applicare sanzioni pecuniarie o altre misure correttive.

Dispositivo finale

Il Garante ha quindi:

• dichiarato l'illiceità del trattamento dei dati personali effettuato dal Ministero;
• ammonito il Ministero per la violazione delle norme richiamate;
• disposto la pubblicazione del provvedimento sul sito istituzionale;
• escluso la necessità di ulteriori misure correttive, poiché la condotta aveva già esaurito i suoi effetti.

È stata infine richiamata la possibilità di proporre ricorso all'autorità giudiziaria ordinaria nei termini di legge.