Circolare numero 113 del 21-10-2009

Riorganizzazione dei processi di supporto: accentramento delle funzioni delle risorse umane

La circolare definisce la nuova architettura organizzativa della gestione delle risorse umane nell’ambito del processo di rinnovamento della struttura territoriale dell’Istituto. Essa dà attuazione, per la materia delle risorse umane, alla logica di accentramento già avviata con la circolare n. 37/2009 e sviluppata, per le risorse strumentali, con la circolare n. 103/2009.

L’obiettivo dichiarato è razionalizzare i processi di supporto, migliorando automazione, telematizzazione, uniformità gestionale e presidio centrale e regionale delle attività amministrative connesse al rapporto di lavoro del personale.

Quadro generale dell’accentramento

La circolare stabilisce che numerose funzioni prima gestite localmente vengono accentrate nelle Direzioni regionali, mentre alle Direzioni provinciali e, in via transitoria, alle Agenzie complesse resta un presidio per le attività residuali.

Le attività accentrate riguardano in particolare:

• gestione operativa della malattia;
• gestione dell’organigramma e allocazione delle risorse;
• time management;
• payroll;
• missioni;
• permessi sindacali;
• mutui e prestiti;
• aggiornamento anagrafico e tenuta del fascicolo personale;
• formazione.

Gestione operativa della malattia

La gestione delle assenze per incapacità lavorativa temporanea è attribuita alla Direzione regionale per tutte le strutture dipendenti. Il dipendente deve continuare a comunicare tempestivamente lo stato di malattia secondo le modalità vigenti; a supporto è reso disponibile il numero verde nazionale del Contact Center 803.164, con funzione dedicata all’utente interno, attivo dal lunedì al sabato dalle ore 08,00.

L’operatore del Contact Center compila un form e lo invia alla casella di posta della Direzione regionale. Il team regionale gestione risorse umane e formazione registra immediatamente l’assenza nelle procedure, rendendola disponibile in p@perless al responsabile dell’unità organizzativa del dipendente assente.

La documentazione sanitaria giustificativa deve comunque essere recapitata con le forme ordinarie e nei termini previsti dalla normativa vigente. Se il certificato viene trasmesso per posta, deve essere indirizzato direttamente alla Direzione regionale; se invece è consegnato alla struttura di appartenenza, quest’ultima deve inoltrarlo alla Direzione regionale entro il giorno lavorativo successivo al ricevimento.

Organigramma, allocazione delle risorse e modulo OM

La tenuta del Modulo OM di SAP H/R3 è affidata al team regionale gestione risorse umane e formazione quale utente finale OM. I Controller di sede sono abilitati, per le competenze di propria pertinenza, alla gestione delle percentuali di allocazione del personale su posizioni multiple e alla consultazione dei dati OM di sede.

L’utente finale OM deve curare:

• gestione e aggiornamento delle "posizioni" che individuano profilo contrattuale e qualifica nella base dati del personale (VEGA);
• allocazione delle persone nelle posizioni e aggiornamento in caso di assegnazioni temporanee, distacchi, comandi, trasferimenti e provvedimenti disciplinari già registrati prioritariamente su VEGA;
• creazione delle eventuali posizioni multiple richieste dai direttori di sede per attribuzioni percentuali e conseguente allocazione del personale.

La creazione, modifica, verifica e aggiornamento delle unità organizzative sono esercitate in modo coordinato dalla DC Organizzazione e dalla DC Risorse Umane, anche su proposta delle Direzioni regionali. Le variazioni devono essere tempestivamente comunicate alla casella struttureorganizzativesap@inps.it. Le proposte regionali, una volta approvate, sono formalizzate dai Direttori regionali con i relativi provvedimenti, da comunicare alle Direzioni centrali competenti.

La circolare sottolinea che l’aggiornamento puntuale del Modulo OM è essenziale per l’allineamento con SAP Payroll, SAP FI, SAP CO e VEGA. Inoltre, nel corso del 2010, le risultanze del Modulo OM alimenteranno automaticamente SAP Payroll per l’erogazione dei trattamenti economici connessi alle posizioni funzionali e organizzative: saranno pertanto retribuite soltanto le posizioni registrate in OM, per evitare sia indebite erogazioni sia mancate corresponsioni.

Time management, ferie, permessi e buoni pasto

Il time management è complessivamente accentrato in Direzione regionale. Al team regionale è attribuita la gestione delle impostazioni dei profili lavorativi, delle quadrature periodiche delle presenze, delle correzioni di errori, anomalie e carenze, nonché la gestione complessiva delle ferie e dei permessi.

La richiesta di ferie e permessi da parte del dipendente non subisce modifiche procedurali: il lavoratore continua a presentare domanda tramite p@perless al responsabile della struttura presso cui presta servizio. Il responsabile può accoglierla o meno, tenendo conto delle esigenze di servizio. L’accoglimento vale come nulla osta rispetto alle esigenze dell’ufficio, ferma restando la successiva verifica dei requisiti normativi e contrattuali da parte della Direzione regionale.

Per i permessi di qualsiasi tipologia, incluse assenze personali, sindacali e per assistenza ai disabili, la verifica dei requisiti è accentrata sulla Direzione regionale.

Per le ferie la circolare richiama espressamente il D.Lgs. n. 66/2003 e il messaggio n. 18006 del 9.5.2005, ribadendo che la corretta gestione resta di competenza del dirigente responsabile, che deve predisporre adeguati piani ferie e verificarne il rispetto anche per evitare la sanzione amministrativa prevista dall’art. 18-bis, comma 3, del decreto legislativo citato. Viene richiamata anche l’esistenza dei contatori ferie annuali di cui al messaggio n. 5842 del 24.2.2006.

L’accoglimento delle richieste di ferie da parte del dirigente costituisce autorizzazione a tutti gli effetti.

Anche la gestione dei buoni pasto è accentrata sulla Direzione regionale; alle strutture territoriali resta soltanto la custodia e distribuzione dei contingenti assegnati, attività destinata a cessare con il rilascio dei buoni pasto elettronici.

Payroll e pagamento delle competenze

La gestione dei pagamenti delle competenze del personale è accentrata sulla Direzione regionale per tutte le strutture dipendenti. Il team regionale si occupa dei servizi della procedura PAYROLL relativi alla liquidazione delle competenze, alla simulazione e al calcolo dei cedolini paga, nonché alle correzioni di errori, anomalie e carenze.

La circolare collega tale assetto all’imminente rilascio delle procedure per il pagamento accentrato su Banca d’Italia mediante mandato unico. Il pagamento delle competenze avverrà direttamente tramite il sistema centrale, secondo le indicazioni già presenti negli archivi informatici.

Missioni, permessi sindacali, mutui e prestiti

Per le missioni viene precisato che resta ferma la competenza territoriale per i procedimenti di autorizzazione. È invece accentrata sulla Direzione regionale, per le strutture dipendenti, la sola attività di liquidazione delle competenze, inclusa l’erogazione di eventuali acconti relativi allo svolgimento di attività fuori dalla sede ordinaria di servizio. Per le nuove disposizioni operative si rinvia al Messaggio Hermes n. 020711 del 17/09/2009.

Per i permessi sindacali, in attesa della sottoscrizione definitiva dell’Accordo quadro che rivede la disciplina della materia, competenze e responsabilità sono attribuite esclusivamente al team regionale gestione risorse umane e formazione. Le specificità operative saranno oggetto di successive note.

Per mutui e prestiti al personale l’intera gestione è accentrata sulla Direzione regionale. L’istruttoria delle domande è affidata al team regionale, mentre il provvedimento conclusivo di concessione è adottato dal Direttore regionale. Il dipendente può presentare la domanda presso la propria struttura di appartenenza, che deve poi trasmetterla alla Direzione regionale.

Aggiornamento anagrafico e fascicolo personale

La gestione della posizione anagrafica e amministrativa del personale è accentrata sulla Direzione regionale e comprende registrazioni anagrafiche del dipendente e dei familiari, trasferimenti, assegnazioni temporanee, part-time, titoli di studio, provvedimenti disciplinari, assenze rilevanti e altri elementi giuridico-amministrativi.

Il team regionale gestione risorse umane e formazione è responsabile della verifica dei flussi informativi e della documentazione nella procedura VEGA, nonché della tenuta e aggiornamento del fascicolo personale di sede.

Le variazioni richieste dal dipendente, come il conseguimento di titoli di studio o modifiche del nucleo familiare, devono essere presentate alla struttura di appartenenza, che cura la trasmissione alla Direzione regionale. Gli atti delle strutture territoriali con effetti sullo stato giuridico del personale, come provvedimenti disciplinari o attivazione del part-time, devono essere inoltrati tempestivamente al team regionale per l’aggiornamento in VEGA e nel fascicolo personale.

Per rendere fluido e corretto l’aggiornamento delle posizioni amministrative, le strutture territoriali devono trasferire i fascicoli del proprio personale alla Direzione regionale secondo tempi e modalità fissati in un apposito piano logistico-funzionale. Restano in capo alle strutture territoriali, anche attraverso il presidio risorse umane, le attività di informazione, certificazione e attestazione di servizio.

Gestione della formazione

La formazione locale è accentrata presso la Direzione regionale, cui spetta la redazione del piano annuale complessivo, l’organizzazione dei corsi di iniziativa regionale o centrale da realizzare a livello decentrato, il coordinamento della formazione sul posto di lavoro, la gestione del budget per la docenza interna, l’aggiornamento del database degli esperti di materia, l’alimentazione della procedura della formazione e la rendicontazione qualitativa e quantitativa delle attività svolte.

Le strutture territoriali trasmettono annualmente alla Direzione regionale una proposta di interventi on the job, sulla base di una procedura standardizzata di analisi dei fabbisogni formativi. In attesa dell’accordo con le OO.SS. nazionali sul nuovo sistema di controllo direzionale della formazione, continuano ad applicarsi le procedure regionali vigenti.

La Direzione regionale elabora quindi il piano regionale, articolato in attività formative comuni e in azioni locali di formazione sul posto di lavoro, ne monitora l’andamento e registra nella procedura automatizzata i dati sulla formazione realizzata e sui partecipanti. Le funzioni di ripartizione dei posti e di prenotazione delle partecipazioni ai progetti di formazione di iniziativa centrale sono parimenti demandate alla Direzione regionale.

Le strutture territoriali si avvalgono del supporto dei Responsabili di team di sviluppo professionale. A seguito dell’accentramento delle attività collegate ai processi abilitanti viene superata la figura del referente dei processi formativi locali di cui alla circolare n. 143/2002, le cui funzioni sono assunte dal personale del team regionale. Nella fase di transizione le attività residue sono garantite dal presidio risorse umane presso ciascuna struttura territoriale.

Disposizioni organizzative e gestione delle posizioni

Dalla data di pubblicazione della circolare le Direzioni regionali devono sospendere nuovi conferimenti delle posizioni organizzative di Responsabile di processo abilitante gestione risorse umane e di Responsabile di processo abilitante gestione risorse umane e strumentali presso le strutture territoriali.

I trattamenti economici relativi agli incarichi già conferiti restano provvisoriamente in vigore, considerando che i responsabili attuali dovranno assicurare la transizione fino alla riconversione professionale di tutto il personale interessato.

Dimensionamento delle strutture e criteri di riallocazione

L’attuazione delle nuove disposizioni richiede la riorganizzazione della funzione gestione risorse umane, collocata nell’area dirigenziale "Risorse e attività di staff" per le Direzioni regionali di complessità A e B, o direttamente riferita al Direttore regionale per quelle di complessità C.

I Direttori regionali devono predisporre un piano di riorganizzazione della funzione gestione risorse umane e formazione e trasmetterlo alle Direzioni centrali competenti per la validazione. Devono inoltre istituire un presidio risorse umane presso le direzioni provinciali e, in via provvisoria, presso le Agenzie complesse, con un massimo di una unità equivalente (FTE) da collocare nella Segreteria del Direttore.

I criteri indicati per il dimensionamento prevedono:

• utilizzo completo delle risorse già impiegate nella funzione in sede regionale, con impiego nelle funzioni istituzionali delle eventuali eccedenze;
• in caso di carenza, utilizzo del personale delle aree di staff della sede regionale reso disponibile dall’applicazione della circolare n. 37/2009;
• in ulteriore carenza, impiego del personale attualmente utilizzato nell’area gestione risorse umane delle sedi del capoluogo di regione.

Se le soluzioni precedenti non bastano, il Direttore regionale può individuare, in via provvisoria ed eccezionale e previa validazione della Direzione centrale Organizzazione e Risorse Umane, poli regionali specializzati per singola attività, ad esempio per la liquidazione missioni o per l’erogazione di mutui e prestiti.

Concentrazione delle risorse sulle attività istituzionali

Il personale non più assegnato alla funzione di gestione delle risorse umane deve essere riallocato sui processi produttivi della sede di appartenenza. Le priorità indicate dalla circolare sono:

• prestazioni a sostegno del reddito, con particolare riferimento agli ammortizzatori sociali;
• invalidità civile;
• criticità locali, con attenzione ai livelli di servizio delle prestazioni e alla gestione del credito.

Monitoraggio e supporto centrale

Per accompagnare il processo di accentramento e garantirne l’uniformità sarà costituita presso la Direzione generale una struttura di supporto composta da dirigenti e funzionari delle diverse professionalità coinvolte. Tale struttura svolgerà attività di monitoraggio sull’andamento del processo.

Le strutture territoriali possono trasmettere segnalazioni e quesiti alle caselle di posta elettronica indicate nell’allegato A, ripartite per area tematica.

Formazione del personale del team regionale

Per assicurare la piena operatività del nuovo modello organizzativo, il personale inserito nel team regionale gestione risorse umane e formazione deve essere adeguatamente professionalizzato su tutti gli aspetti normativi e procedurali dell’amministrazione del rapporto di lavoro e dell’erogazione delle provvidenze economiche.

La circolare evidenzia in particolare la necessità di una conoscenza approfondita di:

• retribuzioni e contratti collettivi;
• assenze dal servizio;
• titoli di studio;
• mobilità territoriale, orizzontale e intercompartimentale;
• part-time;
• benefici assistenziali;
• prestiti e mutui;
• missioni;
• turni e straordinario.

Dovrà inoltre essere assicurata l’integrazione delle competenze sui moduli SAP e VEGA. Una volta completato il quadro organizzativo, saranno organizzati specifici corsi di formazione con docenza interna delle Direzioni centrali Risorse Umane, Organizzazione e Sistemi Informativi. I corsi saranno destinati al personale del team regionale e, ove presenti, ai poli specialistici territoriali.

Fase di test ed estensione nazionale

L’accentramento delle funzioni sarà esteso a tutto il territorio nazionale dopo una fase di test condotta su alcune Regioni appositamente individuate. La circolare viene quindi emessa in anticipo per consentire l’adattamento ai nuovi flussi procedurali e sarà integrata da un successivo messaggio contenente le note operative per la concreta gestione delle funzioni disciplinate.