Circolare numero 15 del 30-01-2013

Integrazione ex ENPALS nell’organizzazione INPS e gestione del personale dal 1° gennaio 2013

La circolare disciplina la fase transitoria di integrazione del soppresso ENPALS nell’INPS, in attuazione del processo di riorganizzazione conseguente alla soppressione degli enti richiamati dall’art. 21 del DL n. 201/2011, convertito dalla Legge n. 214/2011. L’obiettivo è avviare una gestione unificata del personale ex ENPALS e definire progressivamente l’assetto a regime dell’Istituto.

Finalità, decorrenza e fase di sperimentazione

Gli effetti della circolare decorrono dal 1° gennaio 2013. Da tale data i dipendenti del soppresso ENPALS devono attenersi alle nuove disposizioni, sia sotto il profilo organizzativo sia sotto quello della gestione del rapporto di lavoro. La fase viene qualificata come sperimentale e il suo andamento è sottoposto a verifica trimestrale, così da raccogliere elementi utili alla definizione dell’assetto definitivo dell’INPS dopo il completamento dei decreti di trasferimento delle risorse umane, strumentali e finanziarie. È richiamata anche l’informativa già resa alle organizzazioni sindacali nel rispetto della normativa sulle relazioni sindacali.

Assetto organizzativo dei Poli specialistici

A decorrere dal 1° gennaio 2013 il "Polo specialistico per la gestione della previdenza dei lavoratori dello spettacolo e dello sport professionistico" assume, nella procedura VEGA, il codice giuridico e contabile della Direzione provinciale INPS di riferimento. Sul piano gerarchico-funzionale il Polo è incardinato nella Direzione provinciale INPS, nell’ambito dell’Agenzia interna di sede.

Pur in tale collocazione, il Polo conserva autonomia operativa: continua a utilizzare le infrastrutture tecnologiche e informatiche già in uso, secondo le abituali prassi operative, e mantiene inalterate funzioni presidiate, ruoli, responsabilità e competenza territoriale. La struttura centrale di livello dirigenziale generale denominata "Integrazione delle attività ex ENPALS nell’organizzazione INPS" resta responsabile del coordinamento tecnico-funzionale delle attività ancora di competenza, in particolare del recupero crediti e della vigilanza ispettiva, durante la fase transitoria.

Ruolo delle strutture territoriali e centrali

Le Direzioni provinciali interessate devono garantire la corretta implementazione del front end di sede, così da assicurare uniformità nei livelli di accesso ai servizi e supportare le attività operative riconducibili alla gestione ex ENPALS, come il recupero crediti e l’attuazione dei piani di vigilanza ispettiva. Le Direzioni regionali devono coordinarsi con le strutture centrali ex ENPALS, che continuano a svolgere le funzioni istituzionali già di propria competenza sotto il coordinamento della struttura centrale di raccordo e in collegamento con le competenti Direzioni centrali INPS.

Le strutture centrali ex ENPALS proseguono temporaneamente nello svolgimento delle proprie funzioni fino al completamento del processo di riorganizzazione e di integrazione delle procedure, conseguente all’emanazione dei decreti di trasferimento. Le funzioni cosiddette "no core" saranno poi trasferite alle corrispondenti Direzioni centrali INPS con appositi provvedimenti.

Responsabilità procedimentale e gestione delle istanze

Il Responsabile della Linea prodotto/servizio "Polo specialistico per la gestione della previdenza dei lavoratori dello spettacolo e dello sport professionistico" è il responsabile del provvedimento e del procedimento ai sensi della legge n. 241/1990 per gli atti emessi dal modulo organizzativo governato ed è il referente diretto del Responsabile di Agenzia Interna.

Le strutture INPS sul territorio continuano a ricevere le istanze di servizio relative alla previdenza dei lavoratori dello spettacolo e dello sport professionistico e a trasmetterle ai Poli competenti, con priorità per le istanze di attestazione della regolarità contributiva richiamate nel messaggio Hermes n. 004261 dell’8 marzo 2012.

Regole generali sul rapporto di lavoro

Dal 1° gennaio 2013 ai dipendenti ex ENPALS si applicano gli istituti normativi vigenti in INPS. La circolare si concentra su orario di lavoro, part-time e comunicazione delle assenze, rinviando per gli altri aspetti alla Direzione centrale risorse umane – Area normativa e contenzioso del lavoro oppure al Team gestione risorse umane della Direzione regionale competente.

Per quanto riguarda la gestione dei fatti amministrativi del personale, le funzioni collegate alle risorse umane sono attribuite, per il personale delle strutture territoriali ex ENPALS, alla competente Direzione regionale, secondo le modalità operative già previste dalla circolare n. 113/2009 e dalle successive note operative.

Orario di lavoro, mensa, flessibilità e recuperi

La disciplina dell’orario di lavoro applicabile al personale ex ENPALS è quella vigente presso l’INPS. Il personale della sede centrale ex ENPALS continua ad osservare l’orario della Direzione generale, mentre il personale delle sedi territoriali segue l’orario della corrispondente Direzione provinciale INPS.

L’orario di servizio si articola dal lunedì al venerdì in una fascia fissata dall’accordo locale, con inizio non antecedente alle ore 7.30 e termine non successivo alle ore 20.00. L’orario di lavoro ordinario si distribuisce su cinque giorni, dal lunedì al venerdì, in modo uniforme sulle 36 ore settimanali previste dall’art. 17 del CCNL 6 luglio 1995. Gli aspetti di dettaglio, come flessibilità, pausa mensa, straordinario e turni, restano rimessi alla contrattazione decentrata.

Il diritto al servizio sostitutivo di mensa sorge quando la prestazione lavorativa effettiva raggiunge sei ore giornaliere, cui si aggiunge il tempo di pausa nei limiti dell’accordo locale. Ciascun accordo locale definisce anche la fascia oraria della pausa mensa.

Per la Direzione generale, cui devono attenersi i dipendenti della sede centrale ex ENPALS, l’orario è compreso tra le ore 7.30 e le ore 14.42, con pausa mensa di durata minima di 20 minuti e massima di due ore, collocata tra le ore 12.30 e le ore 15.00. Se la pausa mensa di 20 minuti è fruita nei locali dell’Istituto, non occorre timbrare l’inizio e la fine: il sistema registra automaticamente la pausa e l’orario di lavoro si prolunga fino alle ore 15.02. Se invece la pausa è fruita fuori sede per almeno 20 minuti, il personale deve attestarne inizio e fine tramite i varchi elettronici.

È prevista una flessibilità in entrata e in uscita secondo fasce predeterminate dalla contrattazione decentrata, con garanzia della presenza di tutto il personale non inserito in turni nella fascia 9.30-12.42. Per la Direzione generale la flessibilità massima giornaliera è di due ore, fruibile in entrata e/o in uscita. Le ore non lavorate per flessibilità possono essere recuperate nello stesso giorno se utilizzate in entrata, oppure nella stessa settimana o entro il mese successivo.

Se il dipendente fruisce di permessi orari non equiparati a servizio effettivo, deve comunque garantire una prestazione minima giornaliera di 3 ore e 36 minuti. Se non completa l’orario giornaliero perché ha utilizzato flessibilità o permessi, deve recuperare le ore mancanti entro il mese successivo, altrimenti subisce la corrispondente decurtazione retributiva. Se nel mese successivo non è possibile assicurare almeno la metà più una delle presenze giornaliere previste, l’obbligo di recupero slitta di un ulteriore mese. Solo in caso di assenza prolungata per malattia, maternità o ferie, il recupero può avvenire nei mesi successivi, comunque entro quattro mesi dal mese in cui la prestazione è risultata inferiore a quella contrattualmente prevista.

Se un permesso breve ex art. 20 del CCNL 6 luglio 1995 o un permesso studio ex art. 9 del CCNL 14 febbraio 2001 supera la prestazione minima giornaliera di 3 ore e 36 minuti, la giornata è considerata invalida e va imputata al codice di assenza ANR0, come chiarito nel messaggio Hermes n. 23254 del 7 dicembre 2011.

Straordinario e turnazioni

Le prestazioni eccedenti l’orario ordinario devono essere autorizzate dal dirigente responsabile e danno luogo a riposi compensativi da fruire obbligatoriamente entro quattro mesi, secondo le modalità previste dall’accordo locale. Per i dipendenti della Direzione generale il CCNI per l’anno 2008 consente al massimo due riposi compensativi al mese, utilizzabili anche in modalità oraria fino a un totale di 14 ore e 24 minuti.

La circolare ribadisce che il ricorso allo straordinario è ammesso solo quando non sia possibile coprire le funzioni principali con la turnazione ordinaria, deve essere contenuto ed espressamente autorizzato, e non può diventare un fattore ordinario di programmazione delle attività. Il limite massimo individuale annuo è fissato in 200 ore, mentre il limite mensile massimo è di 48 ore. Il contratto integrativo della Direzione generale per il 2007 stabilisce inoltre un limite giornaliero di 4 ore e prevede che le prestazioni dal lunedì al venerdì tra le ore 15.02 e le ore 20.00 siano retribuite a fine mese come straordinario, purché di durata non inferiore a un’ora lavorativa e previo recupero delle ore non lavorate per flessibilità o permessi. I turni intermedi, pomeridiani e notturni sono definiti dalla contrattazione decentrata e non prevedono flessibilità in entrata o in uscita.

Part-time

L’istituto del part-time è disciplinato dall’accordo recepito dalla circolare n. 70/2002, che ha integrato la disciplina contrattuale allineandola a quella europea; ulteriori chiarimenti sono stati forniti anche con il messaggio Hermes n. 10142 del 15 giugno 2012. Le tipologie applicate sono part-time orizzontale, verticale e misto.

La circolare n. 70/2002 consente articolazioni esemplificative, lasciando al dipendente la possibilità di proporre all’Amministrazione la propria esigenza, nel rispetto dei limiti minimi di presenza previsti dalla legge, pari al 30% del tempo pieno, e del limite di capienza del contingente di personale in part-time, pari al 25% della dotazione organica complessiva di personale a tempo pieno per ciascuna delle posizioni economiche inserite nelle aree.

Le disposizioni si applicano al personale delle Aree professionali A, B e C, ma non ai dipendenti delle Aree dei professionisti e dell’Area Medica. Sono inoltre individuate posizioni incompatibili con il part-time, come quelle apicali, organizzative o ispettive; in tali casi è comunque prevista, nel rispetto del principio di non discriminazione, la possibilità di trasformazione a determinate condizioni, ad esempio con assegnazione ad altra funzione, oppure per un massimo di tre mesi nell’anno solare nella sola modalità orizzontale.

I dipendenti part-time devono rispettare l’orario di inizio turno previsto dall’accordo decentrato e beneficiano della medesima flessibilità riconosciuta ai dipendenti a tempo pieno. Inoltre, per esigenze organizzative e con il consenso del lavoratore, possono essere inseriti nei turni intermedi e pomeridiani. Per i dipendenti ex ENPALS già titolari di part-time non compatibile con il nuovo assetto orario dal 1° gennaio 2013, è prevista una rinegoziazione dell’articolazione oraria. La Direzione centrale risorse umane effettuerà una ricognizione e inviterà gli interessati a presentare una domanda con la nuova articolazione compatibile con l’orario della sede di servizio.

Gestione delle assenze e delle ferie

Le assenze dal servizio devono essere comunicate al dirigente responsabile per autorizzazione o presa visione esclusivamente tramite la funzione p@perless, che mostra i diversi giustificativi rilevati dalla procedura SAP. La stessa funzione gestisce in modo automatizzato le ferie, consentendo la consultazione della situazione individuale delle ferie spettanti e residue attraverso contatori distinti per anno. Le ferie devono essere pianificate e autorizzate dal dirigente responsabile.

La mancata imputazione del giustificativo di assenza comporta automaticamente il codice GNR0, corrispondente alla giornata non retribuibile, secondo quanto già previsto dal messaggio Hermes n. 23254/2011.

Comunicazione delle assenze non programmabili

La comunicazione dello stato di malattia deve avvenire all’inizio del turno di lavoro del giorno in cui si verifica, mediante chiamata al numero verde nazionale 800 351351 oppure tramite e-mail alle caselle dedicate, accessibili anche da indirizzi esterni all’Istituto. La ricezione della chiamata genera automaticamente una e-mail di conferma alla struttura di appartenenza e al dipendente e, contestualmente, inserisce un giustificativo nella procedura paperless.

Tale modalità è riservata esclusivamente alle seguenti tipologie di assenza:

• malattia;
• malattia ex art. 21, comma 7-bis;
• malattia da gravidanza/puerperio;
• malattia da infortunio sul lavoro;
• malattia da causa di servizio;
• ricovero ospedaliero;
• convalescenza post ricovero;
• malattia figli inferiori a tre anni.

Per tutte le altre assenze non programmabili, derivanti da causa di forza maggiore, la comunicazione va effettuata alla segreteria del personale della struttura di appartenenza. Per ulteriori chiarimenti la circolare rinvia alla circolare n. 113/2009 e al messaggio Hermes n. 6795/2012.

Patologie gravi, grave infermità familiare e documentazione sanitaria

L’art. 7 del CCNL 14 febbraio 2001, integrativo del CCNL per il personale non dirigente del comparto EPNE del 16 febbraio 1999, riconosce un trattamento di maggior favore per le assenze dovute a patologie gravi che richiedono terapia salvavita. Se la certificazione del dipendente non contiene la dicitura "patologia grave che richiede terapia salvavita" o non copre i giorni successivi alla terapia, la documentazione sanitaria va trasmessa, secondo le modalità del messaggio Hermes n. 32807/2010, alle UOC con funzione di coordinamento medico-legale regionale, oppure, per i dipendenti della sede centrale ex ENPALS, alla UOC Prestazioni a sostegno del reddito.

Per i congedi e permessi per grave infermità di un familiare ex art. 4, comma 1, della legge n. 53/2000, i dipendenti della sede centrale ex ENPALS devono presentare una specifica istanza, corredata da documentazione sanitaria in plico chiuso idonea a dimostrare la grave infermità, tramite la Segreteria della struttura di appartenenza alla Direzione centrale risorse umane – Area normativa e contenzioso del lavoro, che la trasmette al Coordinamento generale medico legale per il parere consultivo. I dipendenti delle sedi territoriali devono invece inviare istanza e documentazione al team gestione risorse umane della Direzione regionale, che provvede all’invio al centro medico legale regionale. La circolare rinvia ai messaggi Hermes n. 9051/2008 e n. 12805/2011.

Prestiti, retribuzioni e gestione economica

Per le domande di prestito, i dipendenti ex ENPALS interessati al primo contingente 2013, con scadenza 31 gennaio 2013, possono accedere alla procedura intranet dedicata non prima del 20 gennaio 2013, cioè dopo l’elaborazione delle retribuzioni del mese di gennaio.

Dal mese di gennaio 2013 le retribuzioni del personale ex ENPALS sono elaborate ed erogate con i sistemi INPS e le buste paga sono disponibili nella sezione intranet dedicata a busta paga e incentivi.

Gestione amministrativa delle risorse umane e responsabilità del datore di lavoro

Le funzioni collegate ai fatti amministrativi delle risorse umane per il personale in forza alle strutture territoriali ex ENPALS, tra cui gestione operativa della malattia, organigramma e allocazione delle risorse, time management, payroll, missioni, permessi sindacali, mutui e prestiti, benefici assistenziali e sociali, aggiornamento anagrafico, fascicolo personale e formazione, sono attribuite alla competente Direzione regionale secondo le modalità della circolare n. 113/2009 e delle conseguenti note operative.

A livello centrale vengono caricati e aggiornati sulle procedure HR i dati del personale ex ENPALS al 31 dicembre 2012, così da consentire alle sedi regionali competenti di prendere in carico il personale dal 1° gennaio 2013 in una situazione aggiornata e corretta.

Il Direttore provinciale INPS assume le funzioni di "datore di lavoro" anche ai fini della sicurezza nei luoghi di lavoro ai sensi del D. Lgs. n. 81/2008 nei confronti del personale ex ENPALS. Per tutte le istanze relative alla gestione del rapporto di lavoro, come ferie, permessi personali, altre assenze ad istanza del dipendente, missioni, mutui, prestiti e benefici, il riferimento è il dirigente dell’Area di appartenenza presso la Direzione provinciale INPS. Per i dipendenti della ex Direzione generale ENPALS il referente è il responsabile dell’area dirigenziale di appartenenza nell’ambito del Coordinamento delle attività di integrazione della gestione ex ENPALS con quella dell’INPS.