Circolare numero 102 del 12-08-2009

Linee organizzative delle strutture territoriali di produzione

La circolare definisce il nuovo modello organizzativo delle strutture territoriali dell’INPS in attuazione della determinazione n. 140 del 29 dicembre 2008, inserita nel processo di riordino avviato con la determinazione n. 36 del 23 ottobre 2008. L’obiettivo è adeguare l’assetto periferico dell’Istituto a un modello fondato sulla distinzione tra gestione dei flussi informativi e erogazione dei servizi, sulla standardizzazione dei processi e sull’uso integrato delle tecnologie.

Premessa e principi del riordino

Il documento muove dalla necessità di ridurre i livelli decisionali, rafforzare le funzioni di governo e regia, concentrare a livello regionale le funzioni abilitanti e di supporto e orientare le strutture territoriali alle esigenze del servizio e del presidio del territorio. Il modello è costruito in coerenza con l’evoluzione delle modalità di accesso ai servizi da parte di cittadini e imprese e con l’affermazione di una logica di rete, indipendente dalla collocazione fisica delle sedi.

Architettura del modello: back office e front office

La riorganizzazione distingue due aree funzionali principali. Il back office presidia la gestione e il monitoraggio dei flussi assicurativi e contributivi, l’aggiornamento dei conti individuali e aziendali, la prevenzione e il contrasto dell’economia sommersa e del lavoro irregolare, oltre alle attività di accertamento, verifica, credito, ricorsi, certificazioni di malattia e azioni surrogatorie. Il front office, invece, riguarda l’integrazione con l’utenza e l’erogazione dei servizi alla persona, secondo una logica unitaria e soggettiva delle richieste.

Struttura territoriale e ruolo delle Direzioni provinciali

Le Direzioni provinciali sono poste al centro del nuovo assetto e assumono il coordinamento di tutte le Agenzie sul territorio di competenza, nonché il controllo dei livelli di servizio. Presso la sede provinciale sono concentrate le attività di back office, mentre le funzioni legale e medico-legale vengono ricondotte alle attività specialistico-professionali, lasciando alle strutture amministrative il supporto istruttorio e gestionale. Sono escluse da questa disciplina le direzioni provinciali di Roma, Napoli, Torino e Milano e le relative direzioni sub provinciali, che saranno oggetto di disposizioni specifiche.

Processo integrato di gestione dei flussi informativi

La circolare descrive un processo integrato volto a ridurre le anomalie dei flussi e a rafforzare l’accertamento contributivo, anche ai fini dell’incremento del gettito e della lotta a evasione ed elusione. Il processo prevede:

• ampliamento delle basi informative e degli strumenti di controllo;
• integrazione tra gestione dei flussi contributivi, analisi di congruenza e attività di accertamento, anche ispettivo;
• definizione delle modalità di attivazione degli interventi di verifica e vigilanza;
• introduzione della verifica amministrativa come nuova modalità di interazione con il contribuente;
• definizione puntuale delle fasi di gestione del credito fino all’incasso.

Funzioni amministrative a supporto delle aree professionali

L’area amministrativa di supporto alle funzioni legale e medico-legale è parte integrante del back office. Essa cura la protocollazione degli atti notificati, l’integrazione delle informazioni nei sistemi gestionali, la gestione della certificazione di malattia, delle visite medico-collegiali, dei pagamenti VMC e delle azioni surrogatorie, nonché l’istruttoria dei ricorsi amministrativi e legali e la predisposizione degli atti necessari alla difesa dell’Istituto. La circolare evidenzia anche l’esigenza di una comunicazione sistematica tra aree amministrative e funzioni professionali e di un collegamento telematico tra le strutture per garantire immediatezza e tracciabilità.

Processo di gestione dei servizi di agenzia

Il front office è organizzato per assicurare l’integrazione con l’utente e l’erogazione di servizi di prossimità e qualità omogenea. Le attività comprendono informazione, prima accoglienza, ascolto, individuazione dei bisogni, assistenza all’accesso, gestione unitaria delle domande e servizi rapidi o a ciclo chiuso, come variazioni anagrafiche, calcolo dei requisiti e provvedimenti individuali. I servizi sono ricondotti a macroflussi standardizzati collegati al conto assicurativo, ai requisiti socio-sanitari, alle prestazioni a sostegno del reddito e ai servizi al soggetto contribuente. Le attività a bassa frequenza e alta specializzazione possono essere concentrate in poli specialistici.

Nuovo modello della Direzione provinciale

La Direzione provinciale viene ridefinita intorno a due aree di responsabilità prevalenti: la gestione integrata del soggetto contribuente, con monitoraggio del gettito e attività di verifica amministrativa e vigilanza ispettiva, e il coordinamento e controllo della produzione delle Agenzie sul territorio provinciale. Le innovazioni comprendono l’introduzione di aree manageriali per i flussi assicurativi/contributivi e per il coordinamento delle Agenzie, l’istituzione dell’Agenzia interna e il trasferimento ai livelli regionale e centrale dei processi di supporto relativi al personale, agli acquisti, ai sistemi informativi e ai flussi contabili.

Le strutture provinciali sono classificate per complessità in tre gruppi. Alla complessità 1 appartengono Genova, Bologna, Firenze, Palermo, Bari, Reggio Calabria, Catania, Brescia, Verona, Lecce e Salerno; alla complessità 2 rientrano gli 11 capoluoghi di regione, insieme a Caserta, Messina, Bergamo, Foggia, Varese, Cosenza, Vicenza, Padova, Modena, Sassari, Taranto, Treviso, Agrigento, Latina, Cuneo e Udine; alla complessità 3 le altre 61 sedi provinciali.

Articolazione delle Direzioni provinciali e delle Agenzie

Le Direzioni provinciali si articolano in attività professionali, aree manageriali, unità organizzative, Agenzie interne, Agenzie complesse e Agenzie. Le aree manageriali sono due: una obbligatoria dedicata a flussi assicurativi, contributivi, conti individuali e aziendali, prevenzione e contrasto dell’economia sommersa e lavoro irregolare; l’altra dedicata al coordinamento delle Agenzie, presente in misura variabile fino a un massimo di due aree, in funzione del numero e delle caratteristiche delle strutture di produzione.

L’Agenzia interna è istituita per l’erogazione dei servizi relativi ad assicurato pensionato, prestazioni a sostegno del reddito, servizi al contribuente, servizi collegati a requisiti socio-sanitari e prodotti specialistici per particolari tipologie di utenza. La circolare sottolinea che l’organizzazione del lavoro deve favorire l’omogeneizzazione dei livelli di servizio, la valorizzazione delle competenze specialistiche e la concentrazione in alcune Agenzie delle attività a bassa frequenza o altamente specializzate.

Evoluzione delle Direzioni sub provinciali in Agenzie complesse

Le Direzioni sub provinciali sono destinate a trasformarsi in Agenzie, per conseguire economie di scala e di specializzazione senza compromettere la continuità del servizio e la prossimità all’utenza. Le principali innovazioni riguardano l’attribuzione della direzione dell’Agenzia complessa a un funzionario, il trasferimento a livello provinciale delle attività professionali e quello a livello provinciale e regionale delle attività di supporto. L’Agenzia complessa è strutturata su due aree omogenee: gestione dei flussi informativi e servizi all’utente.

Per l’Agenzia complessa sono previsti i ruoli di Direttore di Agenzia complessa, Responsabile di linea prodotto/servizio per l’area servizi all’utente e Responsabile di Unità organizzative per l’area conti e flussi, nei limiti numerici fissati dall’allegato 9.

Nuovi ruoli professionali e criteri di conferimento

Il modello introduce cinque nuovi ruoli: Responsabile di Unità Organizzativa, Direttore Agenzia interna, Direttore Agenzia complessa, Direttore Agenzia sul territorio e Responsabile di linea prodotto/servizio. Il conferimento degli incarichi avverrà nel rispetto della disciplina contrattuale e secondo criteri che valorizzano l’affinità tra esperienze professionali, conoscenze tecniche, competenze organizzative e caratteristiche del ruolo. L’attuazione è affidata a successive comunicazioni applicative.

Supporto, assistenza e monitoraggio dell’attuazione

Per garantire una applicazione corretta e omogenea del modello organizzativo, la circolare prevede iniziative di supporto alle Direzioni regionali, la raccolta e diffusione di best practice e interventi di comunicazione, formazione e addestramento del personale. È istituito un Gruppo di supporto centrale all’indirizzo 140Dprov@inps.it, cui indirizzare quesiti e richieste di chiarimento. La Direzione centrale Organizzazione è incaricata del monitoraggio dell’intero processo, per verificare risultati, criticità e necessità di azioni correttive.

Tempi di attuazione

Il percorso di attuazione si sviluppa in un arco temporale di circa sei mesi e prevede:

• entro il 30 settembre 2009: proposta dei Direttori regionali con assetto organizzativo delle Direzioni provinciali, piano formativo e piano di adeguamento logistico;
• entro il 30 ottobre 2009: eventuali indicazioni di modifica da parte della Direzione Generale e comunicazione delle modalità di attribuzione degli incarichi per i nuovi ruoli;
• entro il 30 novembre 2009: approvazione degli organigrammi, dei piani formativi e logistici, conclusione delle selezioni e istituzione delle Agenzie interne e complesse;
• entro il 20 dicembre 2009: formalizzazione degli organigrammi con Ordine di servizio, notifica alle Direzioni centrali competenti e pubblicazione sulla rete intranet, oltre all’avvio di formazione, addestramento e adeguamenti logistici.

La circolare richiama infine la responsabilità dei Direttori centrali e regionali nel rispetto dei tempi e dei compiti assegnati.