Determinazione AGID n. 184/2021 del 28/02/2021

Approvazione della trattazione e archiviazione della segnalazione n. 101/2020

La determinazione è un atto amministrativo dell’AGID con cui il Direttore Generale approva gli esiti dell’istruttoria svolta dall’Ufficio del Difensore civico per il digitale sulla segnalazione n. 101/2020. L’atto non introduce regole nuove, ma conferma l’archiviazione di una segnalazione relativa a un presunto inadempimento del Garante per la protezione dei dati personali in materia di protocollazione e ricevuta telematica.

Oggetto della segnalazione

La controversia nasce dalla lamentata mancata trasmissione, da parte del Garante, di una ricevuta attestante l’avvenuta presentazione di una comunicazione inviata via PEC. Il segnalante richiama l’art. 18-bis della legge n. 241/1990 e sostiene che l’utente debba poter conoscere sempre il numero di protocollo e l’avvenuta protocollazione dell’istanza o segnalazione trasmessa telematicamente.

Attività istruttoria svolta da AgID

L’Ufficio del Difensore civico per il digitale ha richiesto chiarimenti all’amministrazione segnalata. Il Garante ha precisato che la comunicazione ricevuta non era idonea a produrre un’azione amministrativa nei suoi confronti, anche perché estranea alla materia della protezione dei dati personali e alle competenze dell’Autorità. Ha inoltre chiarito che, nel caso concreto, la ricevuta di avvenuta consegna della PEC già costituiva prova della ricezione del messaggio da parte del destinatario.

Aggiornamento del sistema di protocollo

Nel corso dell’istruttoria il Garante ha anche rappresentato di essere impegnato nell’adeguamento del proprio sistema di gestione documentale alle previsioni delle Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. È stato indicato che è previsto un automatismo applicativo per fornire un riscontro al mittente circa l’avvenuta protocollazione dei documenti ricevuti via posta elettronica, ma che tale funzionalità non era ancora disponibile al momento delle verifiche.

Esito finale

Alla luce dei chiarimenti forniti, l’Ufficio del Difensore civico per il digitale ha ritenuto che non risultassero violazioni del Codice dell’amministrazione digitale né di altre norme in materia di digitalizzazione e innovazione. La determinazione approva quindi la trattazione e la comunicazione di archiviazione, disponendo la chiusura del procedimento e la comunicazione dell’esito al segnalante.