Determinazione AGID n. 187/2021 del 28/02/2021

Approvazione della trattazione e archiviazione della segnalazione n. 67/2020

La determinazione ha natura amministrativa e riguarda la chiusura di una segnalazione presentata al Difensore civico per il digitale. AGID approva la trattazione istruttoria e la comunicazione di archiviazione relativa alla pubblicazione, da parte del MEF/RGS, di kit Excel e file connessi al conto annuale e alla relazione allegata.

Oggetto della segnalazione

La segnalazione contestava la presenza, su una pagina del sito del MEF, di file in formato proprietario con macro non firmate, ritenuti utilizzabili solo con Microsoft Excel e quindi non coerenti con l’esigenza di uso di formati aperti. Il segnalante sosteneva che le pubbliche amministrazioni fossero costrette a usare quel kit e chiedeva la disponibilità dei documenti in formato aperto.

Quadro normativo richiamato

Nella trattazione vengono richiamati i principali riferimenti sul difensore civico per il digitale e sui formati aperti:

• articolo 17, comma 1-quater, del CAD, che istituisce presso AGID l’ufficio del difensore civico per il digitale;
• articoli 1 e 52 del CAD in tema di formato aperto e dati/documenti pubblicati come dati di tipo aperto;
• articolo 1, comma 35, della legge n. 190/2012 sui formati di dati aperti;
• allegato 2 del DPCM 3 dicembre 2013;
• indicazioni dell’ANAC richiamate nella trattazione, in particolare CIVIT 50/2013 e delibera 1310/2016.

Valutazioni istruttorie

L’istruttoria svolta dall’Ufficio del Difensore civico per il digitale e dal Servizio Banche dati e Open data ha evidenziato che i kit Excel sono file strutturati ma vuoti o comunque destinati alla raccolta e trasmissione di dati delle amministrazioni, non alla divulgazione verso il pubblico. È stato inoltre verificato che diversi file erano disponibili in formati come pdf, docx e xlsx, e che i formati Microsoft Office richiamati sono gestibili anche con strumenti open source.

Chiarimenti del MEF

Il MEF ha rappresentato che i kit sono strumenti di lavoro rivolti alle amministrazioni e non documenti pubblicati ai fini divulgativi. Ha inoltre precisato che:

• l’uso dei kit Excel non è obbligatorio, essendo alternative le maschere web e, in alcuni casi, il protocollo FTP;
• i kit sono stati progressivamente adattati alle esigenze operative delle rilevazioni;
• l’utilizzo di prodotti open source è compatibile, purché il file sia salvato nel formato originario richiesto per l’acquisizione dei dati;
• le macro presenti nei kit del conto annuale erano superflue e sono state rimosse dai file pubblicati.

Esito del procedimento

Alla luce dell’istruttoria e del riscontro dell’amministrazione segnalata, AGID ha concluso che non emergono violazioni del CAD né di altre norme in materia di digitalizzazione e innovazione della pubblica amministrazione. La segnalazione è stata quindi ritenuta non fondata e archiviata, con comunicazione alla segnalante e approvazione formale della trattazione e dell’archiviazione da parte del Direttore Generale.