Direttiva 2019/1151

Direttiva (UE) 2019/1151 sul diritto societario digitale

La direttiva interviene sulla direttiva (UE) 2017/1132 per modernizzare le procedure societarie mediante strumenti digitali, con particolare attenzione alla costituzione online delle società di capitali, alla registrazione online delle succursali e alla presentazione telematica di documenti e informazioni ai registri. La finalità dichiarata è ridurre tempi, costi e oneri amministrativi, soprattutto per le PMI, rafforzando al contempo la fiducia, la trasparenza e le garanzie contro frodi e usurpazione di identità.

Obiettivi e ratio dell’intervento

Il legislatore unionale evidenzia le forti disparità tra Stati membri nell’uso di strumenti online per il diritto societario e nel livello di accessibilità delle informazioni societarie. La direttiva mira a realizzare un contesto giuridico e amministrativo più efficiente, favorendo il mercato interno e l’espansione transfrontaliera delle imprese, senza imporre un modello organizzativo uniforme agli Stati membri.

Ambito di applicazione

Le misure si applicano ai tipi di società rientranti nell’allegato II della direttiva (UE) 2017/1132 e, per alcune regole specifiche, ai tipi di società degli allegati I, II e II bis. Per l’Italia, nell’allegato II bis risultano incluse la società a responsabilità limitata e la società a responsabilità limitata semplificata. La direttiva riguarda inoltre le succursali di società costituite in altri Stati membri, la pubblicità nel registro e l’interconnessione dei registri.

Definizioni rilevanti

L’articolo 13 bis introduce le definizioni operative essenziali: mezzi di identificazione elettronica, regime di identificazione elettronica, mezzi elettronici, costituzione, registrazione di una succursale e modello di atto costitutivo. Tali nozioni servono a delimitare il perimetro tecnico e giuridico delle procedure online.

Identificazione elettronica e controlli antifrode

L’articolo 13 ter impone il riconoscimento dei mezzi di identificazione elettronica emessi nello Stato membro e di quelli emessi in altri Stati membri e riconosciuti ai sensi del regolamento (UE) n. 910/2014, almeno per i cittadini dell’Unione. Restano possibili controlli più rigorosi: gli Stati membri possono richiedere la presenza fisica solo in casi individuali e per ragioni di interesse pubblico, quando vi siano sospetti di falsificazione o alterazione dell’identità. La direttiva consente altresì verifiche supplementari, anche tramite videoconferenza o strumenti analoghi.

Costituzione online delle società

L’articolo 13 octies rappresenta il nucleo della riforma: la costituzione deve poter essere effettuata interamente online, senza comparizione fisica, salvo le eccezioni previste. Gli Stati membri devono stabilire le modalità della procedura, assicurando almeno la verifica della capacità giuridica e della capacità rappresentativa, dell’identità dei richiedenti, dell’uso dei servizi fiduciari, della legittimità dell’oggetto sociale, della denominazione e della nomina degli amministratori. La procedura può essere limitata ai tipi di società dell’allegato II bis.

Sono previste alcune facoltà nazionali:

• esclusione o limitazione della costituzione online per tipi societari diversi da quelli dell’allegato II bis;
• intervento di notai o di altri soggetti incaricati dal diritto nazionale;
• esclusione della costituzione online in caso di capitale da liberare con conferimenti in natura.

Gli Stati membri non possono subordinare la costituzione online a licenze o autorizzazioni preventive, salvo che ciò sia indispensabile per la supervisione di determinate attività. Se è previsto un capitale sociale da versare, il pagamento e la prova del pagamento devono poter avvenire online. Il termine massimo di completamento è di 5 giorni lavorativi per le società costituite da sole persone fisiche usando i modelli dell’allegato II bis, e di 10 giorni lavorativi negli altri casi, decorrenti dall’ultima formalità o dal relativo pagamento. Se la procedura si prolunga, il richiedente deve essere informato dei motivi del ritardo.

Modelli di atto costitutivo

L’articolo 13 nonies obbliga gli Stati membri a mettere a disposizione online modelli per i tipi societari dell’allegato II bis; possono inoltre predisporli per altri tipi di società. I modelli devono essere disponibili almeno in una lingua ufficiale dell’Unione ampiamente compresa dagli utenti transfrontalieri; se tradotti, le versioni diverse dalla lingua nazionale hanno di regola valore informativo, salvo scelta nazionale diversa. Il contenuto dei modelli resta disciplinato dal diritto nazionale.

Amministratori interdetti

L’articolo 13 decies impone agli Stati membri di dotarsi di norme sull’interdizione degli amministratori, comprese regole che consentano di tener conto di interdizioni o di informazioni pertinenti provenienti da altri Stati membri. Gli Stati possono chiedere dichiarazioni ai candidati amministratori e rifiutare la nomina di chi sia attualmente interdetto in un altro Stato membro. Deve essere possibile rispondere senza ritardo alle richieste di informazioni provenienti da altri Stati membri tramite il sistema di interconnessione dei registri. Il trattamento dei dati personali è limitato allo stretto necessario e sottoposto al GDPR.

Presentazione online di documenti e informazioni

L’articolo 13 undecies estende la logica digitale alla vita societaria successiva alla costituzione: i documenti e le informazioni di cui all’articolo 14, incluse le modifiche, devono poter essere presentati online al registro entro i termini nazionali. Anche qui la procedura deve poter essere completamente online, salvo le eccezioni di cui all’articolo 13 ter, paragrafo 4, e, se del caso, dell’articolo 13 octies, paragrafo 8. Gli Stati membri possono rendere obbligatoria la trasmissione online per alcune o tutte le società, ma possono anche mantenere modalità alternative se compatibili con il diritto nazionale.

Oneri, pagamenti e informazioni preliminari

Gli articoli 13 quinquies e 13 sexies stabiliscono che gli oneri delle procedure online devono essere trasparenti, non discriminatori e commisurati ai costi di recupero dei servizi resi. Quando la procedura richiede un pagamento, questo deve poter avvenire tramite servizi online ampiamente disponibili e idonei ai pagamenti transfrontalieri. L’articolo 13 septies richiede inoltre la pubblicazione gratuita di informazioni chiare e accessibili, in almeno una lingua ampiamente comprensibile, sulle procedure di costituzione, registrazione delle succursali, uso dei modelli, identificazione dei richiedenti, lingue utilizzabili, diritti applicabili, norme sugli amministratori interdetti e competenze degli organi sociali.

Pubblicità nel registro, fascicolo elettronico e accesso ai documenti

L’articolo 16 ridisegna il sistema di pubblicità societaria. Per ogni società deve esistere un fascicolo presso un registro nazionale, con attribuzione di un EUID per l’identificazione univoca nelle comunicazioni tra registri. I documenti e le informazioni soggetti a pubblicità devono essere inseriti nel fascicolo o direttamente nel registro; quelli cartacei devono essere convertiti in formato elettronico il prima possibile.

La pubblicità si realizza mediante accessibilità nel registro, con eventuale pubblicazione in un bollettino nazionale o in una piattaforma centrale. In caso di discordanze tra fascicolo, registro e bollettino, prevale il contenuto del registro. I documenti e le informazioni relativi a costituzione, registrazione di succursale o presentazioni societarie devono essere conservati in formato consultabile e leggibile automaticamente, oppure come dati strutturati.

L’articolo 16 bis garantisce il diritto di ottenere copie di documenti e informazioni, anche elettroniche, a fronte di un corrispettivo non superiore al costo amministrativo, comprensivo di sviluppo e manutenzione del registro. Le copie elettroniche ed estratti devono essere autenticati mediante servizi fiduciari ai sensi del regolamento (UE) n. 910/2014.

Interconnessione dei registri e informazioni gratuite

Gli articoli 17, 18, 19 e 22 rafforzano la rete europea dei registri delle imprese. Le copie elettroniche dei documenti e delle informazioni devono essere disponibili tramite il sistema di interconnessione; gli oneri per il rilascio non possono eccedere i costi amministrativi. Almeno alcune informazioni fondamentali devono essere gratuite, tra cui:

• denominazione e ragione sociale;
• sede sociale e Stato membro di registrazione;
• numero di iscrizione ed EUID;
• sito web, se registrato;
• stato della società;
• oggetto sociale, se registrato;
• dati delle persone autorizzate a rappresentare la società;
• informazioni sulle succursali aperte in altri Stati membri.

La Commissione può istituire punti di accesso opzionali supplementari al sistema di interconnessione, oltre a quelli degli Stati membri.

Succursali di società di altri Stati membri

La sezione dedicata alle succursali introduce una procedura integralmente online per la registrazione, la presentazione successiva dei documenti e la chiusura della succursale. L’articolo 28 bis richiede che la registrazione possa essere effettuata senza comparizione fisica e entro 10 giorni lavorativi dall’adempimento di tutte le formalità. Gli Stati membri devono disciplinare la procedura, compresi i controlli su capacità, identità e servizi fiduciari; possono inoltre prevedere verifiche su oggetto, denominazione, legittimità dei documenti e ruolo di notai o altri soggetti nazionali.

L’articolo 28 ter estende la presentazione online dei documenti e delle informazioni relativi alla succursale, mentre l’articolo 28 quater impone la comunicazione automatica della chiusura della succursale tra il registro dello Stato membro della succursale e quello della società madre.

Coordinamento tra registri e principio "una tantum"

L’articolo 30 bis obbliga lo Stato membro di registrazione della società a informare senza ritardo, tramite il sistema di interconnessione, lo Stato membro di registrazione della succursale in caso di modifiche di dati essenziali, come denominazione, sede, numero di registrazione, forma giuridica e determinati documenti informativi. Il registro della succursale deve aggiornare i dati senza ritardo.

La direttiva valorizza il principio "una tantum": le società non devono ripresentare alle amministrazioni informazioni già detenute da un registro pubblico, e lo scambio elettronico tra registri sostituisce duplicazioni documentali.

Protezione dei dati, antifrode e altri limiti

L’articolo 161 rinvia integralmente al regolamento (UE) 2016/679 per il trattamento dei dati personali. Restano salvi gli obblighi e i poteri nazionali in materia di prevenzione di frodi e abusi, antiriciclaggio, finanziamento del terrorismo e titolarità effettiva. La direttiva non limita le competenze fiscali degli Stati membri né impone il riconoscimento automatico di interdizioni di amministratori pronunciate in altri Stati.

Recepimento, proroghe e valutazione

Gli Stati membri devono recepire la direttiva entro il 1° agosto 2021. Tuttavia, alcune disposizioni più impegnative per i sistemi nazionali, tra cui quelle sui modelli, sull’interdizione degli amministratori, sulla presentazione online e sulla conservazione in formato leggibile automaticamente, hanno un termine differito al 1° agosto 2023. Gli Stati membri con particolari difficoltà possono ottenere una proroga fino a un anno, notificandola alla Commissione entro il 1° febbraio 2021 e indicando motivi oggettivi.

La Commissione deve effettuare una valutazione entro il 1° agosto 2024, o entro il 1° agosto 2025 se è stata utilizzata la proroga, mentre per le disposizioni a recepimento differito la valutazione è prevista entro il 1° agosto 2026. Gli Stati membri devono collaborare fornendo dati sul numero di registrazioni online, sui costi, sull’uso dei modelli, sui casi di presenza fisica e sulla durata media delle procedure.

Rilevanza pratica per operatori italiani

Per i professionisti italiani la direttiva è rilevante soprattutto per le società di capitali, in particolare per s.r.l. e s.r.l.s., e per l’interazione con registri esteri nelle operazioni transfrontaliere. Gli obblighi principali riguardano la predisposizione di procedure telematiche effettive, l’adeguamento dei sistemi informatici del registro delle imprese, la gestione dell’identificazione elettronica e l’armonizzazione degli scambi informativi con altri registri europei.