Circolare numero 60 del 20-4-2006

Codice di comportamento per il personale INPS inquadrato nel profilo di "ispettore di vigilanza"

La circolare adotta il Codice di comportamento per gli ispettori di vigilanza dell’INPS, con l’obiettivo di uniformare condotte, procedure operative e profili deontologici nell’esercizio delle funzioni ispettive. Il documento si colloca nel quadro del D.Lgs. n. 124/2004 e del protocollo d’intesa del 7 aprile 2005 tra Ministero del lavoro, INPS e INAIL, finalizzato alla razionalizzazione delle funzioni di vigilanza in materia di lavoro e previdenza sociale.

Finalità e ambito applicativo

Il Codice si applica a tutto il personale INPS inquadrato nel profilo di "ispettore di vigilanza" e sostituisce le disposizioni precedenti in materia. Esso integra le norme generali di diligenza, lealtà e imparzialità già previste dal Codice di comportamento dei dipendenti pubblici del D.P.C.M. 28 novembre 2000 e specifica le regole operative per l’attività ispettiva dell’Istituto.

Principi di comportamento nei confronti dei datori di lavoro

I rapporti con i soggetti ispezionati devono essere improntati a collaborazione, rispetto reciproco e minimizzazione della turbativa dell’attività aziendale, compatibilmente con le esigenze dell’accertamento. L’ispettore deve attenersi al programma di lavoro assegnato, che ha natura riservata e può essere modificato solo previa autorizzazione secondo le modalità dell’Amministrazione. Prima dell’accesso è richiesta una fase preparatoria, volta a raccogliere informazioni e documentazione utili sull’azienda o sul soggetto da controllare.

Tra gli elementi preliminari da acquisire rientrano:

• la tipologia di intervento e le motivazioni che lo hanno determinato, con eventuale denuncia del lavoratore;
• l’attività svolta e le lavorazioni dichiarate, con indicazione di eventuali appalti pubblici affidati e del C.C.N.L. applicabile;
• la posizione contributiva e assicurativa, comprese eventuali procedure di riscossione coattiva;
• le denunce obbligatorie, le autorizzazioni concesse e gli eventuali contratti certificati;
• i precedenti provvedimenti sanzionatori e le verifiche ispettive pregresse.

All’atto dell’accesso, l’ispettore deve qualificarsi e mostrare la tessera di riconoscimento; in assenza di essa l’accesso non può essere effettuato.

Svolgimento dell’ispezione e assistenza del soggetto ispezionato

La procedura ispettiva comprende l’identificazione delle persone presenti, la raccolta delle dichiarazioni, la rilevazione delle presenze, l’esame dei libri matricola e paga, la descrizione delle lavorazioni e il riscontro con la documentazione di rito, inclusi registri infortuni e denunce obbligatorie. Gli accertamenti devono concludersi nei tempi strettamente necessari, tenendo conto della complessità dell’indagine e delle dimensioni aziendali.

Se l’intervento deriva da una richiesta, questa deve essere circostanziata e contenere una descrizione dettagliata dei fatti, con eventuali testimoni e documentazione a supporto. All’avvio dell’attività, l’ispettore deve, ove compatibile con le finalità dell’accertamento, conferire con il datore di lavoro o con chi lo rappresenta e informare il soggetto ispezionato dei poteri attribuiti dalla legge agli organi di vigilanza.

Il soggetto ispezionato può farsi assistere da un professionista abilitato ai sensi dell’art. 1 della L. n. 12/1979; l’assenza del professionista non impedisce la prosecuzione dell’ispezione né ne invalida gli esiti. Se il controllo è affidato a consulenti esterni, l’ispettore deve verificare il possesso dell’abilitazione e annotarne gli estremi di iscrizione all’albo. I professionisti diversi dai consulenti del lavoro devono inoltre avere comunicato alle Direzioni provinciali del lavoro l’esercizio dell’attività e l’elenco dei soggetti assistiti. Eventuali collaboratori devono essere muniti di delega. In caso di esercizio abusivo della professione, il fatto va comunicato immediatamente alle autorità competenti e il soggetto non abilitato non può assistere all’ispezione.

Acquisizione di documenti, dichiarazioni e redazione dei verbali

Nel corso dell’accertamento l’ispettore deve acquisire tutti gli elementi probatori utili a ricostruire in modo obiettivo la situazione aziendale, anche ai fini di eventuali contenziosi amministrativi o giurisdizionali. Può richiedere i verbali di precedenti accertamenti, anche svolti da altre amministrazioni, se non già reperiti nella fase preparatoria. L’esame della documentazione avviene di regola presso la sede del soggetto ispezionato e, se funzionale, anche presso gli studi dei professionisti o l’ufficio dell’ispettore procedente.

Se la documentazione obbligatoria non è presente in azienda, l’ispettore deve adottare i provvedimenti sanzionatori e richiamare il soggetto a custodirla sul luogo di lavoro.

Le dichiarazioni dei lavoratori devono essere acquisite di norma nel primo accesso. Se necessario, l’ispettore può raccogliere dichiarazioni anche da RSA, RSU, CPO e, in materia di vigilanza tecnica, da RLS. Le dichiarazioni possono essere assunte anche fuori dal luogo di lavoro, previo consenso dell’interessato, da annotare nel verbale. Le domande devono essere chiare e comprensibili; eventuali rifiuti a fornire informazioni o a sottoscrivere devono essere indicati nel verbale con le relative motivazioni, se presenti. Durante questa fase non è ammessa la presenza del datore di lavoro o del professionista. Le dichiarazioni vanno comunque riscontrate con elementi oggettivi e non può essere rilasciata alcuna copia prima della conclusione degli accertamenti.

Quando l’accertamento è complesso e prolungato, l’ispettore può rilasciare un atto interlocutorio con la descrizione delle attività svolte, della documentazione esaminata e con l’indicazione che gli accertamenti sono ancora in corso. A conclusione della visita viene redatto il verbale di accertamento con il modello unificato; nei casi di illeciti amministrativi è redatto anche il processo verbale di contestazione/notificazione. Il verbale deve contenere gli elementi di fatto acquisiti, i dati necessari per eventuali provvedimenti di altre amministrazioni e l’indicazione degli organi competenti a ricevere i ricorsi. Può valere anche come presidio del contraddittorio se contiene le osservazioni e deduzioni del soggetto ispezionato. La contestazione o notificazione seguono le regole di legge e possono avvenire anche secondo le modalità del codice di procedura civile.

Il processo verbale deve offrire una cognizione precisa e circostanziata dei fatti e garantire la difesa del presunto trasgressore; alcuni elementi possono essere rinviati al verbale di accertamento. In caso di assenza del trasgressore, il verbale può essere consegnato a chi ne fa le veci e, se la contestazione immediata non è possibile per tutti o anche solo per uno dei destinatari, è ammessa la notificazione dell’illecito amministrativo. Le conclusioni del verbale devono essere adeguatamente motivate, anche per prevenire il contenzioso.

Trasmissione dei verbali e segnalazione di illeciti

L’ispettore deve trasmettere tempestivamente il verbale di accertamento alla propria sede, affinché lo inoltri alle altre amministrazioni per i provvedimenti di competenza. In presenza di illeciti penali o fiscali, il personale ispettivo riferisce compiutamente alla Procura della Repubblica e allega la documentazione probatoria, ai sensi degli articoli 331 e seguenti c.p.p. Se l’accertamento è svolto con i poteri di ufficiale di polizia giudiziaria, la denuncia avviene senza indugio ai sensi dell’art. 347 c.p.p., salvo la prescrizione obbligatoria prevista dal D.Lgs. n. 758/1994 e dall’art. 15 del D.Lgs. n. 124/2004.

La circolare prevede inoltre che i fatti suscettibili di integrare violazioni tributarie siano comunicati alla Guardia di finanza, secondo le modalità stabilite dall’INPS, richiamando l’art. 19, comma 1, lettere d) e f), della L. n. 413/1991. È anche richiamato il dovere di informare i soggetti ispezionati sugli strumenti conciliativi introdotti dal D.Lgs. n. 124/2004.

Profili deontologici

Il Codice fonda l’azione dell’ispettore sui valori di imparzialità, obiettività, efficienza, riservatezza professionale, trasparenza, onestà e integrità. L’ispettore deve evitare qualsiasi azione arbitraria o trattamento preferenziale e non può subire condizionamenti da pressioni indebite, anche di superiori gerarchici, né da interessi personali o finanziari.

L’obbligo di astensione opera ogni volta che vi siano interessi personali o ragioni di convenienza; è espressamente prevista la dichiarazione di incompatibilità quando esistano rapporti di parentela o affinità entro il quarto grado con il soggetto ispezionato o con i professionisti che tengono la documentazione, anche se tali rapporti emergono durante il controllo.

In materia di riservatezza, il trattamento dei dati personali deve avvenire nel rispetto della normativa vigente; è vietato usare per fini privati informazioni e banche dati acquisite per ragioni d’ufficio. Deve essere garantita la segretezza della fonte della denuncia e degli atti che hanno dato origine all’accertamento, nonché il segreto sulle informazioni relative ai processi produttivi e lavorativi conosciuti durante l’attività ispettiva.

L’ispettore deve inoltre condividere le strategie dell’Amministrazione e orientare il proprio operato alla tutela sociale del lavoro, al contrasto del lavoro sommerso e irregolare e alla lotta all’evasione ed elusione contributiva, curando l’aggiornamento professionale e partecipando alle iniziative formative dell’Istituto. È responsabile della corretta custodia dei beni e delle attrezzature di ufficio e deve astenersi da rapporti con gli organi di informazione se non preventivamente autorizzato dal superiore; se viene a conoscenza di notizie inesatte diffuse dalla stampa, deve informarne il proprio superiore secondo le modalità stabilite dall’INPS.