Circolare numero 92 del 4-4-1991

Nuova metodologia di rilevazione degli errori e procedura automatizzata di trasmissione dei dati

La circolare disciplina una nuova modalità di rilevazione degli errori riscontrati nelle attività di liquidazione pensioni e introduce una procedura automatizzata per l’invio trimestrale dei dati dalle Sedi Regionali alla Direzione Generale. L’obiettivo è rafforzare il controllo centrale sulla qualità dei processi, mediante dati standardizzati e una più chiara ripartizione delle responsabilità tra livello regionale e livello di Sede.

Obiettivi della nuova rilevazione

Le relazioni trasmesse dalle Sedi Regionali, secondo le circolari n. 113 del 16 maggio 1990 e n. 216 del 4 ottobre 1990, hanno evidenziato un’ampia varietà di errori, riconducibili sia a errate interpretazioni o applicazioni normative sia a meri errori materiali o ad uso improprio di procedure amministrative. Per consentire al livello centrale una funzione più efficace di verifica e controllo della congruità dell’intero sistema, la circolare prevede una tipizzazione dei flussi di risposta relativi agli errori riscontrati.

Dal I trimestre 1991, con la periodicità già prevista dalla circolare n. 216/90, le Sedi Regionali devono trasmettere alla Direzione Centrale per la Politica Organizzativa i dati contenuti nel nuovo fac-simile di scheda, inviato a parte via fax e sostitutivo di quello allegato alla circolare n. 216/90. La nuova rilevazione consente di monitorare con continuità frequenza e tipologia degli errori intervenuti nell’iter decisionale delle domande di pensione.

Compilazione della scheda e classificazione degli errori

La scheda richiede di riportare, nelle colonne da 8 a 18, il numero degli errori della tipologia prevista nelle stesse colonne, riscontrati nelle pratiche esaminate presso ciascuna SAP e Centro Operativo. Se in una pratica sono presenti più errori, ciascuno deve essere indicato nella colonna corrispondente.

La colonna 19 ha una funzione di controllo qualitativo: le Sedi Regionali devono segnalare se il controllo a livello SAP e Centri Operativi sia stato effettuato in modo sistematico e corretto, apponendo la lettera "C", oppure in modo inesatto o incompleto, apponendo la lettera "I".

Funzioni di controllo e intervento dei livelli regionali e di Sede

La circolare ribadisce che la funzione di controllo aggiuntivo svolta dalla Sede Regionale, in chiave anche budgettaria, deve integrarsi con l’attività generale di coordinamento e verifica. Essa deve essere occasione per approfondire il livello di funzionalità delle Sedi, inteso come capacità complessiva di rapportarsi ai propri compiti istituzionali, sia sotto il profilo della razionalità e congruità degli assetti organizzativi, sia sotto il profilo dell’efficacia e dell’efficienza operativa.

Gli interventi dei Direttori Regionali e dei Direttori di Sede non devono limitarsi all’eliminazione degli errori e delle anomalie, ma devono mirare anche alla realizzazione o al ripristino delle condizioni idonee a garantire il corretto andamento dei processi produttivi. La circolare richiama, in particolare, l’opportunità di verificare l’esistenza di collegamenti idonei tra Liquidazione Pensioni e Gestione Pensioni, così da assicurare il tempestivo svolgimento delle attività gestionali conseguenti alla liquidazione di una nuova pensione, come la ricostituzione o l’eliminazione di altro trattamento in essere.

Verifica dei provvedimenti errati e recupero delle somme indebite

Quando gli errori incidono sul diritto o sulla misura di una prestazione pensionistica, le Sedi Regionali, dopo aver segnalato le pratiche errate alle Sedi competenti, devono verificare i tempi e le modalità adottati per la riforma dei provvedimenti già assunti. Tale verifica deve estendersi anche alla correttezza dei criteri seguiti per avviare eventuali azioni di recupero delle somme indebitamente erogate.

I Direttori di Sede devono inoltre procedere a un immediato riesame delle pensioni liquidate in modo inesatto e attivarsi per rimuovere le cause che abbiano consentito o agevolato il consolidarsi di scostamenti o discrasie sistematiche nell’iter di definizione delle pratiche. Se sono stati erogati importi non dovuti e non è possibile il recupero, in ottemperanza all’art. 52 della legge n. 88/1989, occorre accertare le circostanze che hanno determinato l’indebita erogazione e verificare l’eventuale sussistenza di responsabilità secondo le disposizioni vigenti.

Segnalazioni alla Direzione Centrale e conservazione degli atti

Per consentire una piena integrazione della funzione di controllo tra i vari livelli, le Sedi Regionali devono segnalare tempestivamente alla Direzione Centrale eventuali disfunzioni o comportamenti operativi sanzionabili per i quali si renda opportuno un intervento centrale di tipo interpretativo, organizzativo, procedurale o ispettivo. In questi casi deve essere predisposta una relazione dettagliata da trasmettere sia alla Direzione Centrale per la Politica Organizzativa sia alla Direzione Centrale per le Pensioni.

La circolare dispone inoltre che copia del carteggio intercorso con le Sedi e di tutta la documentazione relativa all’attività di controllo resti conservata agli atti presso ciascuna Sede Regionale, insieme a una copia firmata dal Responsabile del coordinamento e verifiche e dal Direttore Regionale di ciascuna scheda trasmessa trimestralmente in via automatica alla Direzione Centrale, per eventuali verifiche successive.

Procedura automatizzata di ricezione e trasmissione dei prospetti statistici

La Parte II illustra la procedura automatizzata per la ricezione e l’invio dei prospetti statistici. Le Sedi Regionali ricevono dei "fogli elettronici" già predisposti per l’acquisizione dei dati di ciascun trimestre e la loro trasmissione alla Direzione Generale - Direzione Centrale per la Politica Organizzativa. I fogli sono realizzati con il programma Lotus 123 versione 2 e memorizzati nella libreria del Sistema Centrale denominata "FIR.FI2096.VPEN".

Le Sedi Regionali ricevono il foglio sul proprio personal computer, lo compilano e, al termine dell’acquisizione, attivano il comando di trasmissione al Sistema Centrale. I fogli elettronici restano disponibili dal giorno 1 al giorno 10 del mese successivo alla scadenza del trimestre di riferimento, poiché i dati devono essere trasmessi entro il giorno 10. Per il solo mese di aprile 1991, il termine è prorogato al giorno 20 e, di conseguenza, la disponibilità del foglio è estesa fino a tale data.

Istruzioni operative per la ricezione del file

Per ricevere il foglio elettronico da compilare occorre utilizzare un personal computer "P500" o "PS2" collegato al Sistema Centrale, attivare il collegamento, abilitare un utente TSO e verificare che sul video compaia la scritta "READY". Successivamente bisogna posizionarsi sulla finestra "PC" tramite i tasti ALT+ESC oppure ALT+PGUP e selezionare, dalla directory contenente l’Emulatore 3270, il comando RECEIVE nella forma prevista.

Il nome del file è costruito con più variabili: "VP" come lettere iniziali, "91" per l’anno di riferimento, "YY" per il trimestre di riferimento (T1, T2, T3 o T4) e "XX" per la sigla automobilistica del capoluogo della Regione. Una volta ricevuto il foglio, i dati devono essere acquisiti mediante le funzioni proprie di Lotus.

Istruzioni operative per la trasmissione al Sistema Centrale

Terminata l’acquisizione, il file deve essere salvato senza modificare o aggiungere elementi al formato prefissato e dopo un’attenta verifica dei dati immessi. Per trasmettere il foglio al Sistema Centrale occorre ripetere le operazioni di collegamento, posizionarsi sulla finestra PC e utilizzare il comando SEND nella forma indicata.

Se al termine della trasmissione compare il messaggio "file transfer completed", l’elaborazione si considera conclusa con esito positivo. In caso contrario, occorre ripetere le operazioni di invio oppure contattare il Gruppo Tecnico presso l’Ufficio Controllo di Gestione della Direzione Centrale per la Politica Organizzativa, interno 3994.