Risoluzione n. 65 del 14/06/2011

Modalità di presentazione della dichiarazione di variazione dati relativa al luogo di conservazione delle scritture contabili

La risoluzione interviene sui chiarimenti relativi alla comunicazione della variazione del luogo di tenuta e conservazione delle scritture contabili ai sensi dell’articolo 35, comma 3, del DPR 26 ottobre 1972, n. 633. Il documento definisce chi è tenuto all’adempimento, quali modelli utilizzare e quale ruolo può svolgere il depositario delle scritture.

Obbligo di dichiarazione

L’articolo 35 del DPR n. 633 del 1972 disciplina gli obblighi dichiarativi IVA connessi all’inizio attività e alle successive variazioni. In particolare:

• il comma 1 prevede che chi intraprende l’esercizio di un’impresa, arte o professione nel territorio dello Stato, o vi istituisce una stabile organizzazione, debba presentare dichiarazione all’Agenzia delle entrate entro trenta giorni;
• il comma 2 individua gli elementi che devono risultare dalla dichiarazione di inizio attività, tra cui, alla lettera d), il luogo o i luoghi in cui sono tenuti e conservati libri, registri, scritture e documenti;
• il comma 3 impone la dichiarazione delle variazioni degli elementi indicati al comma 2 entro trenta giorni dalla variazione.

Ne consegue che l’obbligo di comunicare la variazione del luogo di tenuta e conservazione delle scritture contabili grava sul contribuente e deve essere assolto entro trenta giorni dall’avvenuta variazione.

La risoluzione precisa inoltre che le norme richiamate non prevedono alcun obbligo di comunicazione all’Agenzia delle entrate in capo al terzo depositario quando, cessato il rapporto di deposito, egli restituisca al contribuente le scritture contabili.

Modelli e canali di presentazione

Per la dichiarazione di inizio, cessazione attività e variazione dati ai fini IVA, i modelli approvati dal provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle entrate del 29 dicembre 2009 sono:

• modello AA7/10 per i soggetti diversi dalle persone fisiche;
• modello AA9/10 per le imprese individuali e i lavoratori autonomi.

Per i soggetti tenuti all’iscrizione nel Registro delle imprese o alla denuncia al REA, i modelli AA7 o AA9 devono essere trasmessi tramite la Comunicazione Unica prevista dall’articolo 9, comma 7, del decreto-legge 31 gennaio 2007, n. 7, convertito dalla legge 2 aprile 2007, n. 40. La Comunicazione Unica è presentata al Registro delle imprese per via telematica o su supporto informatico.

La risoluzione chiarisce che tale strumento può essere utilizzato anche per comunicare informazioni di esclusivo interesse dell’Agenzia delle entrate, come la variazione del luogo di conservazione delle scritture contabili, senza pagamento:

• di diritti di segreteria, ai sensi del Decreto Direttoriale 17 giugno 2010 del Ministero dello Sviluppo Economico;
• dell’imposta di bollo, ai sensi della Risoluzione n. 24 del 29 marzo 2010 dell’Agenzia.

Per i soggetti non tenuti alla Comunicazione Unica, la presentazione dei modelli AA7 o AA9 può avvenire:

• presso qualsiasi ufficio dell’Agenzia delle entrate, direttamente o tramite persona appositamente delegata;
• mediante servizio postale con raccomandata;
• in via telematica, secondo le modalità previste dal comma 10 dell’articolo 35 del DPR n. 633 del 1972.

Ruolo del depositario delle scritture

La risoluzione distingue chiaramente il ruolo del contribuente da quello del depositario. Anche se il rapporto di deposito cessa, l’adempimento dichiarativo resta a carico del contribuente e non può essere validamente sostituito dal semplice intervento del depositario.

Tuttavia, il depositario può materialmente presentare il modello AA7 o AA9:

• come persona delegata dal contribuente;
• oppure, se in possesso dei requisiti richiesti, come incaricato alla trasmissione telematica.

Se non ricorrono tali ipotesi, il depositario può chiedere al contribuente prova dell’avvenuta presentazione della variazione, anche in relazione all’interesse a mantenere correttamente aggiornate le informazioni utili per eventuali accessi o richieste di ispezione documentale ai sensi dell’articolo 52 del DPR n. 633 del 1972.

Comunicazione all’Agenzia in caso di cessazione del deposito o impossibilità di restituzione

Se il depositario non riceve conferma dell’avvenuta presentazione della dichiarazione da parte del contribuente, può comunicare all’ufficio dell’Agenzia delle entrate territorialmente competente in base al domicilio fiscale del contribuente l’avvenuta risoluzione del rapporto di deposito, allegando copia del verbale di consegna delle scritture.

Il depositario può effettuare una comunicazione analoga anche quando sia stato impossibilitato a restituire le scritture contabili al contribuente, indicando la relativa motivazione.

Intervento dell’Agenzia delle entrate

Quando l’Agenzia delle entrate accerta l’avvenuta variazione del luogo di tenuta e conservazione delle scritture contabili e rileva l’omessa dichiarazione da parte del contribuente, procede ad assumere le corrette informazioni sulla concreta ubicazione delle scritture ai fini dell’aggiornamento dell’Anagrafe Tributaria e ad adottare i conseguenti provvedimenti per l’omessa dichiarazione.