Risposta n. 518 del 12/12/2019

Obblighi di conservazione delle dichiarazioni fiscali trasmesse telematicamente

L’interpello riguarda la possibilità, per un intermediario abilitato alla trasmissione telematica delle dichiarazioni fiscali, di sostituire la tradizionale consegna fisica al cliente con la messa a disposizione digitale della dichiarazione trasmessa e della relativa ricevuta. Il tema centrale è la corretta individuazione degli obblighi di conservazione in capo all’intermediario e in capo al contribuente, distinguendo tra conservazione su supporto analogico e conservazione esclusivamente informatica.

Fattispecie rappresentata dall’istante

L’istante è un intermediario abilitato ai sensi dell’articolo 3 del d.P.R. 22 luglio 1998, n. 322. Dopo la trasmissione della dichiarazione all’Amministrazione finanziaria, intende:

• far firmare digitalmente il file da un socio;
• conservarlo e metterlo a disposizione del cliente, insieme alla ricevuta di presentazione, su una piattaforma internet entro il termine di cui all’articolo 3, comma 6, del d.P.R. n. 322 del 1998;
• in alternativa, inviare file e ricevuta via posta elettronica ordinaria o certificata.

L’istante ha precisato che la sottoscrizione da parte del socio avverrebbe in ottemperanza all’articolo 3, comma 9, del d.P.R. n. 322 del 1998 e alle istruzioni dei modelli dichiarativi, mentre la modalità di messa a disposizione sarebbe preventivamente concordata con il cliente anche in funzione delle successive modalità di conservazione.

Quesito posto all’Agenzia delle Entrate

Il contribuente chiede se la procedura descritta sia conforme alla normativa vigente, e in particolare se siano corretti:

• la conservazione, da parte dell’intermediario, della dichiarazione firmata digitalmente e della ricevuta;
• la messa a disposizione al cliente tramite piattaforma internet, PEC o email;
• la successiva conservazione da parte del cliente, con o senza firma digitale, in formato elettronico o analogico.

Soluzione interpretativa prospettata dal contribuente

L’istante ritiene che la procedura consenta di adempiere agli obblighi di conservazione previsti dall’articolo 3 del d.P.R. n. 322 del 1998.

Obblighi dell’intermediario

Secondo la soluzione proposta:

• la dichiarazione trasmessa, firmata digitalmente dall’intermediario, può essere messa a disposizione del cliente tramite piattaforma internet entro 30 giorni dal termine di presentazione;
• la conservazione elettronica della dichiarazione trasmessa sarebbe sufficiente ai sensi del comma 9-bis dell’articolo 3;
• la copia conservata dall’intermediario non dovrebbe necessariamente riprodurre la firma del contribuente, richiamando le risoluzioni n. 298/E del 2007 e n. 354/E del 2008.

Obblighi dei clienti con firma digitale

I clienti dotati di firma digitale, ricevuta la dichiarazione, apporrebbero a loro volta la firma digitale e conserverebbero il documento insieme alla ricevuta:

• in modalità elettronica ai sensi del C.A.D.; oppure
• in modalità elettronica senza applicare le regole specifiche del C.A.D.

Obblighi dei clienti privi di firma digitale

I clienti privi di firma digitale stamperebbero il file ricevuto, apporrebbero la firma autografa e conserverebbero:

• il file ricevuto;
• la copia cartacea sottoscritta;
• la ricevuta di ricezione della dichiarazione.

Normativa e prassi richiamate

L’Agenzia richiama innanzitutto l’articolo 3 del d.P.R. n. 322 del 1998, in particolare:

• comma 6, secondo periodo, relativo al rilascio dell’impegno a trasmettere telematicamente la dichiarazione e alla consegna, entro 30 giorni dal termine di presentazione, della dichiarazione trasmessa e della ricevuta di ricezione;
• comma 6-bis, che disciplina l’impegno cumulativo quando vi siano più dichiarazioni o comunicazioni;
• comma 9, che impone a contribuenti e sostituti d’imposta di conservare la dichiarazione debitamente sottoscritta e i documenti rilasciati dal soggetto incaricato;
• comma 9-bis, che impone ai soggetti incaricati della trasmissione di conservare copia delle dichiarazioni trasmesse, anche su supporti informatici.

Sono inoltre richiamate le seguenti prassi:

• risoluzione n. 298/E del 18 ottobre 2007;
• risoluzione n. 354/E dell’8 agosto 2008;
• risoluzione n. 194/E del 30 luglio 2009;
• circolare n. 6/E del 25 gennaio 2002;
• risposta a interpello n. 97 del 6 dicembre 2018.

Valutazione dell’Agenzia sulla sottoscrizione della dichiarazione

L’Agenzia osserva che la sottoscrizione del riquadro relativo all’impegno alla presentazione telematica, prevista dalle istruzioni dei modelli dichiarativi, deve essere effettuata dall’intermediario prima dell’invio telematico, e non successivamente.

Ribadisce, inoltre, che la dichiarazione inviata deve essere sottoscritta dal solo contribuente o sostituto d’imposta, non anche dall’intermediario. La copia conservata dall’intermediario, ai sensi del comma 9-bis, è dunque la copia della dichiarazione trasmessa, non l’originale sottoscritto dal contribuente.

Parere dell’Agenzia delle Entrate sulla messa a disposizione al cliente

Secondo l’Agenzia, la dichiarazione trasmessa può essere messa a disposizione del contribuente:

• su una piattaforma internet;
• oppure inviata all’indirizzo di posta elettronica ordinaria o certificata.

Tale operazione è tuttavia ammessa previa specifica richiesta sottoscritta dal contribuente. L’Agenzia conferma che la messa a disposizione su piattaforma internet è già stata consentita dalla risposta a interpello n. 97 del 6 dicembre 2018. Inoltre, la scelta tra invio via PEC e via email ordinaria può essere rimessa alla libera determinazione delle parti.

Parere dell’Agenzia sulla conservazione da parte del contribuente

L’Agenzia distingue due ipotesi.

Conservazione in modalità analogica

Se il contribuente riceve la dichiarazione, decide di stamparla, firmarla e conservarla su supporto cartaceo, il documento può anche essere conservato in modalità elettronica, senza applicare le regole specifiche del C.A.D. Tuttavia, in caso di richiesta dell’Amministrazione finanziaria, il documento deve essere esibito su supporto analogico con sottoscrizione autografa.

Conservazione esclusivamente digitale

Se invece il contribuente intende conservare la dichiarazione solo in formato digitale, trattandosi di documento fiscalmente rilevante, la sua formazione e conservazione sono disciplinate dal combinato disposto dell’articolo 2 del decreto ministeriale 17 giugno 2014 e dell’articolo 20, comma 1-bis, del C.A.D. In tale ipotesi, i requisiti di sicurezza, integrità e immodificabilità del documento devono essere garantiti dalla firma digitale, o da altra firma elettronica qualificata o avanzata, apposta dal contribuente.

Conclusioni operative

L’interpello conferma, in sostanza, che:

• l’intermediario può distribuire al cliente la dichiarazione trasmessa e la ricevuta in formato digitale;
• la dichiarazione conservata dall’intermediario non deve essere sottoscritta dal contribuente, ma solo essere copia della trasmissione effettuata;
• il contribuente può conservare il documento in forma analogica oppure, se vuole mantenerlo esclusivamente in digitale, deve rispettare le regole del C.A.D. e dotarlo di firma elettronica idonea.

Il parere dell’Agenzia è quindi favorevole alla procedura proposta solo nei limiti e con le cautele indicate, soprattutto in relazione alla specifica richiesta del contribuente e alla diversa disciplina della conservazione analogica o digitale.