Circolare numero 141 del 05-11-2010

Avvio del processo di programmazione e budget per l’anno 2011

La circolare disciplina l’avvio del processo di programmazione e budget dell’INPS per il 2011, in coerenza con le linee di indirizzo 2011-2013 e con la Nota preliminare allegata al Bilancio di previsione 2011. Il documento individua obiettivi, strutture responsabili, articolazione dei piani, fasi del procedimento, strumenti operativi e criteri di misurazione dei risultati.

Premessa e quadro di riferimento

Con la delibera CIV n. 12 del 28 luglio 2010 sono state definite le linee di indirizzo per il triennio 2011-2013. Gli Organi dell’Istituto, con l’approvazione della Nota preliminare al Bilancio di previsione 2011, hanno delineato le linee guida gestionali e i programmi obiettivo. La circolare si colloca in questo quadro e dà formalmente avvio al processo di programmazione e budget per i Centri di responsabilità, richiamando la Determinazione commissariale n. 36 del 23 ottobre 2008.

Il budget è concepito come articolazione in piani operativi collegati a:

• obiettivi di risultato,
• attività da svolgere,
• impiego delle risorse umane,
• consumo di risorse economiche.

Obiettivi per le Strutture Centrali

La Nota preliminare, nel paragrafo 1.2, contiene le linee guida e i programmi obiettivo assegnati alle Strutture Centrali. Il processo di programmazione coinvolge le Direzioni centrali, i Coordinamenti generali professionali, i Progetti nazionali e gli Uffici di supporto agli Organi.

Per le attività professionali vengono richiamati, in particolare:

• Coordinamento generale medico legale: deve focalizzarsi sui programmi obiettivo del paragrafo 1.2.5 della Nota preliminare, con attenzione all’area dell’invalidità civile, alla gestione del contenzioso giudiziario, alle visite straordinarie di verifica e al tema della certificazione di malattia, favorendo l’entrata a regime del sistema telematico di ricezione dei certificati medici e la valutazione delle prognosi per incrementare le visite mediche di controllo con idoneità.
• Coordinamento generale legale: deve concentrarsi sui programmi obiettivo del paragrafo 1.2.4.4 della Nota preliminare e ottimizzare il processo di gestione dell’intero iter del contenzioso giudiziario dell’Istituto secondo le direttive degli Organi.
• Altre Strutture Centrali non titolari di specifici programmi obiettivo: il piano delle attività riguarda esclusivamente l’autofunzionamento.

Obiettivi per le Strutture Regionali

La Nota preliminare, nel paragrafo 1.3, indica gli obiettivi assegnati alle Strutture Regionali. Per le attività di vigilanza ispettiva, le Direzioni regionali devono formulare un piano a livello di Direzione provinciale, secondo specifiche che saranno fornite successivamente dalla Direzione generale.

I piani regionali devono essere costruiti in funzione degli obiettivi assegnati e consolidati a livello regionale, tenendo conto delle diverse strutture di produzione territoriali.

Articolazione dei budget

La circolare distingue l’articolazione del budget per le Strutture Centrali e per le Strutture Regionali.

Per le Strutture Centrali, il budget comprende:

• piano delle attività per ciascun programma obiettivo assegnato;
• piano delle attività di funzionamento per le funzioni assegnate con l’Ordinamento dei servizi;
• piano settoriale degli investimenti, con riferimento ai piani obiettivo assegnati alle aree Informatica, Formazione, Comunicazione e Logistica.

Per le Strutture Regionali, la programmazione comprende:

• piano delle attività di funzionamento per le aree dirigenziali della sede regionale;
• piano di produzione per gli obiettivi di produzione individuati;
• piano di impiego delle risorse umane;
• piano degli obiettivi di qualità, con riferimento agli obiettivi di qualità del servizio indicati nella Nota preliminare;
• piano di recupero delle criticità regionali, con indicazione di programmi e progetti da attivare, incluso il piano di smaltimento degli arretrati di produzione da concludersi entro il 31 maggio 2011;
• budget economico relativo ai costi discrezionali, ottenuto per aggregazione delle rilevazioni dei fabbisogni effettuate dalle strutture operative con il coordinamento della Direzione regionale.

I piani di produzione, impiego delle risorse umane, qualità e recupero delle criticità sono elaborati a livello di Direzione metropolitana, Direzione provinciale e Filiale di coordinamento, per poi essere consolidati a livello regionale.

Processo di programmazione: fasi e scadenze

Il processo di programmazione e budget per il 2011 è scandito in quattro fasi.

Fase 1: proposte di budget

Periodo: 8 novembre - 26 novembre 2010.

Le strutture interessate elaborano le prime proposte, con riferimento ai piani e alle procedure previste. In questa fase:

• le Strutture Centrali con programmi obiettivo assegnati predispongono il piano delle attività e il piano settoriale degli investimenti;
• le Strutture Centrali senza programmi obiettivo predispongono il piano delle attività di funzionamento;
• le Direzioni Regionali predispongono il piano di funzionamento, il piano di produzione, il piano di impiego delle risorse umane, il piano di recupero delle criticità regionali e il budget economico.

Fase 2: valutazione di congruità

Periodo: 26 novembre - 7 dicembre 2010.

La Direzione Centrale Pianificazione e controllo di gestione, insieme alla Direzione Centrale Risorse Umane e alla Direzione Centrale Risorse strumentali, effettua la valutazione di congruità delle proposte rispetto agli obiettivi, all’impiego delle risorse umane e al consumo di risorse economiche. Le eventuali necessarie variazioni vengono segnalate alle strutture interessate.

Fase 3: negoziazione

Periodo: 7 dicembre - 15 dicembre 2010.

Tutte le strutture partecipano alla negoziazione sulla base delle valutazioni di congruità, al fine di rivedere e consolidare le proposte di budget.

Fase 4: consolidamento delle proposte di budget

Data: 15 dicembre 2010.

Le proposte consolidate vengono trasmesse al Direttore Generale. Per le Direzioni Centrali, il Direttore Centrale trasmette la proposta consolidata al Direttore Generale; per le Direzioni Regionali, il Direttore regionale formula la proposta di budget al Direttore Generale entro la stessa data.

Formazione del budget economico

Il budget economico deriva dall’aggregazione delle rilevazioni dei fabbisogni di lavoro, beni e servizi effettuate dalle Direzioni provinciali con il coordinamento della Direzione regionale, in riferimento ai macro obiettivi economici indicati nella Nota preliminare.

Il percorso di elaborazione e consolidamento parte dalle Agenzie, passa per Direzioni provinciali e regionali e arriva alla Direzione Centrale Risorse Strumentali, responsabile del budget dell’Istituto anche per le spese di funzionamento.

Le rilevazioni avvengono tramite:

• schede presenti nella procedura p@perless per le Agenzie;
• schede di pianificazione in ambiente SAP CO per Direzioni provinciali e regionali.

A supporto dell’omogeneizzazione dei fabbisogni, ogni Direzione regionale dispone di schede di budget con i capitoli e le voci di spesa più significativi. Gli importi riportati hanno valore presuntivo e non costituiscono formale attribuzione di budget o risorse finanziarie alla Direzione regionale interessata. Sono inoltre ricomprese le somme utilizzate a livello centrale per l’acquisizione di beni e servizi mediante gare aggregate a livello nazionale.

Le Direzioni regionali devono coordinare, standardizzare e omogeneizzare i fabbisogni rilevati presso le strutture di riferimento, fornendo alle Direzioni provinciali tutte le informazioni necessarie per una rilevazione uniforme.

Per le categorie merceologiche oggetto di gare nazionali, la Direzione Centrale Risorse strumentali assegna i volumi alle singole Direzioni regionali, che li ripartiscono poi fra le Direzioni provinciali sulla base di stime e valutazioni maturate nel processo di budget. Per le categorie acquistate a livello territoriale, le Direzioni regionali indicano i prezzi unitari necessari a valorizzare omogeneamente i fabbisogni dell’intera Regione.

Il processo di rilevazione dei fabbisogni segue le stesse modalità già adottate per il budget economico 2010, richiamando il messaggio n. 023584 del 19 ottobre 2009.

Sistema degli indicatori

La circolare stabilisce che i piani del budget devono essere collegati a specifici indicatori rappresentativi degli obiettivi individuati nella Nota preliminare. Il sistema degli indicatori è parte integrante del processo di programmazione e serve a misurare performance e grado di raggiungimento degli obiettivi.

Indicatori di efficienza e innovazione

Questi indicatori misurano l’ottimizzazione delle risorse rispetto ai risultati ottenuti. In particolare, riguardano:

• l’impiego delle risorse umane per il raggiungimento di obiettivi predefiniti;
• i rapporti tra input e output;
• la produttività, intesa sia come quantità di prodotto per unità di risorsa sia come assorbimento di risorse per unità di prodotto;
• l’innovazione nei processi organizzativi, soprattutto in termini di impiego delle risorse umane.

Per le Strutture Centrali, rilevano anche l’impiego di risorse umane nei programmi obiettivo rispetto all’autofunzionamento, l’uso di risorse straordinarie rispetto a quelle ordinarie e il rapporto tra risorse disponibili e forza equivalente (FTE). Per le Strutture Regionali assumono rilievo la produttività globale di sede, la produttività di processo, l’impiego delle risorse umane nei processi primari e di supporto, il costo per unità di prodotto omogeneizzata, il costo pro capite, i metri quadri pro capite e lo scostamento dei costi discrezionali rispetto al budget e all’anno precedente.

Indicatori di efficacia e qualità

L’efficacia è misurata in funzione della qualità dell’output rispetto agli obiettivi prefissati. I piani di attività delle Strutture Centrali devono essere misurati con indicatori coerenti con gli obiettivi della Nota preliminare. Per le Strutture Regionali, gli indicatori di efficacia devono riferirsi agli obiettivi di qualità del servizio indicati nella Nota preliminare, con possibilità di individuare ulteriori indicatori coerenti con tali obiettivi.

Indicatori di output

Gli indicatori di output misurano il prodotto generato da una struttura, di norma in termini quantitativi. Sono utilizzati soprattutto per la produzione delle Strutture Regionali, ma possono riguardare anche prodotti immateriali.

In particolare:

• per le Strutture Regionali, sono utilizzati per il piano budget della produzione, per gli incassi, gli interessi passivi e altri valori finanziari;
• per le Strutture Centrali, si applicano a obiettivi quantitativamente definibili, come le verifiche straordinarie per l’invalidità civile, oppure a prodotti immateriali, come circolari e convenzioni.

Indicatori di economicità

L’economicità è collegata alla capacità dell’organizzazione di perseguire le proprie finalità istituzionali con minori risorse o di affrontare nuovi adempimenti a risorse invariate. La misurazione si fonda sul confronto tra performance e costi di gestione, attraverso il conto economico per Centro di responsabilità e le analisi degli scostamenti rispetto al budget.

La circolare precisa che l’indicatore di economicità:

• è maggiore di 1 se il beneficio atteso è più che proporzionale rispetto alle risorse impiegate;
• è uguale a 1 se il beneficio atteso è in linea con le risorse impiegate;
• è minore di 1 se il beneficio atteso non soddisfa il criterio di economicità.

Supporto operativo e riferimenti tecnici

La Direzione Centrale Pianificazione e controllo di gestione fornisce supporto a tutte le fasi del processo di programmazione e budget tramite:

• gestione.budget@inps.it per le schede BWSEM e Piano Budget;
• contabilitaAnalitica@inps.it per le schede SAP CO.

La circolare richiama inoltre l’uso di diversi strumenti e procedure informatiche, tra cui Timesheet, SAP BWSEM, SAP CO, il server Vnx0028a0 e la procedura p@perless, secondo le esigenze dei diversi piani e livelli organizzativi.

Sintesi conclusiva

Il documento struttura in modo puntuale il ciclo di budget 2011, dalla definizione degli obiettivi alla rilevazione dei fabbisogni, dalla valutazione di congruità alla negoziazione e al consolidamento finale. Centrale è l’impostazione per piani e indicatori, che consente di collegare risorse e risultati in una logica di programmazione, controllo e misurazione delle performance dell’Istituto.