Sentenza n. 514/2026 - Trieste, Sezione 1

Esito

La controversia

Il ricorrente ha impugnato il riscontro comunale del 14 agosto 2025, deducendo violazione degli artt. 22, 24 e 25 della l. 241/1990, difetto di istruttoria, travisamento dei fatti e difetto di motivazione. L’istanza riguardava documentazione edilizia del Condominio Primavera, comprese eventuali varianti in corso d’opera, pratiche di sanatoria e condono, nonché una relazione dettagliata sulle ricerche effettuate dal Comune e, in caso di irreperibilità, la denuncia di smarrimento. Il ricorrente contestava in particolare il riscontro sulle varianti e sulle pratiche edilizie e l’omessa risposta alla richiesta di relazione sulle ricerche. Ha sostenuto che l’amministrazione non potesse limitarsi ad affermare che i documenti non erano presenti negli uffici, senza rendere conto delle ricerche svolte. Quanto all’interesse attuale, ha precisato che l’accesso era funzionale alla tutela della propria posizione nei procedimenti edilizi e, in particolare, a un eventuale appello contro le sentenze del TAR del 29 luglio 2026 che avevano respinto i ricorsi contro l’inibizione di SCIA in sanatoria.

La decisione

Il TAR ha respinto il ricorso nel merito. Dopo aver formalizzato un rilievo d’ufficio di sopravvenuta carenza d’interesse, ha ritenuto che i chiarimenti resi in udienza consentissero di riconoscere la permanenza dell’interesse, anche in vista di un eventuale appello sulle vicende edilizie connesse; ha valorizzato la sostanziale continuità dell’interesse difensivo fatto valere. Ha tuttavia rilevato che l’istanza originaria del 18 luglio 2025 aveva collegato l’accesso alla pendenza di ricorsi allora diretti contro precedenti sentenze del TAR, poi definiti dal Consiglio di Stato con sentenza n. 8385 del 29 ottobre 2025, e non alle SCIA presentate successivamente. Nel merito, ha ritenuto che il Comune avesse messo a disposizione la documentazione effettivamente esistente e che le verifiche svolte avessero dato esito negativo quanto alle asserite varianti generali e agli altri atti non reperiti: l’amministrazione aveva precisato che tali documenti non risultavano formati o depositati, e non smarriti, mentre le pratiche esistenti erano state visionate dal tecnico delegato e, per quanto pertinente, consegnate. La richiesta di una relazione dettagliata sulle ricerche eseguite non rientra nella nozione di documento amministrativo ostensibile, poiché l’accesso riguarda documenti già formati, esistenti e detenuti e non può imporre un’attività di elaborazione di dati. Nessun annullamento né ordine di esibizione è stato disposto. Spese interamente compensate, anche perché il Comune, costituitosi ai sensi dell’art. 116, comma 3, c.p.a., non aveva documentato spese vive.

Norme richiamate

• artt. 22 ss. l. 241/1990

  Secondo giurisprudenza consolidata l'istanza di accesso a documenti amministrativi deve riferirsi, infatti, a ben specifici documenti (già formati, esistenti e materialmente detenuti dalla Pubblica Amministrazione al momento della richiesta) e non può comportare la necessità di un'attività di elaborazione di dati da parte del soggetto destinatario della richiesta (cfr. Consiglio di Stato sez. VI, 27 marzo 2024, n. 2900); la domanda di accesso ai documenti deve riferirsi a specifici documenti esistenti, non potendo implicare alcuna attività di elaborazione di dati (cfr. Consiglio di Stato sez. III, 5 febbraio 2024, n. 1140).

  L’accesso documentale ha per oggetto documenti specifici già formati, esistenti e detenuti dall’amministrazione al momento della richiesta; non può imporre all’ente di elaborare dati o redigere una relazione appositamente richiesta.

• art. 22, comma 1, lett. d), l. 241/1990

  Nessuna illegittimità è, in definitiva, ravvisabile nel riscontro fornito dal Comune di Tolmezzo all’istanza ostensiva del ricorrente, essendo, tra l’altro, indubbio che la relazione di cui alla lett. f) della richiesta del ricorrente fuoriesce palesemente dal perimetro della nozione di documento amministrativo di cui all’art. 22, comma 1, lett. d), della legge n. 241 del 1990 e s.m.i., ciò anche avuto riguardo a quanto specificato dal successivo comma 4.

  La richiesta di una relazione sulle ricerche documentali svolte non dà accesso a un documento amministrativo ai sensi della norma quando presuppone la formazione di un nuovo elaborato, anziché l’ostensione di un documento già esistente.

• art. 22, comma 4, l. 241/1990

  Nessuna illegittimità è, in definitiva, ravvisabile nel riscontro fornito dal Comune di Tolmezzo all’istanza ostensiva del ricorrente, essendo, tra l’altro, indubbio che la relazione di cui alla lett. f) della richiesta del ricorrente fuoriesce palesemente dal perimetro della nozione di documento amministrativo di cui all’art. 22, comma 1, lett. d), della legge n. 241 del 1990 e s.m.i., ciò anche avuto riguardo a quanto specificato dal successivo comma 4.

  Il limite richiamato dal comma 4 concorre a escludere che il diritto di accesso possa essere utilizzato per ottenere la formazione o l’elaborazione di una relazione non già esistente.

• art. 116, comma 3, c.p.a.

  Spese interamente compensate, anche perché il Comune, costituitosi ai sensi dell’art. 116, comma 3, c.p.a., non aveva documentato spese vive.

  La costituzione dell’amministrazione secondo la facoltà prevista dall’art. 116, comma 3, è stata considerata ai fini della regolazione delle spese, compensate in mancanza di prova di spese vive.

Massime di principio

• Il diritto di accesso documentale riguarda documenti specifici già formati, esistenti e materialmente detenuti dall’amministrazione al momento della domanda; non obbliga l’ente a elaborare dati o a predisporre una relazione sulle ricerche svolte.
• L’esito negativo delle ricerche archivistiche non equivale, di per sé, a smarrimento o irreperibilità di documenti: quando l’amministrazione chiarisce che gli atti non risultano mai formati o depositati e mette a disposizione la documentazione esistente, tale circostanza va distinta dalla perdita di documenti detenuti.
• L’interesse all’accesso può permanere quando la documentazione è funzionale alla tutela della stessa posizione giuridica in procedimenti amministrativi e giudiziari connessi; la sua sussistenza va valutata in concreto anche alla luce degli sviluppi successivi della controversia.

Come è indicizzato