Circolare numero 60 del 16-04-2010

Trasmissione telematica delle certificazioni di malattia all’INPS: aspetti organizzativi e prime istruzioni operative

La circolare disciplina l’avvio della trasmissione telematica dei certificati di malattia all’INPS, indicando obblighi, procedure operative, modalità di accesso ai servizi e prime regole organizzative interne. Il documento si colloca nel più ampio percorso di digitalizzazione dei rapporti tra medici, lavoratori, datori di lavoro e Istituto, con decorrenza dal 3 aprile 2010.

Quadro normativo e decorrenza

La circolare richiama il decreto interministeriale 26 febbraio 2010, pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 65/2010 e divenuto operativo il 3 aprile 2010. Tale intervento conclude il processo normativo che ha previsto il collegamento in rete dei medici curanti e la trasmissione telematica delle certificazioni di malattia all’INPS per i lavoratori del settore privato.

Per il settore pubblico, la circolare richiama le istruzioni già fornite con la circolare n. 1 del 19 marzo 2010 del Dipartimento della funzione pubblica e del Dipartimento della digitalizzazione della Pubblica amministrazione e dell’innovazione tecnologica, che hanno esteso modalità analoghe a quelle del settore privato.

Il documento ricostruisce inoltre l’evoluzione legislativa precedente, dal comma 149 dell’art. 1 della legge n. 311/2004, alla legge n. 296/2006 che ha introdotto il comma 5-bis all’art. 50 del D.L. n. 269/2003, fino all’art. 8 del D.P.C.M. 26 marzo 2008, che ha definito i principi generali della trasmissione telematica al SAC del Ministero dell’economia e delle finanze.

Obblighi del medico curante

Dal 3 aprile 2010 i medici dipendenti del SSN o in regime di convenzione sono tenuti a trasmettere all’INPS, tramite il SAC, il certificato di malattia, rilasciandone copia cartacea al lavoratore. Per operare ricevono dal Ministero dell’economia e delle finanze apposite credenziali di accesso.

La trasmissione telematica richiede obbligatoriamente l’inserimento di specifici dati, tra cui:

• codice fiscale del lavoratore;
• residenza o domicilio abituale;
• eventuale domicilio di reperibilità durante la malattia;
• codice di diagnosi mediante ICD9-CM;
• data di inizio malattia, data di rilascio e data di presunta fine malattia;
• indicazione di prosecuzione o ricaduta nei casi successivi al primo accertamento;
• modalità ambulatoriale o domiciliare della visita.

Dopo l’invio, il SAC restituisce il numero identificativo del certificato, utile per la stampa del documento da consegnare al lavoratore. Il medico consegna due copie cartacee:

• l’attestato di malattia per il datore di lavoro, privo di diagnosi;
• il certificato di malattia per l’assistito, contenente diagnosi e/o codice nosologico.

Se il medico non può stampare la certificazione, comunica al lavoratore il numero del certificato, che potrà essere utilizzato per reperire e stampare il documento sul sito INPS. La circolare prevede anche la facoltà di annullare il certificato entro il giorno successivo al rilascio e di rettificare la data di fine prognosi entro il relativo termine.

È inoltre previsto un periodo transitorio di tre mesi durante il quale il medico può continuare a rilasciare i certificati in formato cartaceo secondo le modalità precedenti.

Servizi per il datore di lavoro

L’INPS mette a disposizione dei datori di lavoro pubblici e privati gli attestati di malattia tramite il portale istituzionale, nella sezione servizi on-line, previa autorizzazione e attribuzione di un PIN.

L’accesso consente la consultazione e la stampa degli attestati con diverse modalità di ricerca. Per ottenere l’abilitazione, il datore di lavoro o un suo incaricato deve presentare domanda presso una sede INPS secondo la modulistica prevista. Se il soggetto dispone già di un PIN per altre finalità, l’autorizzazione deve essere integrata mediante la funzione di modifica delle autorizzazioni ai servizi.

La circolare precisa che, in questa fase, i consulenti del lavoro sono esclusi dalla concessione del servizio.

Servizi per il lavoratore

Il lavoratore può consultare sul sito INPS i certificati di malattia trasmessi telematicamente dal medico curante. Sono previste due modalità di accesso:

• con PIN, per visualizzare tutti i certificati, comprensivi di diagnosi e codice nosologico se indicato;
• con codice fiscale e numero del certificato, per recuperare il solo attestato.

Il lavoratore che abbia diritto all’indennità di malattia a carico dell’INPS non è più tenuto a trasmettere il certificato all’Istituto, salvo i casi in cui l’invio telematico non sia possibile.

Abilitazioni, credenziali e revoche

Il Ministero dell’economia e delle finanze rilascia ai medici le credenziali per l’accesso al SAC. L’INPS, invece, rilascia il PIN ai cittadini tramite i canali ordinari: internet, Contact Center e uffici INPS.

Per i datori di lavoro pubblici o privati, o per i soggetti da essi incaricati, la richiesta di PIN deve essere presentata presso una sede INPS con la seguente documentazione:

• modulo di richiesta compilato e sottoscritto dal datore di lavoro privato o dal legale rappresentante, con elenco dei dipendenti ai quali rilasciare il PIN;
• modulo di richiesta individuale compilato e firmato dal dipendente autorizzato, con allegata copia del documento di identità.

Le pubbliche amministrazioni e le aziende già abilitate devono richiedere tempestivamente la revoca dell’autorizzazione in caso di cessazione dell’attività, sospensione o trasferimento dell’intestatario del PIN; l’INPS provvede alla cessazione immediata dell’abilitazione.

L’operatore INPS, prima del rilascio, deve verificare la correttezza formale della richiesta e l’identità del richiedente, nonché accertare il rapporto di lavoro tramite la funzione "Verifica rapporto di lavoro". Completate le verifiche, il PIN viene rilasciato con la classe utente "Datore di lavoro (certificazione di malattia)". Se l’utente è già in possesso di un PIN per altre finalità, occorre aggiungere l’autorizzazione al servizio di consultazione degli attestati di malattia.

Assistenza agli utenti

L’assistenza per il sistema SAC è assicurata dal Call Center del Ministero dell’economia e delle finanze, al numero verde 800030070.

L’INPS fornisce assistenza tramite il Contact Center Integrato INPS-INAIL, al numero verde 803164, rivolto a datori di lavoro, lavoratori e medici. Gli operatori supportano:

• la navigazione e l’uso delle procedure di consultazione;
• le informazioni e i quesiti di interesse generale sulla materia;
• per i medici, i quesiti di interesse medico-legale, in collaborazione con il Coordinamento Generale medico legale.

Il Contact Center assiste inoltre i lavoratori nell’assegnazione o attivazione del PIN cittadino necessario per consultare e stampare i certificati.

Gestione interna dei certificati e modello organizzativo

Dopo la ricezione dei certificati telematici, l’INPS individua quelli relativi ai lavoratori aventi diritto all’indennità di malattia, li assegna alle strutture competenti per residenza del lavoratore e li registra negli archivi locali gestionali. I certificati sono immediatamente disponibili per le attività dell’area malattia.

I medici INPS, nella procedura dedicata ai certificati ricevuti via internet, dispongono di funzioni per esaminare i certificati giornalieri e per disporre d’ufficio le visite mediche di controllo.

La circolare richiama la precedente circolare n. 120 del 6 agosto 2004, con la quale il processo di certificazione e di erogazione dell’indennità era già stato ridisegnato, e sottolinea che la telematizzazione elimina attività manuali come acquisizione e archiviazione, consentendo una progressiva reingegnerizzazione del processo.

Ripartizione delle competenze nelle sedi sperimentali

In coerenza con il modello organizzativo richiamato, le attività risultano così distribuite nelle sedi sperimentali:

• la funzione medico-legale valuta professionalmente i certificati ricevuti via internet e gestisce le visite mediche di controllo, esclusa la fase di consuntivazione e le competenze amministrative sul loro esito;
• l’area flussi "Controllo Prestazioni" gestisce le azioni amministrative collegate ai certificati telematici, comprese le visite mediche di controllo, le sanzioni per assenze ingiustificate, i pagamenti alle ASL, le azioni surrogatorie e i rapporti con datori di lavoro, ufficio legale e area contabile;
• la linea di servizio "Prestazioni a sostegno del reddito" e le Agenzie territoriali gestiscono la liquidazione dell’indennità di malattia e l’acquisizione dei certificati cartacei;
• l’area flussi "Anagrafica e flussi" gestisce i primi pagamenti e i pagamenti successivi delle indennità.

In attesa delle implementazioni procedurali necessarie, medici e personale amministrativo delle direzioni provinciali devono essere abilitati ad accedere alle procedure EAP delle strutture territoriali che rientrano nella competenza organizzativa della sede provinciale.

Evoluzione e obiettivi del nuovo sistema

La circolare evidenzia che la combinazione tra trasmissione telematica, nuovi applicativi in corso di rilascio e riorganizzazione interna consentirà la completa reingegnerizzazione del processo di certificazione della malattia, con benefici attesi in termini di efficienza, efficacia e ottimizzazione delle risorse.

Il nuovo modello dovrà comunque rispettare i principi di pertinenza, non eccedenza e necessità nel trattamento dei dati sensibili, mantenendo la separazione tra attività sanitarie e attività amministrative secondo le modalità già delineate dalle circolari organizzative richiamate.