Circolare numero 296 del 28-12-1991

Applicazione della nuova procedura per le spese di manutenzione ordinaria e conduzione degli impianti termici

La circolare dispone l'avvio della nuova procedura informatizzata per la gestione della quota di spese di manutenzione ordinaria e conduzione degli impianti termici curata direttamente dagli economati sulla base degli indirizzi degli uffici tecnici. L'intervento si inserisce nel percorso avviato con il gruppo di lavoro costituito dal direttore generale per l'automazione delle spese di pertinenza del coordinamento generale per le funzioni tecnico-edilizie.

Formazione e strumenti consegnati

A seguito della decisione richiamata, nei giorni 4, 8, 18 e 22 novembre 1991 si sono tenuti a Roma i corsi formativi per gli economi. In tale occasione è stata anche rilasciata loro la procedura su supporto magnetico, accompagnata dal manuale operativo emesso in data 31.10.91.

Decorrenza e gestione iniziale dell'esercizio 1992

La nuova procedura deve essere applicata dal 1° gennaio 1992. Per l'esercizio finanziario interessato devono essere acquisiti tutti i lavori già in essere al 1° gennaio e quelli aperti nel corso dell'anno. Nello stesso periodo deve proseguire anche l'uso contestuale della procedura manuale, così da consentire un esame più ampio delle casistiche e delle esigenze che dovessero emergere nella fase di avvio.

Installazione della procedura e ruolo dell'economo

La procedura dovrà essere installata sul personal computer assegnato all'economato; nelle more dell'assegnazione, potrà essere installata su uno dei PC degli uffici. Il responsabile della procedura viene individuato formalmente nell'economo, il quale dovrà anche proporre al proprio dirigente i criteri operativi che la procedura consente di adottare in tempo reale per perseguire gli obiettivi di gestione indicati dagli uffici tecnici regionali.

Rapporti con i responsabili regionali e trasmissione dei dati

Per la gestione della procedura, gli economi dovranno fare riferimento ai responsabili regionali, incaricati di ricevere e valutare i dati e di trasmetterli al coordinamento generale per le funzioni tecnico-edilizie, insieme ai dati della sede regionale. Poiché la procedura di ciascuna sede è interconnessa con quelle delle altre sedi, eventuali ritardi nell'invio dei dati avrebbero effetti ulteriori a livello regionale e nazionale; per questo motivo la circolare invita a considerare la procedura tra le priorità dell'ufficio, così da garantirne la continuità.

Obblighi documentali e conservazione

I documenti prodotti dalla nuova procedura devono essere trattati con le stesse cautele previste per quelli generati con la procedura manuale: devono essere firmati, protocollati e conservati per non meno di dieci anni a decorrere dalla data di pagamento della rata di saldo agli aventi diritto.