Circolare INAIL n. 2 del 3 gennaio 2006

Attualizzazione delle disposizioni sugli atti di determinazione

La circolare riordina e aggiorna la disciplina interna INAIL sugli atti di determinazione, sostituendo il testo della circ. n. 66/2003 e fornendo chiarimenti applicativi, contabili e procedurali. L'intervento mira a rendere più omogenea la redazione degli atti, a precisare quando essi siano effettivamente necessari e a coordinare correttamente determinazione, prenotazione di spesa, impegno, liquidazione e controlli.

Finalità dell'intervento

L'obiettivo principale è attualizzare le disposizioni precedenti alla luce dell'esperienza maturata e dell'evoluzione del contesto normativo e operativo. La circolare supera la rigidità dell'impostazione precedente, secondo cui la determinazione era legata in via esclusiva a un elenco di capitoli di spesa, e chiarisce che il criterio decisivo è l'esercizio effettivo del potere discrezionale di spesa. Inoltre, il testo è stato integralmente riscritto, insieme ai fac-simile, per offrire alle Strutture un riferimento unico e più agevole.

Soggetti competenti e natura dell'atto

L'atto di determinazione è ricondotto alla competenza esclusiva della dirigenza. Esso formalizza, ai fini interni, la decisione amministrativa del dirigente e, quando comporta spesa, autorizza l'assunzione del relativo impegno. La circolare chiarisce che il potere di firma dei funzionari delle Strutture di tipologia B o in reggenza è subordinato a specifica delega del dirigente superiore, conferita per singoli capitoli e con indicazione dei massimali di spesa. Diversamente, il dirigente incaricato di funzioni vicarie in strutture centrali o regionali è legittimato a firmare senza ulteriori deleghe.

Quando la determinazione è necessaria

La determinazione deve essere predisposta solo quando il dirigente esercita concretamente un potere discrezionale. La circolare individua tale esercizio, ad esempio, nella scelta del contraente, nella selezione della procedura contrattuale o nelle decisioni gestionali che incidono sul contenimento dei costi. Di conseguenza, l'atto non è richiesto se la spesa è imposta da provvedimenti di altre autorità o da automatismi procedurali privi di discrezionalità. In questo quadro, il prospetto dei capitoli allegato alla circolare ha funzione ricognitiva e non più esclusiva.

Rapporto tra determinazione, impegno e liquidazione

La determinazione di spesa è il documento che attesta il corretto iter amministrativo e appartiene alla fase giuridica di assunzione dell'impegno, distinta dalla liquidazione. Essa deve essere sempre collegata a un'obbligazione giuridicamente perfezionata e deve risultare coerente con gli impegni e i pagamenti registrati in contabilità finanziaria. La circolare precisa che la determinazione è sempre riferita all'esercizio di competenza e non può essere utilizzata per autorizzare impegni dell'esercizio successivo, per importi già iscritti a residuo o per rettificare impegni di esercizi precedenti.

Regole per la gestione delle somme non utilizzate

Se l'impegno di spesa è stato utilizzato solo parzialmente nell'esercizio di riferimento, la parte residua può essere recuperata o annullata mediante scrittura contabile di storno, purché l'operazione avvenga prima della chiusura della contabilità. In questo caso, è necessario anche un atto di determinazione di rettifica adeguatamente motivato. Se invece l'operazione avviene dopo la chiusura dell'esercizio, l'annullamento deve avvenire tramite riaccertamento dei residui; non occorre una determinazione di rettifica, ma il riaccertamento va chiaramente motivato e comunicato alla Direzione centrale Ragioneria nelle fasi contabili preliminari alla chiusura dell'esercizio interessato.

Modalità operative: prenotazione, contratto e urgenze

La circolare ribadisce la stretta connessione tra contratto e atto di autorizzazione dell'impegno contabile: i due momenti devono essere sostanzialmente coincidenti. La prenotazione di spesa è disposta al momento in cui matura la volontà negoziale, per riservare le risorse finanziarie necessarie. L'atto di determinazione deve quindi essere predisposto quando si formalizza l'obbligazione contrattuale e comunque entro il limite della competenza finanziaria dell'esercizio.

Nei casi di urgenza, come caduta di cornicioni o allagamenti, la Struttura deve prima ripristinare le condizioni di sicurezza e funzionalità per evitare danni maggiori. Successivamente, se possibile, deve formulare una previsione dei lavori e della spesa, procedere alla prenotazione e quindi alla determinazione. Solo quando non sia possibile quantificare preventivamente la spesa o sussistano ragioni di assoluta urgenza è ammessa l'operazione contestuale, da utilizzare in via eccezionale.

Contenuto formale dell'atto di determinazione

Ogni determinazione deve riportare, nell'ordine, le fonti normative che fondano il potere di spesa, le motivazioni del provvedimento espresse in forma sintetica ma completa, e il dispositivo coerente con le premesse. Il dispositivo deve autorizzare sia l'esecuzione dell'attività oggetto del provvedimento sia la registrazione dell'impegno di spesa. La circolare sottolinea che la determinazione autorizza solo l'assunzione dell'impegno e non il pagamento, che segue un autonomo iter amministrativo-contabile.

Conservazione e gestione documentale

Ciascuna Struttura deve conservare un originale unico dell'atto di determinazione sotto la diretta supervisione del dirigente titolare del potere autorizzatorio. Gli adempimenti operativi includono la numerazione progressiva delle pagine, la produzione di copie conformi, la trasmissione delle copie all'ufficio amministrativo proponente e alla Struttura incaricata della vigilanza, nonché l'archiviazione dell'originale in apposito raccoglitore ufficiale. La conservazione deve essere assicurata per un periodo di 10 anni, in linea con la durata prevista per i mandati di pagamento.

Spese non obbligatorie o prive di discrezionalità

La circolare individua una serie di spese per le quali non è necessario predisporre alcun atto di determinazione. Tra queste vi sono le piccole spese di segreteria, relative ad acquisti di minuterie e piccoli servizi effettuati tramite cassa interna e disciplinati in modo tassativo; inoltre, non occorre determinazione per le spese imposte da provvedimenti definitivi di altre autorità o da procedure informatiche accentrate, come il pagamento di onorari legali, quando il dirigente non dispone di alcun margine decisionale.

Contratti pluriennali e competenza finanziaria

La circolare dedica un'attenzione specifica alle spese da sostenere in esecuzione di contratti pluriennali. Per i contratti in essere stipulati in esercizi precedenti, l'atto di determinazione può essere unico e coprire l'intero periodo contrattuale, entro i limiti dell'esercizio di competenza, imputando i pagamenti frazionati man mano che maturano. Per i contratti stipulati nel corso dell'esercizio ma destinati a scadere nei successivi, l'impegno deve essere limitato all'onere relativo al residuo periodo dell'anno. Per i contratti stipulati prima della chiusura dell'esercizio ma efficaci dal 1° gennaio successivo, la determinazione va predisposta all'inizio del nuovo esercizio.

Capitoli di spesa a frequente assenza di discrezionalità

L'allegato n. 1 non ha più valore di elenco esclusivo, ma solo di ricognizione dei capitoli sui quali più frequentemente si rende necessaria la determinazione. La circolare segnala alcuni capitoli che, con assoluta frequenza, non presentano margini di discrezionalità tali da imporre la predisposizione dell'atto. Tra questi: spese per il personale della Tipografia e del Centro protesi, mensa e trasporto collettivo del personale, funzionamento di organi collegiali e commissioni, prestazioni economiche integrative e interventi per gli infortunati e loro superstiti, prestazioni nei centri medico-legali, contributi per attività scientifiche e sociali, interventi assistenziali, spese legali e spese per esazione premi e pagamento rendite.

Spese discrezionali ad alta attenzione istruttoria

Per alcune categorie di spesa, la circolare richiede particolare rigore motivazionale e documentale. Si tratta soprattutto di consulenze esterne, partecipazione a convegni, congressi e manifestazioni, nonché pubblicità. In questi casi, la scelta deve essere chiaramente coerente con i piani di settore delle Strutture e supportata da elementi oggettivi, considerato il frequente scrutinio esercitato dagli organi di controllo.

Spese contestuali e investimenti immobiliari

Per i capitoli gestiti in contabilità finanziaria in modo contestuale, il momento dell'autorizzazione dell'impegno coincide con quello della liquidazione e del pagamento, con esclusione della gestione dei residui. Questa modalità è adottata per garantire tempestività amministrativa o quando l'iter sia gestito da procedure informatiche automatizzate. Per gli investimenti immobiliari ex lege, invece, l'impegno di spesa è assunto sulla base della sola deliberazione degli organi dell'Istituto, in forza di specifico fondamento normativo.

Lavori e acquisizioni non conclusi nell'esercizio di riferimento

Per lavori di manutenzione ordinaria e straordinaria degli immobili, acquisti di beni e servizi e servizi informatici inseriti in programmi pluriennali non conclusi nell'esercizio di riferimento, le Strutture possono procedere alla prenotazione dell'impegno sull'intera assegnazione di budget. Se a fine esercizio la procedura di gara non è conclusa e non è stata ancora assunta un'obbligazione verso terzi, la prenotazione decade. Per non perdere le risorse, la Struttura può segnalare alla Direzione centrale Ragioneria la necessità di far confluire le somme prenotate nella parte vincolata dell'avanzo di amministrazione, così da reintegrare le assegnazioni nel bilancio del nuovo esercizio, sempre nei limiti degli eventuali vincoli pubblici di contenimento della spesa. Tale possibilità è riservata alle procedure complesse e di importo significativo, non alle spese di lieve entità o alle procedure snelle in economia.

Vigilanza, trasmissione degli atti e controlli

La funzione contabile è chiamata a vigilare, in un'ottica collaborativa, sulla corretta applicazione delle regole prima della validazione dell'impegno di spesa. Le determinazioni delle Direzioni centrali e di alcune figure centrali devono essere trasmesse settimanalmente alla Direzione centrale Ragioneria, che provvede a inoltrarle agli organi di controllo entro la settimana successiva. Le determinazioni delle Sedi devono essere trasmesse alle rispettive Direzioni regionali con cadenza trimestrale. Le determinazioni delle Direzioni regionali, delle Direzioni provinciali di Trento e Bolzano e della Sede regionale di Aosta devono essere inviate alla Direzione centrale Ragioneria con prospetto riepilogativo trimestrale, e, per le determinazioni con impegni superiori alle soglie indicate, anche in copia conforme con relazione di accompagnamento. La circolare richiama, infine, l'esigenza di una rigorosa conservazione della documentazione, anche in vista di eventuali ispezioni dell'organo di controllo.

Entrata in vigore

La circolare entra in vigore il 1° gennaio 2006 e deve essere diffusa al personale interessato secondo le modalità già previste dalla circolare n. 3/1973.