Circolare INAIL n. 1 del 3 gennaio 2006

Chiusura della contabilità finanziaria e dati per il conto consuntivo 2005

La circolare detta le istruzioni operative per la chiusura della contabilità integrata INAIL al termine dell’esercizio 2005, con particolare riguardo al riaccertamento dei residui attivi e passivi al 31 dicembre 2004 e alla raccolta dei dati non immediatamente desumibili dalla contabilità finanziaria. Le indicazioni sono rivolte alle strutture centrali e territoriali e sono finalizzate alla predisposizione del conto consuntivo 2005.

Operazioni di chiusura della contabilità integrata

Prima della chiusura devono essere completate le operazioni amministrativo-contabili necessarie, sulle quali la Direzione generale non interverrà ulteriormente. In particolare, per la chiusura della cassa, gli addetti contabile e amministrativo devono:

• acquisire tramite la procedura flussi monetari le contabili di accredito e digitare gli incassi con attribuzione alle aree di produzione, così da generare il MOC di entrata di tipo C, la reversale di incasso e l’aggiornamento dei saldi;
• ritirare dalla banca gli ordinativi di pagamento non eseguiti entro il 31 dicembre 2005 e riproporli nell’esercizio 2006, previo mandato di storno in contabilità integrata e conseguente ODP nella procedura flussi monetari.

Eventuali operazioni fuori cassa di storno e rettifica ritenute necessarie dalle Sedi devono essere digitate entro il 23 gennaio 2006.

Determinazione dei residui dell’esercizio 2005

Qualora, in sede di ricognizione di fine esercizio, emergano crediti o obbligazioni riferiti all’esercizio in corso che saranno incassati o pagati nell’esercizio successivo, ma per i quali non sia ancora stata assunta la fase finanziaria di accertamento o impegno, tale fase deve essere inserita in contabilità. In tal modo si consente la corretta individuazione e quantificazione dei residui attivi e passivi al 31 dicembre 2005.

L’assunzione di impegni oltre il 31 dicembre 2005 è ammessa solo in casi eccezionali e debitamente motivati, nel rispetto della legge n. 194 del 31 ottobre 2002, richiamata dalla circolare.

Sottoconti di transito e partite in conto sospeso

Alla data di chiusura della contabilità finanziaria occorre azzerare le somme giacenti sui sottoconti di transito dei capitoli di bilancio, i quali devono essere chiusi a fine esercizio. Le strutture devono quindi ricostruire con attenzione le operazioni contabili per acquisire tutti gli elementi utili a una corretta imputazione delle partite.

Analoga verifica è richiesta per le partite in conto sospeso dei capitoli 226 e 826, rispetto alle quali l’obiettivo di fine esercizio è il completo azzeramento delle giacenze tramite la loro corretta attribuzione ai capitoli e sottoconti pertinenti.

Riaccertamento dei residui attivi e passivi

Il riaccertamento dei residui provenienti dagli esercizi precedenti è qualificato come una delle operazioni contabili ordinarie e fondamentali per la chiusura della contabilità finanziaria. La circolare richiama l’art. 33 delle Norme sull’Ordinamento Amministrativo-Contabile, precisando che il provvedimento è predisposto dal Consiglio di amministrazione su proposta dei dirigenti responsabili, è soggetto ad approvazione del Consiglio di indirizzo e vigilanza e richiede il parere del Collegio dei sindaci.

L’operazione è considerata di particolare rilievo perché incide sulla massa residuale attiva e passiva riportata nel conto consuntivo. La Direzione centrale evidenzia di aver già attuato iniziative di contenimento, ma ritiene necessario procedere a ulteriori verifiche per ricondurre i residui a livelli fisiologici.

Residui da eliminare

La circolare sottolinea che il riaccertamento ha carattere eccezionale e deve riflettere solo mancate conclusioni delle fasi finanziarie di entrata o uscita. Per i crediti, le strutture devono prioritariamente svolgere tutte le azioni utili al recupero, incluso il ricorso all’interruzione dei termini prescrizionali. Per i debiti, occorre accertare la reale esistenza dell’obbligazione, individuando esattamente il debitore dell’INAIL e la ragione del debito.

Prima di proporre l’eliminazione di un residuo devono essere ricogniti:

• i titoli giuridici che ne giustificano la permanenza nel conto consuntivo;
• le poste per le quali tali titoli risultino insussistenti o cessati;
• le eventuali cause ostative all’incasso o al pagamento.

Le proposte di cancellazione devono motivare con precisione ciascuna posta, soprattutto quando di importo significativo. La circolare precisa inoltre che, di norma, il riaccertamento non dovrebbe riguardare i capitoli relativi a spese discrezionali, salvo variazioni diminutive.

Per la cancellazione dei crediti viene richiamato l’art. 66 delle Norme sull’Ordinamento Amministrativo-Contabile: la dichiarazione di inesigibilità è proposta dal dirigente responsabile sulla base dei criteri stabiliti dal Consiglio di amministrazione, dopo tutti gli atti necessari per il recupero, salvo che il costo delle procedure coattive superi l’importo da recuperare; la dichiarazione è assunta con determinazione del Direttore regionale competente per territorio o del Direttore centrale competente per materia.

Residui da mantenere

Per i residui da conservare nelle scritture contabili si applicano le medesime modalità di rilevazione. In particolare, per i debiti di remota iscrizione è fortemente raccomandata una specifica evidenza che riporti gli estremi del debitore e il titolo giuridico a fondamento del mantenimento del residuo in bilancio, se tali informazioni non sono ricavabili dalle procedure informatiche disponibili.

I prospetti allegati n. 5 e n. 6 sono finalizzati a motivare adeguatamente sia l’eliminazione sia il mantenimento di ciascuna posta residuale, indicando nel solo prospetto n. 5 anche il nominativo del creditore o del debitore.

Adempimenti delle strutture sul riaccertamento

Le Sedi territoriali dipendenti dalle Direzioni regionali devono registrare le proprie variazioni e riportarle nel prospetto allegato n. 5. Le eventuali rettifiche effettuate da Sedi di tipo B devono confluire, ai fini del prospetto, in quelle della Sede di tipo A da cui dipendono.

Nel prospetto n. 5 la colonna 8 deve specificare se la variazione riguarda:

• annullamento o rettifica di impegni di spesa riferiti a ordinativi o contratti per forniture non più eseguite o eseguite solo parzialmente;
• rettifiche di impegni di spesa per forniture il cui costo può essere quantificato solo nell’esercizio successivo al pagamento;
• sopravvenuta inesistenza dei titoli giuridici che avevano originato accertamenti o impegni.

Le motivazioni diverse devono essere indicate separatamente. I prospetti n. 5 devono essere trasmessi alle Direzioni regionali entro il 23 gennaio 2006. Le Direzioni regionali, effettuati i controlli e verificata la corrispondenza con la contabilità, devono riepilogare le variazioni, compilare la colonna 1 e inviare il prospetto alla Direzione Centrale Ragioneria via e-mail all’indirizzo dcragioneria@inail.it entro il 31 gennaio 2006, insieme alle proprie variazioni. Entro la stessa data anche le Direzioni centrali devono trasmettere le variazioni richieste e adeguatamente motivate.

Le stesse modalità, tempi e canali di invio valgono anche per il prospetto n. 6, sia per le strutture territoriali sia per quelle centrali.

Per i capitoli gestiti tramite la procedura informatica G.R.A. le strutture territoriali non devono effettuare alcun riaccertamento dei residui attivi o passivi esistenti al 31 dicembre 2004.

Dati per il conto consuntivo 2005

Per la formazione del conto consuntivo devono essere predisposti specifici prospetti riepilogativi relativi a dati non direttamente desumibili dalla contabilità integrata.

Il prospetto n. 1 riguarda la situazione dei depositi in conto corrente bancario e postale al 31 dicembre 2005. Per ciascun conto devono essere indicati:

• il saldo risultante dall’area funzionale SAL-data INAIL della procedura Flussi monetari;
• il saldo comunicato dalla banca o dall’amministrazione postale;
• il saldo al 1° gennaio 2005 desunto dall’estratto conto.

Deve essere compilato un prospetto per ogni singola Unità. Per evitare duplicazioni documentali, devono essere allegati i modelli 139-C relativi al IV trimestre 2005, anche se con saldo zero, completi di hard copy del saldo del conto e della fotocopia dell’estratto conto dal 1° ottobre al 31 dicembre 2005. La circolare richiama la necessità di una contabilizzazione tempestiva di accrediti, addebiti, provviste, rimesse fondi e trasferimenti.

Il prospetto n. 2 è dedicato ai titoli di Stato o garantiti dallo Stato versati da terzi a cauzione al 31 dicembre 2005. Per ogni depositante devono essere riportati il nominativo o la ragione sociale, i titoli depositati con i rispettivi valori nominali e la motivazione del deposito.

Il prospetto n. 3 riguarda le fidejussioni e le attestazioni di vincolo in essere al 31 dicembre 2005, da evidenziare in modo analitico. Non devono essere incluse le garanzie costituite da libretti di deposito vincolato prestati dai conduttori di locali di proprietà dell’Istituto.

Prenotazioni di impegni, avanzo vincolato e prospetto n. 4

Le prenotazioni di impegni di spesa relative a procedure contrattuali non concluse prima della fine dell’esercizio 2005 confluiscono nella parte vincolata dell’avanzo di amministrazione, in modo da assicurare la copertura finanziaria al momento dell’aggiudicazione, secondo l’art. 42 delle Norme sull’Ordinamento Amministrativo-Contabile.

A tal fine le Direzioni Centrali, le Direzioni Regionali, le Direzioni Provinciali di Trento e Bolzano e la Sede di Aosta devono compilare il prospetto n. 4, indicando per ogni procedura di gara iniziata ma non conclusa:

• l’importo prenotato e validato;
• il capitolo di bilancio;
• la tipologia della gara;
• l’oggetto della gara indetta.

Le Direzioni regionali devono includere anche le gare avviate dalle unità territoriali dipendenti. La circolare precisa che non si dà luogo alla costituzione dell’avanzo vincolato per importi fino a 7.747 euro per forniture di beni e servizi e fino a 20.000 euro per lavori, trattandosi di importi di modesto rilievo. Inoltre, le operazioni eseguite con il sistema in economia, ai sensi dell’art. 84, punto 5, non devono essere riportate nel prospetto.

I prospetti n. 1, 2, 3 e 4 devono essere inviati alla Direzione Generale – Direzione Centrale Ragioneria, in Piazzale Giulio Pastore 6, 00144 Roma, entro l’11 febbraio 2006.

Ulteriori precisazioni operative

Per la chiusura della giornata contabile del 31 dicembre 2005, per la digitazione e la validazione dei dati, le unità interessate devono attenersi al materiale operativo in uso e alle disposizioni che saranno impartite direttamente dalla Direzione generale – Direzione Centrale Ragioneria.

Infine, la circolare ricorda che le spese di manutenzione straordinaria relative agli immobili oggetto di operazioni di cartolarizzazione o venduti direttamente dall’Istituto devono essere imputate al capitolo 424, sottoconto 01, e non ai capitoli di parte capitale 700, 703 e 704, poiché tali immobili non figurano più tra le consistenze patrimoniali dell’Ente.