Circolare numero 8 del 11-1-1996

Decorrenza applicazione artt. 22, 23, 24, 25, 26 e 27 del Regolamento di contabilità INPS

La circolare detta istruzioni operative in attuazione del nuovo Regolamento di contabilità e per l’esecuzione delle opere, forniture e servizi dell’INPS, approvato con deliberazione n. 628 del 13 giugno 1995. Le indicazioni sostituiscono integralmente, dal 1° gennaio 1996, quelle precedenti contenute nella circolare n. 95 dell’8 aprile 1991, in ragione delle innovazioni introdotte dalla nuova disciplina.

Assunzione degli impegni e prenotazione della spesa

Gli impegni di spesa sono assunti dai dirigenti centrali e periferici secondo le competenze loro attribuite dalla legge e dai regolamenti. Per le autorizzazioni di spesa che possono generare obbligazioni verso terzi è previsto il ricorso alla prenotazione presso l’Ufficio di ragioneria, con l’obiettivo di monitorare tempestivamente le spese e verificare la disponibilità dei fondi fin dal loro sorgere.

La prenotazione:

• deve essere richiesta, ove possibile, prima dell’adozione del provvedimento autorizzativo della spesa;
• consente alla ragioneria di attestare il previo riscontro dell’esistenza dei fondi;
• viene registrata nei limiti del budget assegnato all’unità funzionale per la specifica voce di spesa;
• decade automaticamente se la spesa non viene impegnata entro la fine dell’esercizio di riferimento;
• deve essere segnalata dall’Ufficio amministrativo alla ragioneria non appena si verifichi una mancata o parziale utilizzazione, così da rendere nuovamente disponibili le somme non impiegate.

La circolare precisa inoltre che la prenotazione va rilasciata anche per provvedimenti di spesa che genereranno impegni negli anni successivi a quello in corso.

Registrazione dell’impegno di spesa

Il nuovo regolamento distingue i controlli della ragioneria a seconda che si tratti di spese non obbligatorie o obbligatorie.

Spese non obbligatorie

Dopo l’assunzione dell’impegno, il dirigente dell’Ufficio amministrativo competente chiede alla ragioneria la registrazione dell’impegno, indicando gli estremi della prenotazione, se esistente, e allegando una richiesta redatta in duplice copia con:

• copia del provvedimento autorizzativo della spesa;
• copia della lettera di aggiudicazione o del contratto stipulato, oppure altra documentazione da cui risultino importo dovuto, oneri fiscali e condizioni della fornitura.

La ragioneria verifica:

• che il provvedimento autorizzativo sia stato emesso dal dirigente assegnatario del budget ai sensi dell’art. 55, comma 7, del Regolamento;
• che l’impegno non superi l’importo autorizzato;
• la corretta imputazione al capitolo, alla voce di spesa e all’esercizio di competenza, anche per i contratti pluriennali;
• l’esistenza della prenotazione o comunque della disponibilità sufficiente sulla voce di spesa;
• la presenza di tutte le informazioni necessarie alla produzione del mandato elettronico.

In caso di esito positivo, la ragioneria:

• registra contabilmente l’impegno, anche pluriennale, tramite il sistema LSX;
• aggiorna in tempo reale il sistema budgetario e le disponibilità delle sedi;
• per gli impegni pluriennali crea evidenza specifica per gli esercizi futuri;
• attesta la registrazione sugli atti restituiti, indicando numero e data dell’impegno e dell’articolo in partita doppia;
• restituisce copia della richiesta all’Ufficio amministrativo;
• conserva la documentazione in raccoglitori distinti per capitolo e voce di spesa.

La circolare raccomanda la stampa degli impegni acquisiti nel corso dell’anno tramite mod. CA05D e, per gli impegni pluriennali, mod. CA11A, da conservare agli atti sia allo scadere di ciascun anno solare sia alla chiusura di ciascun anno contabile.

In caso di esito negativo, la documentazione viene restituita per la regolarizzazione, con motivazione del mancato riscontro. Se l’obiezione della ragioneria viene superata dal Dirigente dell’Unità funzionale con atto scritto a esecutività immediata, copia dell’ordine e della memoria del responsabile ragioneria deve essere trasmessa al superiore gerarchico, al Direttore Centrale di Ragioneria e Finanza e al Collegio dei Sindaci. Quando la mancata registrazione dipende da insufficienza di fondi e ricorrono le condizioni previste dall’art. 55, comma 8, viene utilizzato lo schema dell’allegato n. 2 per ordinare il pagamento al conto di transito GPA 51/95.

Per utenze, spese legali, spese postali, spese di rappresentanza e per emolumenti aggiuntivi del personale, la registrazione dell’impegno contenente le informazioni necessarie per il mandato elettronico può essere richiesta con il dispositivo di pagamento.

Spese obbligatorie

Per prestazioni e altre spese obbligatorie, la registrazione dell’impegno può essere richiesta in occasione dell’invio del dispositivo di pagamento, contestualmente alla liquidazione, con registrazione contabile di entrambe le fasi da parte della ragioneria. Per i controlli da effettuare si rinvia alla disciplina della liquidazione e ordinazione delle spese obbligatorie.

Liquidazione della spesa

La liquidazione consiste nella determinazione dell’esatto importo dovuto e del soggetto creditore.

Spese non obbligatorie

La liquidazione è effettuata dall’Ufficio amministrativo competente all’esecuzione della spesa, nel rispetto dell’impegno assunto dal dirigente titolare del budget. Essa si fonda su titoli e documenti giustificativi che comprovino il diritto del creditore, previa verifica:

• della regolarità contributiva del creditore;
• della regolare esecuzione delle opere o della fornitura di beni e servizi.

L’Ufficio amministrativo trasmette all’Ufficio ragioneria un dispositivo di pagamento in duplice copia, firmato dal responsabile dell’ufficio, contenente l’ordine di pagare un importo determinato a un beneficiario ben identificato e le modalità di pagamento. Il dispositivo deve essere corredato da documenti idonei a consentire il controllo dell’importo da pagare, tra cui:

• copia del titolo autorizzativo, o in alternativa i suoi estremi e ogni notizia utile al reperimento;
• copia della lettera di aggiudicazione o del contratto;
• fatture recanti quantità e prezzi dei beni, servizi o lavori;
• attestazioni su qualità, quantità e tempi di ricezione;
• documento di collaudo o attestazione di regolare esecuzione con relativa approvazione ai sensi dell’art. 99 del Regolamento;
• note sulle eventuali penali per inadempienze o ritardi;
• certificato di regolarità contributiva;
• numeri di inventario per i beni inventariabili, con possibilità di riserva di successiva comunicazione se non immediatamente disponibili.

Spese obbligatorie

Per le spese obbligatorie la liquidazione è effettuata contestualmente all’ordinazione dalla struttura operativa prevista dall’Ordinamento dei Servizi. La ragioneria verifica la provenienza dell’ordinativo di pagamento e la sottoscrizione da parte del dirigente o del funzionario competente.

Ordinazione della spesa

Il pagamento delle spese è disposto mediante ordinativi di pagamento tratti sugli istituti di credito, sull’Ente Poste Italiane o su altri enti ed organismi autorizzati dal Consiglio di Amministrazione ai sensi dell’art. 19 del Regolamento.

Spese non obbligatorie

L’ordinazione avviene con ordine di pagamento mod. IP 6 EL emesso dall’Ufficio di ragioneria, dopo la ricezione del dispositivo di pagamento e dei documenti allegati. La ragioneria verifica la regolarità della fornitura e la regolarità contabile e fiscale della fattura; se la documentazione non è regolare, interviene presso l’ufficio liquidatore per la regolarizzazione. In caso di esito positivo emette il mandato di pagamento e restituisce all’ufficio liquidatore la seconda copia del dispositivo con l’annotazione del numero del mandato.

Spese obbligatorie

Per le spese obbligatorie l’ordinazione è disposta dalla stessa struttura che ha liquidato la spesa, mediante mod. IP 6 bis. L’ordine di pagamento, sottoscritto secondo le regole di firma, va trasmesso alla ragioneria in almeno tre copie con i biglietti contabili relativi alla registrazione dell’impegno e alle ritenute o altre somme dovute a terzi. La ragioneria controlla esclusivamente la validità della documentazione contabile ricevuta e delle firme, quindi acquisisce l’ordinativo nella procedura mandati e restituisce una copia aggiornata con numero progressivo e data.

Centri operativi con e senza autonomia contabile

Nei Centri Operativi con autonomia contabile le fasi devono restare distinte, pur con l’eventuale presenza di addetti diversi nel processo contabile: l’ordine di pagamento, firmato dal funzionario che ha provveduto alla liquidazione, passa all’addetto contabile per i passaggi successivi.

Nei Centri Operativi privi di autonomia contabile l’ordine di pagamento è elaborato dal Centro e trasmesso, firmato dal Direttore, all’Ufficio amministrativo della sede madre per la sottoscrizione del mod. IP 6 bis; la documentazione prosegue poi alla ragioneria di sede. La sede madre restituisce una copia aggiornata al Centro Operativo, che resta responsabile della documentazione cartacea di liquidazione.

Mandato elettronico ed altri stampati da utilizzare per l’ordinazione della spesa

L’art. 25 introduce il mandato elettronico per l’ordinazione delle spese non obbligatorie; esso può essere utilizzato anche per spese obbligatorie rientranti nella procedura spese di funzionamento.

La novità comporta che:

• al momento della registrazione dell’impegno devono essere inseriti tutti gli elementi già noti necessari al pagamento;
• nella fase di pagamento tali elementi vengono recuperati automaticamente per predisporre il mandato elettronico;
• eventuali ulteriori dati devono essere immessi tramite la procedura mandati di pagamento;
• la stessa modalità va seguita anche per le spese impegnate fino al 31 dicembre 1995 e non ancora pagate.

Le informazioni utili confluiscono nell’archivio "Anagrafe delle Aziende" della procedura spese di funzionamento. Il nuovo report, mod. I.P. 6 EL, viene prodotto localmente con il sottosistema contabile LSX, sia sulla stampante di reparto sia su quella di sistema. La stampa del modello va attivata prima della stampa della distinta di trasmissione dei mandati in banca.

Nella fase iniziale, in assenza dello stampato ufficiale, il modulo viene riprodotto provvisoriamente su quattro pagine di carta bianca a striscia continua da 80 caratteri:

• prima e seconda copia da trasmettere alla banca;
• terza copia da conservare in evidenza fino al ritorno della copia bancaria con timbro "eseguito" e poi da archiviare, se richiesto dall’organizzazione della sede;
• quarta copia da trasmettere, se necessario, al beneficiario.

La produzione del mandato elettronico è consentita solo se il pagamento è imputato esclusivamente a uno o più conti della serie ...16/..

La circolare richiama inoltre altri modelli ancora in uso:

• mod. I.P. 6 bis, prodotto in automatico sul sistema AS/400 per pagamenti di prestazioni temporanee e/o pagamenti vari;
• mod. I.P. 6 Bis/AUT, prodotto in automatico dal sistema AS/400 con trasmissione telematica dei dati;
• mod. I.P. 6 bis/rid, da compilare manualmente per pagamenti fuori procedura;
• mod. I.P. 6 quinquies, per prelevamenti dal conto di contabilità speciale per rifornimento di conti correnti bancari e pagamenti a favore di enti titolari di contabilità speciali;
• mod. I.P. 6 sexies, per trasferimenti di fondi dalle contabilità speciali delle SAP al conto della Direzione Generale presso la Tesoreria Centrale;
• mod. SR30, per spese non imputate ai conti della serie ...16/..;
• mod. I.P. 6 quinquies/bis, per il rifornimento dei conti di contabilità speciale delle sedi;
• mod. I.P. 6 quinquies/D.G., per il rifornimento dei conti correnti bancari della Direzione Generale;
• mod. I.P. 6 quinquies/D.G./bis, per pagamenti a favore di enti titolari di contabilità speciali presso la Tesoreria Provinciale dello Stato.

Spedizione e archiviazione dei mandati di pagamento

L’Ufficio di ragioneria cura l’invio dei mandati, propri o emessi da altri uffici, all’ente pagatore secondo le modalità vigenti, previa verifica della disponibilità dei fondi necessari. La distinta di trasmissione deve essere firmata dai funzionari autorizzati alla firma di traenza sui conti correnti.

La documentazione giustificativa allegata al dispositivo di pagamento va associata alla copia del mandato restituita dall’ente incaricato con il visto "eseguito" e il timbro dell’ente stesso. Il mandato deve essere archiviato in ordine progressivo di numero dell’esercizio di emissione e conservato per almeno 10 anni.

Delega a rappresentare l’Istituto e firme di traenza

La rappresentanza legale dell’Istituto verso gli enti incaricati dei pagamenti e delle riscossioni è delegata dal Presidente ai Direttori regionali, ai Direttori delle SAP e ai Direttori dei Centri Operativi, ai sensi dell’art. 3 del D.Lgs. 30 giugno 1994, n. 479 e dell’art. 3 della legge 9 marzo 1989, n. 88. Tali direttori rappresentano l’Istituto per apertura, gestione e chiusura dei conti correnti, stipula di accordi locali sui servizi di incasso e pagamento e altri servizi bancari e postali necessari al funzionamento della sede.

Resta di competenza esclusiva della Direzione Generale autorizzare l’apertura e la chiusura dei conti correnti e stabilire condizioni e compensi per gli enti collettori, anche se si tratta di banche locali.

Regole generali sulle firme

La firma degli ordinativi di pagamento è disciplinata dal principio della firma abbinata e della separazione tra chi liquida e chi ordina la spesa. I nominativi dei firmatari vanno riportati in chiaro sui mandati mediante apposito timbro.

Spese obbligatorie

I mandati delle spese obbligatorie sono sottoscritti dal Direttore della Sede regionale, provinciale o zonale con firma abbinata a un altro funzionario autorizzato; il Direttore può designare un sostituto. Chi ha firmato il dispositivo di liquidazione non può firmare anche il mandato di pagamento.

Spese non obbligatorie e trasferimenti fondi

I mandati delle spese non obbligatorie e dei girofondi locali sono sottoscritti dal Direttore con firma abbinata al funzionario preposto all’area contabile o ai loro sostituti. Anche in questo caso il firmatario della liquidazione non può essere lo stesso che sottoscrive l’ordinativo.

Contabilità speciali

Per i mandati tratti sulle contabilità speciali presso le Sezioni di Tesoreria Provinciale, la firma compete al Direttore con firma abbinata al funzionario preposto all’area contabile, con possibilità di ricorso ai rispettivi sostituti secondo l’art. 410 delle Istruzioni Generali sui Servizi del Tesoro.

Centri Operativi con autonomia contabile

Nei Centri Operativi con autonomia contabile i mandati sono firmati dal Direttore del Centro con firma abbinata a uno dei due sostituti, di regola con qualifica non inferiore alla VII. La stessa regola vale per i mandati emessi a valere sulle contabilità speciali. Anche qui il firmatario della liquidazione non può sottoscrivere l’ordinazione.

Designazione dei funzionari autorizzati

La designazione dei funzionari abilitati alla firma avviene con Ordine di Servizio. Una copia, con le firme autografe, va consegnata alla ragioneria. Il numero dei funzionari da abilitare va determinato con prudente valutazione del Direttore, evitando un numero eccessivo di firme. L’Ordine di Servizio deve evidenziare il divieto di cumulo tra firma della liquidazione e firma del mandato. Per i Centri Operativi, l’Ordine di Servizio va controfirmato dal Direttore della sede madre.

Mandati atipici

Per alcune tipologie particolari la circolare disciplina ulteriormente la firma:

• modelli DSP1: firma congiunta di due funzionari abilitati; la verifica delle firme avviene a posteriori al ritorno del modello pagato;
• supporti magnetici: incarichi di pagamento una tantum o ricorrenti devono essere accompagnati da un ordine cartaceo cumulativo, firmato dal dirigente dell’ufficio di provenienza; il mandato conseguente richiede firma congiunta di due funzionari;
• pagamento pensioni con trasmissione telematica dei dati: è previsto un adeguamento tecnologico, con riserva di successive comunicazioni.

Abilitazione del dirigente nominato alla direzione di una sede o di un centro operativo autonomo

Il dirigente appena nominato alla direzione di una sede regionale o SAP, nonché il funzionario nominato alla direzione di un Centro Operativo con autonomia contabile, deve inviare alla Direzione Generale – Direzione Centrale di Ragioneria e Finanza – Ufficio VI una lettera per ottenere la delega a rappresentare l’Istituto e l’accreditamento della firma di traenza.

Alla lettera vanno allegati:

• i dati anagrafici del direttore;
• l’elenco delle banche con relativi indirizzi;
• l’elenco dei conti correnti postali della sede o del centro.

La Direzione Generale trasmette poi la delega alle singole banche e al Centro Compartimentale Servizi Bancoposta competente per territorio, autorizzando la traenza sui conti correnti e comunicando al direttore l’avvenuto inoltro. Il direttore deve quindi comunicare alle banche i nominativi dei funzionari autorizzati alla traenza con firma congiunta, mediante il fac-simile dell’allegato n. 5. Per l’Ente Poste il deposito firme avviene con le schede mod. CH 7/B.

In attuazione della normativa antiriciclaggio richiamata nella circolare, i funzionari autorizzati alla traenza sui conti bancari devono comunicare anche il proprio codice fiscale al momento del deposito delle firme. Per le contabilità speciali, la Direzione Generale invia una specifica autorizzazione al direttore, che utilizza la lettera di cui all’allegato n. 6 per depositare le firme presso la competente Sezione di Tesoreria Provinciale.

Modalità di estinzione degli ordinativi di pagamento

L’art. 27 del Regolamento elenca le diverse modalità di pagamento adottate dall’Istituto. La circolare precisa che le modalità di cui alle lettere f) e g) possono essere utilizzate solo dopo aver previsto una copertura assicurativa per i rischi derivanti dalla mancata ricezione del titolo da parte del beneficiario.

Con riferimento all’assegno circolare:

• è consentito solo se emesso con clausola "non trasferibile";
• l’assegno circolare trasferibile è ammesso esclusivamente se esiste un accordo specifico con l’istituto di credito, che si impegni a riemettere gratuitamente l’assegno in caso di denuncia di mancata ricezione da parte del beneficiario.

Le sedi possono operare entro tali limiti per i casi non già disciplinati da specifiche regole, come ad esempio alcune prestazioni pensionistiche o non pensionistiche pagate per via telematica.