Parere del Garante n. 234 del 17/04/2025

Accesso civico a accordi individuali di lavoro agile

Il Garante per la protezione dei dati personali si pronuncia, ai sensi dell’art. 5, comma 7, d.lgs. 33/2013, su una richiesta di riesame presentata dal RPCT del Ministero della Giustizia avverso il diniego parziale opposto da una Procura della Repubblica a un’istanza di accesso civico generalizzato. L’istanza riguardava la totalità degli accordi individuali di lavoro agile del personale non dirigenziale, o in subordine un prospetto riepilogativo con dati identificativi e informazioni sulle modalità di lavoro da remoto.

Quadro normativo di riferimento

Il parere richiama il d.lgs. 33/2013, in particolare:

• l’art. 5, comma 2, che disciplina l’accesso civico generalizzato;
• l’art. 5-bis, comma 2, lett. a), che consente il rifiuto quando la divulgazione arrechi un pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali;
• l’art. 3, comma 1, che evidenzia il regime di pubblicità dei documenti ottenuti tramite accesso civico.

Sono inoltre richiamati il GDPR, in particolare l’art. 4, par. 1, n. 1, sull’nozione di dato personale, l’art. 5, par. 1, lett. b) e c), sui principi di limitazione della finalità e minimizzazione, e l’art. 9 sulle categorie particolari di dati. Il Garante richiama anche le Linee guida ANAC di cui alla determinazione n. 1309 del 28 dicembre 2016, adottata d’intesa con l’Autorità, nonché il provvedimento del Garante n. 521 del 15 dicembre 2016.

Contenuto dell’istanza e motivi del diniego

L’accesso era stato richiesto per ottenere copia integrale degli accordi di lavoro agile stipulati dalla Procura con i dipendenti. In via subordinata, l’istante chiedeva un prospetto con cognome e nome, qualifica professionale, ufficio di assegnazione, numero di giorni di lavoro agile autorizzati a settimana e data di stipula dell’accordo.

La Procura aveva negato l’accesso, sostenendo che la richiesta fosse manifestamente onerosa e sproporzionata, tale da incidere sul buon andamento dell’amministrazione, e che gli accordi contenessero dati personali anche delicati, nonché informazioni collegate a condizioni di salute o familiari particolari. L’Ufficio aveva tuttavia comunicato al richiedente alcuni dati aggregati, come il numero complessivo del personale, degli accordi attivi, la media dei giorni di lavoro agile e il numero di unità autorizzate a lavorare da remoto per più di due giorni a settimana.

Valutazioni del Garante sulla tutela dei dati personali

Il Garante osserva che gli accordi individuali di lavoro agile contengono dati personali di diversa natura, compresi elementi identificativi e informazioni delicate, come l’indirizzo di residenza, il numero di cellulare e il possesso dei requisiti previsti dalla l. n. 104/1992 o comunque riferibili a condizioni di salute o familiari particolari. Tali elementi possono integrare categorie particolari di dati ex art. 9 GDPR, non ostensibili tramite accesso civico generalizzato.

L’Autorità sottolinea che la conoscibilità da parte di chiunque di tali informazioni, tenuto conto del peculiare regime di pubblicità dell’accesso civico, determinerebbe un’interferenza ingiustificata e sproporzionata nella vita lavorativa, personale e relazionale dei dipendenti, con possibili ricadute negative anche all’esterno dell’ambiente di lavoro. Ne deriverebbe un pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali, ai sensi dell’art. 5-bis, comma 2, lett. a), d.lgs. 33/2013.

Rilievi sul prospetto tabellare richiesto in subordine

Quanto al prospetto tabellare richiesto in alternativa ai documenti integrali, il Garante ricorda che, secondo le Linee guida ANAC, l’amministrazione non è tenuta a formare o rielaborare informazioni non già possedute, ma solo a consentire l’accesso ai documenti esistenti. In ogni caso, il prospetto richiesto avrebbe comunque contenuto dati personali e dettagli sulla modalità di svolgimento della prestazione lavorativa, inclusi i giorni di lavoro agile autorizzati.

Il Garante precisa inoltre che la sola omissione dei dati identificativi diretti non sarebbe sufficiente a escludere il rischio di re-identificazione, specie nel contesto lavorativo di riferimento e per effetto dell’incrocio con altre informazioni già note o rinvenibili in altre banche dati. Si richiama, a questo proposito, anche il principio di accountability del titolare del trattamento ex art. 5, par. 2, e art. 24 GDPR.

Profili procedurali e controinteressati

L’Autorità evidenzia che tutte le persone fisiche cui si riferisce la documentazione devono essere considerate controinteressate, perché l’eventuale ostensione potrebbe arrecare un pregiudizio concreto ai loro dati personali. Tuttavia, nel caso concreto, il mancato coinvolgimento dei controinteressati viene ritenuto coerente con le Linee guida ANAC, poiché la Procura ha comunque fornito una risposta parziale mediante dati aggregati privi di identificativi, adottando la modalità meno pregiudizievole per gli interessati.

Esito del parere

Il Garante esprime un parere sostanzialmente favorevole al diniego opposto dalla Procura, ritenendo corretto il rifiuto dell’accesso civico sia agli accordi integrali sia al prospetto tabellare con dati individuali. La conclusione si fonda sulla tutela dei dati personali dei dipendenti, sulla sproporzione e non necessità della divulgazione generalizzata e sull’assenza di elementi che facciano ritenere che la conoscenza nominativa dei dati sia strumentale alle finalità tipiche dell’accesso civico, cioè il controllo diffuso sull’azione amministrativa e l’uso delle risorse pubbliche.

Il Garante osserva infine che resta ferma la possibilità per l’istante di attivare, ove ne ricorrano i presupposti, l’accesso documentale ex artt. 22 ss. l. 241/1990, subordinato alla dimostrazione di un interesse diretto, concreto e attuale, giuridicamente tutelato.