Circolare numero 146 del 15-7-1996

Revisione e integrazione dell'iter procedurale per le domande di pensione in regime internazionale

La circolare aggiorna il procedimento istruttorio per le domande di pensione in regime internazionale, recependo le modifiche organizzative intervenute e la maggiore esperienza maturata dagli uffici dopo il decentramento dell'area internazionale. L'obiettivo è semplificare e razionalizzare la trattazione, superando il vecchio schema fondato sulla sola residenza del richiedente e distinguendo invece i flussi in base al tipo di domanda e alle interazioni con gli organismi esteri.

Ambito e struttura del nuovo iter

Il nuovo iter si articola in quattro fattispecie principali:

• domanda di sola pensione italiana;
• domanda di pensione italiana ed estera;
• domanda di sola pensione estera;
• domanda di ricostituzione.

La revisione integra istruzioni già emanate con la circolare n. 204 dell'1 luglio 1994 e con i messaggi n. 5643 dell'11 maggio 1995 e n. 12586 del 20 giugno 1995. Vengono inoltre valorizzati gli adempimenti tecnici relativi agli archivi EAD75 e CI81, eliminando le lettere interlocutorie CI15/A e CI15/B e chiarendo la competenza delle Sedi per i residenti all'estero.

Istruttoria preliminare comune a tutte le domande

Per ogni domanda l'addetto deve effettuare un primo controllo formale e sostanziale. La domanda viene timbrata in arrivo e, verificato che il richiedente abbia svolto attività lavorativa in un Paese convenzionato con l'Italia, viene contraddistinta con il timbro "Regime internazionale". Successivamente si procede a:

• consultare CIRE e/o l'archivio storico CI81 per accertare eventuali precedenti;
• verificare la titolarità di eventuali pensioni italiane tramite GAPE e CASPEN;
• per i residenti in Italia, controllare anche l'eventuale titolarità di pensioni a carico di alcuni Stati CEE tramite APES;
• individuare l'oggetto della richiesta o il motivo dell'apertura d'ufficio;
• attribuire il codice di tipo domanda secondo la casistica prevista.

I codici di tipo domanda indicati dalla circolare sono i seguenti:

• 0: vecchiaia, invalidità, assegno ordinario di invalidità, inabilità, superstiti di assicurato;
• 1: anzianità;
• 2: superstiti di pensionato;
• 3: assegno privilegiato di invalidità, pensione privilegiata di inabilità, pensione privilegiata ai superstiti di assicurato;
• E: domanda di pensione a carico di uno o più Stati esteri;
• 7: ricostituzione per motivi contributivi e/o pensione a carico di uno o più Stati esteri;
• H: ricostituzione per supplemento;
• 8: ricostituzione documentale;
• G: conferma dell'assegno di invalidità;
• L: ricostituzione per sentenze o provvedimenti legislativi generali;
• V: ricostituzione documentale diversa dal tipo 8.

Per le domande di pensione estera presentate dai titolari di anticipo recuperabile di ruolo ordinario, la circolare precisa che l'acquisizione deve avvenire, a seconda dei casi, con codice 0, 1, 2 o 3, poiché, in caso di concessione della prestazione estera, si dovrà poi procedere alla liquidazione di una pensione definitiva di ruolo "S".

L'acquisizione in EAD75 richiede inoltre:

• l'indicazione della categoria con aggiunta della lettera "S";
• la data di inizio fase coincidente con la ricezione effettiva della domanda o con l'apertura d'ufficio;
• la compilazione del pannello CI81 con Stato estero, cittadinanza, stato civile e indicazione di residenza all'estero.

Verifica della competenza

Una parte rilevante dell'iter riguarda la verifica della Sede competente. Per i residenti in Italia vale la competenza in base al luogo di residenza. Per i residenti all'estero la competenza è attribuita alla Sede provinciale abilitata nell'ambito regionale, secondo i criteri indicati nell'allegato 4.

I criteri generali richiamati sono:

• per chi ha lavorato in Italia, la regione dell'ultima attività lavorativa;
• per chi può far valere in Italia il solo servizio militare, la regione di nascita;
• per i non nati in Italia che possono far valere solo il servizio militare in Italia, la regione dell'Autorità militare che ha rilasciato il foglio matricolare;
• per le pensioni ai superstiti da assicurato, gli stessi criteri riferiti al dante causa.

Per alcune fattispecie particolari la competenza segue regole specifiche:

• pensione di reversibilità: SAP che aveva in carico la pensione del de cuius;
• richiesta di pagamento in Italia, con o senza delega: SAP tenuta al pagamento;
• domande di bititolari: SAP che ha in carico la pensione italiana.

Se necessario, la domanda va trasferita alla Sede competente, aggiornando l'EAD75 e prenotando la stampa del mod. CI10, con eventuale invio anche al richiedente e all'Ente estero, salvo il caso della SSA USA per la quale la circolare esclude comunicazioni.

Verifica della documentazione e adempimenti sanitari

Una volta accertata la competenza, l'addetto deve:

• verificare eventuali precedenti in Sede o presso altre Sedi e unificarli;
• ricostruire la posizione assicurativa italiana mediante gli archivi automatizzati;
• elaborare, se occorre, l'estratto contributivo internazionale (E205-I per i Paesi CEE o formulario previsto da specifiche convenzioni bilaterali);
• controllare la presenza di tutta la documentazione richiesta dalla normativa italiana;
• per i residenti in Italia, verificare la documentazione internazionale specifica e richiedere eventualmente all'interessato:
  • documentazione del lavoro all'estero;
  • compilazione della domanda prevista dalle convenzioni bilaterali;
  • compilazione del questionario IO/VO/SO 1 bis CEE;
  • certificati e informazioni mancanti.

Per le domande di assegno ordinario di invalidità, inabilità o pensione ai superstiti che richiedano il requisito sanitario, il fascicolo deve essere inviato all'Ufficio Sanitario e, se la domanda deve essere esaminata anche dall'Ente estero, deve essere compilato il formulario E213; per la Gran Bretagna si utilizza il mod. SS4 M/I bilingue.

Domanda di sola pensione italiana

Per le domande che mirano alla sola pensione italiana, dopo l'istruttoria la pratica può essere definita in regime nazionale oppure rinviata al regime internazionale.

Se la domanda viene trattata in regime internazionale, l'operatore deve:

• variare il codice tipo domanda in "A";
• inserire la data del giorno e il codice "K" in DATA ES. e COD.ES. di EAD75, con aggiornamento automatico della DATA CARICO di CI81;
• compilare CI81, aggiornando in particolare la data del provvedimento estero, se già disponibile;
• richiedere all'Ente estero, se necessario, l'estratto contributivo previsto dalla normativa internazionale, usando il mod. CI11 o i formulari bilaterali per Australia, Canada, USA e Venezuela.

Nella fase di definizione, se la documentazione è completa e la decisione estera è disponibile, si procede:

• all'aggiornamento del campo PROV. ESTERO di CI81 con i codici "A" o "R" oppure "X" quando non occorre alcuna decisione estera;
• alla liquidazione della pensione in pro rata con la procedura di calcolo passante internazionale;
• alle ulteriori operazioni di pagamento.

Se il richiedente non ha diritto alla pensione italiana, la circolare prescrive l'adozione di un provvedimento di reiezione mod. CI29, con indicazione delle motivazioni e dell'eventuale autorizzazione ai versamenti volontari.

Per la notifica:

• ai residenti all'estero, nelle domande CEE il provvedimento italiano viene trasmesso all'Ente estero con formulario E210; nelle convenzioni bilaterali la notifica avviene direttamente all'interessato, con copia all'Istituzione estera tramite mod. CI32 e, se del caso, allegando E205 o similare;
• ai residenti in Italia, il provvedimento viene notificato direttamente all'interessato.

Domanda di pensione italiana ed estera

La domanda di pensione italiana ed estera viene considerata tale, per le convenzioni bilaterali, solo se vi è espressa richiesta, anche senza la preventiva compilazione dei moduli; nel regime CEE, invece, la domanda si intende estesa a tutti gli Stati membri in cui è stata svolta attività lavorativa.

Se dagli atti emerge con evidenza l'insussistenza del diritto alla prestazione estera, ad esempio per differimento richiesto, assenza del requisito anagrafico o mancato tipo di prestazione, la pratica viene trattata come domanda a carico del solo Stato italiano e l'interessato viene informato tramite il paragrafo "P" delle lettere automatizzate CI12/A.

Quando invece il diritto estero deve essere accertato o l'interessato chiede comunque l'inoltro all'istituzione estera, l'iter segue il regime internazionale.

Per le convenzioni bilaterali che prevedono opzione, come ex Jugoslavia, Jersey e Isole del Canale, la liquidazione può avvenire solo dopo il collegamento con l'Organismo estero e dopo l'acquisizione della scelta del richiedente.

Regime internazionale: definizione prima del collegamento estero

La circolare ammette, in presenza di documenti certi, una definizione anticipata prima del collegamento con l'Ente estero, salvo alcune convenzioni e Paesi per i quali non è previsto il bloccaggio degli arretrati esteri o per i casi in cui vi sia diritto di opzione.

Se il richiedente ha diritto alla pensione italiana, l'addetto può:

• liquidare un anticipo recuperabile con la procedura di calcolo passante internazionale, indicando la lettera "V" nel terzo sottocampo di NATURA PENSIONE in CNV01;
• completare le operazioni di pagamento;
• notificare all'interessato il provvedimento italiano mod. CI28;
• aprire d'ufficio una nuova domanda tipo "7" per l'inoltro della prestazione estera all'Organismo competente.

Se il diritto italiano manca, l'ufficio emette reiezione mod. CI29, notifica il provvedimento e apre d'ufficio una domanda tipo "E" per l'inoltro della prestazione estera.

Negli altri casi la definizione è rinviata alla ricezione della decisione estera e dell'estratto contributivo.

Collegamento con l'Ente estero

Per "collegamento" si intende l'inoltro della domanda di pensione estera all'Organismo competente. Nel regime CEE si trasmettono i formulari di collegamento; nelle convenzioni bilaterali si inviano anche la domanda sottoscritta dall'interessato e la documentazione prevista dalla convenzione.

La circolare elenca i formulari da utilizzare per vari Stati e convenzioni, tra cui Argentina, Australia, Austria, Brasile, Canada, Jugoslavia/ex Cijua, Liechtenstein, Monaco, Quebec, San Marino, Svezia, Svizzera, Tunisia, Uruguay, USA, Venezuela e CEE. Per alcune fattispecie è richiesto anche il campo IST e, se noto, il riferimento estero; per Argentina e Venezuela il riferimento è obbligatorio.

Ai formulari devono essere allegati:

• estratto contributivo italiano E205 o similare;
• eventuale verbale di visita medica E213 o similare;
• documentazione sul lavoro prestato nel Paese interessato, se necessaria.

Definizione dopo il collegamento con l'Ente estero

Ricevuta la decisione dell'istituzione estera e l'estratto contributivo, il campo PROV. ESTERO di CI81 va aggiornato con il codice di accoglimento o reiezione e con la data di ricezione.

Se il richiedente ha diritto alla pensione italiana:

• si liquida il pro rata con la procedura di calcolo passante internazionale;
• si aggiornano automaticamente EAD75 e CI81;
• si completano gli adempimenti per il pagamento.

Se il richiedente non ha diritto alla pensione italiana:

• si emette reiezione mod. CI29 con eventuale valutazione sui versamenti volontari;
• si aggiorna CI81 e EAD75;
• si notifica il provvedimento all'interessato.

Per i residenti all'estero la notifica avviene, secondo il regime, tramite trasmissione all'Ente estero o direttamente all'interessato con eventuale copia all'Istituzione estera. Quando l'istituzione estera invia una decisione da notificare, questa viene allegata al provvedimento italiano con formulario E211 e E212 per il regime CEE o con mod. CI35 per le convenzioni bilaterali.

Domande di pensione estera presentate da titolari di anticipo recuperabile

La circolare disciplina anche le domande di pensione estera presentate da titolari di anticipo recuperabile di ruolo ordinario, nonché quelle aperte d'ufficio a seguito della concessione della prestazione estera.

Se è evidente che non sussiste il diritto alla prestazione estera, l'ufficio adotta un provvedimento di conferma con mod. CI29, indicando la motivazione "F" e quella specifica per il mancato inoltro della domanda all'estero. Se invece il diritto va accertato o l'interessato vuole comunque che la domanda sia inoltrata, si procede al collegamento con l'Ente estero, richiedendo se del caso il bloccaggio degli arretrati esteri.

Dopo la decisione estera:

• se è di accoglimento, si elimina la pensione in godimento, si determina il riscosso, si liquida la pensione in pro rata, si recupera il riscosso e si conguagliano gli eventuali arretrati esteri;
• se è di reiezione, si conferma la pensione in pagamento con il codice di decisione italiana corrispondente, aggiornando automaticamente EAD75 e CI81.

Domande di sola pensione estera

Le domande di sola pensione estera sono quelle presentate o aperte d'ufficio da titolari di pensione autonoma italiana oppure da soggetti che, assicurati o meno in Italia, non chiedono la pensione italiana.

Dopo l'istruttoria e l'eventuale acquisizione del verbale sanitario, l'addetto:

• inserisce il codice "T" in COD.ES. di EAD75, con attivazione automatica di DATA CARICO in CI81;
• effettua il collegamento con l'Istituzione estera competente.

Ricevuta la decisione estera:

• si aggiorna PROV. ESTERO in CI81;
• si adotta il provvedimento di conferma della pensione autonoma in pagamento oppure di "non esame" per chi non ha chiesto la pensione italiana, usando i codici previsti;
• si notifica il provvedimento al residente in Italia oppure, per i residenti all'estero, lo si trasmette all'Ente estero o all'interessato secondo le regole già viste.

Se la prestazione estera influisce sulla misura della pensione autonoma italiana, viene aperta d'ufficio una domanda di ricostituzione.

Domande di ricostituzione

La circolare ricomprende nella ricostituzione le domande presentate o aperte d'ufficio da titolari di pensione di ruolo "S" per ottenere un ricalcolo o un beneficio aggiuntivo, nonché le ricostituzioni relative alla concessione di pensione estera.

La ricostituzione, sia a domanda sia d'ufficio, è esaminata e acquisita secondo le stesse regole della fase preliminare. La compilazione della DATA ACQ in EAD75 con la data di lavorazione determina, per i tipi 7, 8, G, H, L e V, la compilazione automatica della DATA CARICO di CI81.

Ricostituzione per pensione estera

Se la ricostituzione riguarda la pensione estera, l'iter segue il collegamento con l'Organismo estero; in tal caso può essere richiesto il bloccaggio degli arretrati esteri, salvo le convenzioni con Brasile, Jersey e Isole del Canale, USA, Canada e Quebec, per le quali il bloccaggio non è previsto.

Se la ricostituzione deriva dalla concessione di pensione estera, la definizione può avvenire direttamente.

Ricevuta la decisione estera:

• in caso di accoglimento, la pensione già concessa viene ricalcolata con la procedura di ricostituzione di calcolo passante internazionale, con conguaglio di eventuali arretrati esteri;
• in caso di reiezione, si conferma la pensione in pagamento con provvedimento italiano mod. CI29.

Le notifiche seguono la distinzione tra residenti in Italia e residenti all'estero e tra regime CEE e convenzioni bilaterali.

Ricostituzioni documentali o contributive

Le ricostituzioni documentali o contributive riguardano variazioni non collegate a decisioni di organismi esteri e sono normalmente finalizzate a ottenere prestazioni familiari, supplementi, conferme dell'assegno ordinario di invalidità, applicazione di sentenze o altri benefici.

L'ufficio deve verificare la documentazione necessaria e, se occorre, richiedere gli atti mancanti all'istituzione estera, all'interessato o ad altri soggetti, utilizzando le lettere automatizzate previste dall'archivio CI81.

Se la domanda è accolta, si ricalcola la pensione con la procedura di ricostituzione passante internazionale. Se è respinta, si emette reiezione mod. CI29 con aggiornamento automatico di EAD75 e CI81. Anche in questo caso valgono le regole di notifica differenziate per residenza e per canale convenzionale.

La circolare prevede infine che, se vengono accertati nuovi contributi idonei a incidere su una precedente decisione estera, sia inviato all'Ente competente un estratto rettificativo mediante E205 o formulario analogo.

Competenza delle Sedi per i residenti all'estero

L'allegato 4 individua le Sedi regionalmente competenti alla trattazione delle domande di pensione in regime internazionale presentate dai residenti all'estero. Vengono inoltre indicate alcune competenze esclusive:

• Australia: Ancona;
• Principato di Monaco: Genova;
• San Marino: Rimini;
• ex Jugoslavia: Trieste.

Indicazioni finali

La circolare invita le Sedi regionali a promuovere riunioni degli operatori addetti, così da assicurare una diffusione uniforme delle nuove istruzioni operative. L'impianto complessivo mira a rendere più coerente la gestione delle pratiche internazionali, sia sotto il profilo istruttorio sia sotto quello tecnico-informatico e dei rapporti con gli organismi esteri.