Circolare numero 38 del 25-03-2014

Schema di convenzione per collaborazioni con strutture sanitarie esterne e medici specialisti

La circolare definisce le regole operative per attivare convenzioni territoriali con strutture sanitarie pubbliche e private e con medici specialisti per lo svolgimento di accertamenti sanitari per conto dell’INPS. Il sistema convenzionale è presentato come soluzione temporanea, destinata a essere sostituita a regime dall’albo informatizzato dei fornitori nella sezione dedicata a "Medici specialisti e strutture sanitarie".

Ambito e finalità della disciplina

Lo schema di convenzione è stato approvato con determinazione presidenziale del 31 dicembre 2013 n. 204, in attuazione del messaggio Hermes n. 021177 del 31 dicembre 2013. Le convenzioni possono riguardare sia strutture sanitarie esterne sia medici specialisti in specifiche discipline, con attivazione affidata ai Direttori regionali INPS competenti per domicilio dei professionisti o sede delle strutture.

Avviso pubblico e contenuti richiesti

L’attivazione della convenzione presuppone un avviso pubblico da pubblicare sul sito dell’Istituto per almeno 30 giorni e da inviare anche all’Ordine dei Medici della provincia interessata. Nell’avviso devono essere indicati in modo chiaro:

• discipline specialistiche richieste;
• fabbisogno di professionisti per ciascuna disciplina;
• requisiti di partecipazione;
• schema di domanda;
• tariffe delle prestazioni;
• prestazioni richieste e relativi tempi di esecuzione e trasmissione dei referti;
• attrezzature necessarie;
• eventuali servizi aggiuntivi offerti senza costi ulteriori per l’Istituto;
• sede di espletamento degli accertamenti;
• durata e scadenza della convenzione;
• termine ultimo per la presentazione delle domande.

L’avviso deve inoltre indicare la PEC cui inviare domande, quesiti o richieste, nonché l’ufficio responsabile dell’istruttoria. Il responsabile del procedimento è il Direttore regionale o un dirigente delegato.

Requisiti delle strutture sanitarie

La circolare distingue tra strutture pubbliche e private.

Le strutture pubbliche ammissibili comprendono:

• enti ospedalieri;
• ambulatori e presidi territoriali delle Aziende USL;
• altri enti pubblici che svolgono attività omogenee alle esigenze medico-legali previste dall’avviso, come ad esempio l’INAIL.

I presidi di diagnostica strumentale e di laboratorio devono rispettare i requisiti minimi di strutturazione, dotazione strumentale e qualificazione funzionale del personale previsti dalla normativa richiamata.

Le strutture private, incluse quelle ecclesiastiche civilmente riconosciute che esercitano assistenza ospedaliera, devono:

• essere in regola con le leggi regionali in materia di autorizzazione e vigilanza;
• possedere i requisiti strutturali, tecnologici e organizzativi minimi richiesti per l’esercizio delle attività sanitarie.

Per le strutture che operano nel campo della radiologia, è richiesto il rispetto del d.lgs. 26 maggio 2000, n. 187, inclusi gli obblighi relativi agli accertamenti radiologici a finalità medico-legali. In ogni caso, la sede deve essere ubicata nell’ambito provinciale di riferimento, consentire l’accesso ai disabili e risultare in regola con il versamento dei contributi assicurativi obbligatori dovuti all’Istituto.

Requisiti dei medici specialisti

I medici specialisti esterni devono dichiarare nel curriculum vitae:

• data e voto di laurea e di specializzazione;
• abilitazione professionale;
• iscrizione all’Ordine dei Medici;
• eventuale dottorato nella branca di riferimento o affine;
• eventuali master specifici o affini;
• collaborazioni pregresse o attuali con l’INPS;
• eventuali pubblicazioni.

Obblighi operativi dei convenzionati

I soggetti convenzionati devono garantire una serie di obblighi organizzativi e tecnici, tra cui:

• possibilità di prenotazione anche online entro cinque giorni;
• consegna dei referti entro cinque giorni lavorativi dall’esame;
• disponibilità dei medici a svolgere l’attività presso gli ambulatori INPS quando non siano necessarie attrezzature particolari o quando le attrezzature siano già presenti presso i Centri Medico Legali;
• disponibilità, quando occorra strumentazione non presente negli ambulatori INPS, a utilizzare attrezzatura portatile propria, con manutenzione e assicurazione a carico del proprietario;
• rispetto della normativa sul trattamento dei dati personali, compreso il profilo della sicurezza;
• osservanza, per quanto compatibili, del codice di comportamento dei dipendenti pubblici di cui al D.P.R. 16 aprile 2013, n. 62.

Modalità di svolgimento delle prestazioni

Prima dell’esecuzione degli accertamenti deve essere acquisito per iscritto il consenso informato, secondo il modello predisposto dal Coordinamento Generale Medico Legale. Le prestazioni devono essere annotate sugli appositi modelli INPS e, prima dell’esame, deve essere verificata l’identità dell’assicurato tramite un documento valido, con indicazione degli estremi nella relazione.

Per gli accertamenti radiologici, i radiogrammi devono riportare in modo inalterabile le generalità, la data di nascita del soggetto esaminato e la data dell’esame, e devono essere consegnati insieme ai referti.

Le visite e gli accertamenti strumentali devono essere effettuati tenendo conto delle linee guida diagnostico-strumentali della comunità scientifica internazionale, al fine di raccogliere tutti gli elementi necessari a una corretta valutazione medico-legale della menomazione anatomo-funzionale.

Regime dei compensi e fatturazione

Nell’avviso deve essere evidenziato che i medici specialisti forniscono all’INPS una prestazione d’opera in regime di partita IVA per accertamenti sanitari specialistici. Se la prestazione è resa da una struttura sanitaria, pubblica o privata, è la struttura stessa a emettere fattura come controparte contrattuale.

I compensi devono essere conformi alle tariffe determinate sulla base del D.M. 18 ottobre 2012 del Ministero della Salute, richiamato come riferimento tariffario per le prestazioni di assistenza specialistica ambulatoriale e prestazioni connesse.

Partecipazione alla selezione e documentazione da allegare

La partecipazione avviene mediante domanda redatta sul fac-simile allegato e inviata via PEC alla Direzione regionale entro il termine fissato nell’avviso pubblico. Possono partecipare anche i medici già convenzionati con INPS.

Alla domanda devono essere allegati obbligatoriamente:

• curriculum vitae del professionista;
• copia di tutta la documentazione non autocertificabile utile ai fini della selezione.

Criteri di selezione e formazione della graduatoria

Alla scadenza del termine per le domande, la valutazione è affidata a una commissione composta da:

• Direttore regionale o dirigente da lui delegato;
• Direttore provinciale di riferimento;
• Responsabile medico del CML.

La selezione si fonda sulla conformità dei requisiti dichiarati a quelli richiesti dal bando e sull’analisi del curriculum vitae. Possono essere valutati anche eventuali servizi o elementi aggiuntivi proposti dai partecipanti, purché strettamente attinenti alle attività e agli adempimenti indicati nell’avviso.

I punteggi della graduatoria di merito sono attribuiti secondo una griglia valutativa predisposta dal Coordinamento Generale Medico Legale, con l’obiettivo di garantire uniformità sul territorio nazionale. Successivamente viene adottata una determinazione del Direttore regionale, che dà atto dell’avvenuta pubblicità dell’avviso, dell’esito della selezione e della disponibilità delle risorse necessarie per l’affidamento esterno.

Adempimenti successivi alla nomina

I soggetti selezionati devono sottoscrivere:

• la convenzione;
• l’atto di nomina a Responsabile Esterno del trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 29 del d.lgs. 196/2003.

Se la struttura sanitaria selezionata è pubblica, la convenzione deve essere sottoscritta con firma digitale ai sensi dell’art. 15, comma 2-bis, della legge 241/1990.

I medici devono anche assumere l’impegno ad astenersi dall’attività in caso di situazioni di conflitto di interessi, anche solo potenziale.

La durata di ciascun rapporto convenzionale è fissata fino al 31 dicembre 2014. L’accordo stipulato deve essere trasmesso alla Direzione Centrale Comunicazione per la pubblicazione sul sito web, mentre le convenzioni sottoscritte devono essere inviate anche alla Direzione centrale organizzazione e al Coordinamento Generale Medico Legale.

Aggiornamento delle tariffe e comunicazioni interne

Qualora intervengano variazioni tariffarie a livello nazionale o regionale stabilite con decreto, le tariffe devono essere aggiornate dall’Istituto, nella persona del Direttore regionale o del dirigente delegato, che deve anche effettuare le conseguenti comunicazioni ai controinteressati.

Adempimenti contabili e copertura finanziaria

Le Direzioni regionali, d’intesa con i dirigenti medico-legali di II livello con funzione di coordinamento regionale, devono stimare il fabbisogno finanziario legato alle convenzioni e richiedere alla Direzione centrale risorse strumentali l’assegnazione di budget sul capitolo di spesa 5U1104019, voce 01, relativo alle spese per accertamenti sanitari per la concessione di prestazioni istituzionali.

Prima dell’adozione della determina di individuazione dei soggetti con cui stipulare la convenzione deve essere verificata la disponibilità finanziaria. La struttura convenzionata o il medico specialista deve emettere fattura mensile nei confronti dell’Istituto, con IVA o con evidenza del regime fiscale applicato.

La Direzione regionale deve inoltre verificare periodicamente le disponibilità residue e, se necessario, richiedere fondi integrativi alla Direzione centrale risorse strumentali, che provvede nei limiti del budget stanziato.

Monitoraggio dell’attività e controllo sul trattamento dei dati

I Direttori regionali devono monitorare, d’intesa con il Coordinamento Medico Legale Regionale, la qualità del servizio erogato e il rispetto dei termini previsti in convenzione, anche per valutare l’opportunità di un eventuale recesso ai sensi dell’art. 7 della convenzione. Gli esiti del monitoraggio devono essere trasmessi tempestivamente al Coordinamento Generale Medico Legale.

È inoltre ribadita la necessità di vigilare, anche con verifiche periodiche, sulla corretta osservanza delle istruzioni in materia di trattamento dei dati personali, anche sensibili, da parte dei medici convenzionati, in conformità all’art. 29, comma 5, del d.lgs. 196/2003.