Regolamento (UE) 2021/2222

Modalità di funzionamento dell'archivio centrale di relazioni e statistiche

Il regolamento delegato (UE) 2021/2222 integra il regolamento (UE) 2019/818, che istituisce il quadro di interoperabilità tra i sistemi di informazione dell'Unione nel settore frontiere, visti, cooperazione di polizia e giudiziaria, asilo e migrazione. L'atto disciplina in modo puntuale l'archivio centrale di relazioni e statistiche, strumento comune destinato a raccogliere dati anonimi e a produrre report statistici e analitici per finalità strategiche, operative e di controllo della qualità dei dati.

Contesto e finalità

Dai considerando emerge che l'archivio centrale è una componente del quadro di interoperabilità, insieme ad altri strumenti quali il servizio comune di confronto biometrico, l'archivio comune di dati di identità e il rilevatore di identità multiple. La finalità è consentire la produzione di dati statistici intersistemici e relazioni analitiche senza permettere l'identificazione delle persone fisiche, grazie a un processo di anonimizzazione automatizzato e irreversibile.

Definizioni chiave

L'articolo 1 fornisce definizioni operative essenziali. I "dati statistici" sono dati resi anonimi e utilizzati unicamente per elaborare relazioni statistiche ai sensi dei regolamenti su EES, ETIAS, SIS e ECRIS-TCN. Le "relazioni (statistiche)" sono raccolte organizzate di dati prodotti automaticamente dall'archivio centrale e conservate al suo interno; le "relazioni personalizzabili" sono relazioni statistiche generate secondo regole specifiche definite dall'utente. Particolare rilievo assumono i "dati di identità critici", ossia gli elementi che possono consentire l'identificazione della persona: nome e cognome, alias, numero del documento di viaggio, indirizzo, telefono o indirizzo IP, e-mail e dati biometrici.

Contenuto dell'archivio centrale

L'articolo 2 delimita il contenuto dell'archivio centrale. Vi confluiscono i dati di cui all'articolo 39, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2019/818, i dati statistici e le relazioni sull'uso del sistema ai fini del monitoraggio delle componenti di interoperabilità, nonché le relazioni tecniche necessarie a monitorare sviluppo e funzionamento delle medesime componenti. L'archivio conserva inoltre un numero di riferimento univoco per tracciare le corrispondenze incrociate tra fascicoli di identità, ma tale numero non può essere utilizzato per risalire ai fascicoli sottostanti.

Sempre l'articolo 2 dettaglia le informazioni statistiche che l'archivio deve poter fornire. Per il SIS, ai sensi del regolamento (UE) 2018/1862, sono previste statistiche giornaliere, mensili e annuali sul numero di registrazioni per categoria di segnalazione, relazioni annuali su hit, interrogazioni e accessi per inserimento/aggiornamento/cancellazione, oltre a relazioni aggiuntive periodiche o ad hoc richieste dalla Commissione o da Frontex e relazioni sulla manutenzione tecnica e sulla qualità dei dati. Per ECRIS-TCN ed ECRIS, ai sensi del regolamento (UE) 2019/816, l'archivio produce dati statistici e relazioni personalizzabili sulla registrazione, conservazione e scambio delle informazioni, oltre a relazioni tecniche e di qualità dei dati.

Le relazioni tecniche devono includere statistiche su uso del sistema, disponibilità, incidenti, capacità operativa, esattezza dei dati biometrici, qualità dei dati e, se del caso, operazioni pendenti. È inoltre previsto un catalogo di relazioni; nuove relazioni o modifiche a quelle esistenti seguono la politica di gestione delle modifiche di eu-LISA.

Architettura tecnica e reportistica

L'articolo 3 descrive la soluzione tecnica che ospita i dati estratti dai sistemi sottostanti e dalle componenti di interoperabilità. Essa include uno strumento di reportistica configurato per creare, conservare ed eseguire le relazioni e le relazioni personalizzabili previste. Lo strumento deve anche permettere la generazione di relazioni di attività e relazioni tecniche e la loro consultazione da parte dell'utente. Tutte le relazioni sono gestite all'interno della soluzione tecnica, che deve essere protetta da idonee misure di sicurezza e integrità. La soluzione è implementata sia sul sito tecnico di eu-LISA sia sul sito di riserva, per assicurare continuità e disponibilità.

Estrazione e anonimizzazione dei dati

L'articolo 4 prevede che l'archivio centrale riceva copie in sola lettura dei dati pertinenti dai sistemi di informazione dell'UE e dalle componenti di interoperabilità, con estrazione periodica almeno giornaliera e in modalità unidirezionale. Questa logica evita qualsiasi flusso di ritorno verso i sistemi originari.

L'articolo 5 precisa che i dati estratti sono anonimizzati tramite uno strumento dedicato e che solo i dati anonimizzati possono essere conservati nell'archivio centrale. Il processo è automatizzato, identifica i dati di identità critici e li rende anonimi prima della conservazione; l'anonimizzazione è irreversibile. Il regolamento, dunque, esclude che nell'archivio centrale possano permanere dati personali identificativi in forma utilizzabile.

Accesso, governance e tracciamento

L'articolo 6 disciplina in modo rigoroso l'accesso. L'archivio è accessibile agli Stati membri, alla Commissione e alle agenzie dell'Unione tramite la rete protetta TESTA, nei limiti dei rispettivi diritti di accesso previsti dal diritto dell'Unione. Soltanto il personale debitamente autorizzato delle autorità competenti può accedere allo strumento di reportistica. L'accesso avviene mediante profili utente, di cui eu-LISA conserva l'elenco; una stessa autorità può avere più profili, in base ai diritti di accesso.

Ogni accesso è registrato con almeno marca temporale, autorità e tipo di relazione. I log identificativi sono conservati a livello nazionale e presso Commissione, Agenzia europea della guardia di frontiera e costiera ed Europol; eu-LISA conserva inoltre il log di tutte le operazioni di accesso. La conservazione dei log nell'archivio centrale è limitata a un anno, con cancellazione automatica successiva. Il regime di accesso deve rispettare i principi di necessità di conoscere, privilegio minimo e separazione delle funzioni. Le relazioni sulla qualità dei dati di cui all'articolo 15, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2018/1862 includono anche uno strumento per il feedback degli Stati membri verso eu-LISA sui problemi riscontrati.

Protezione dei dati e sicurezza

L'articolo 7 qualifica eu-LISA come responsabile del trattamento ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725, limitatamente alle operazioni di anonimizzazione dei dati personali. L'articolo 8 ribadisce che i dati conservati nell'archivio centrale possono essere consultati soltanto per l'elaborazione di relazioni e statistiche. eu-LISA deve inoltre attuare le misure di sicurezza necessarie per garantire l'integrità dei dati e assicurare che ogni modifica sia tracciabile ai fini di audit.

Ambito territoriale e applicazione ai diversi Stati

Nei considerando finali il regolamento chiarisce la propria collocazione nello spazio Schengen e il relativo regime di partecipazione. La Danimarca è vincolata in quanto ha notificato il recepimento dell'acquis Schengen; l'Irlanda non partecipa né è vincolata né soggetta all'applicazione del regolamento. Per Islanda, Norvegia, Svizzera e Liechtenstein l'atto costituisce uno sviluppo dell'acquis di Schengen in forza dei rispettivi accordi di associazione. Per Cipro, Bulgaria, Romania e Croazia il regolamento è qualificato come atto basato sull'acquis di Schengen o ad esso connesso ai sensi dei rispettivi atti di adesione.

Entrata in vigore

Il regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea ed è direttamente applicabile in tutti gli Stati membri. Per i professionisti, il dato centrale è che l'atto non introduce obblighi operativi per gli operatori privati, ma disciplina un'infrastruttura pubblica di trattamento dati a supporto dell'interoperabilità dei grandi sistemi informativi UE, con impatti rilevanti sul piano della governance, della protezione dei dati e della sicurezza.