Risoluzione n. 46 del 10/04/2017

Produzione e conservazione elettronica dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari

La risoluzione affronta il tema della gestione, registrazione e conservazione sostitutiva di fatture e bolle doganali ricevute sia su supporto cartaceo sia in formato digitale. L’Agenzia delle Entrate valuta la conformità della procedura proposta dall’istante alla disciplina IVA e alle regole sulla conservazione elettronica dei documenti fiscali.

Quesito presentato dal contribuente

L’istante intende avviare la conservazione sostitutiva dei documenti analogici ai sensi del D.M. 17 giugno 2014 e chiede se sia legittimo evitare la stampa dei documenti ricevuti in formato digitale, in particolare delle fatture e delle bolle doganali per le quali è prevista l’integrazione ai fini IVA da parte del cessionario o committente. La procedura descritta comprende:

• attribuzione di un "protocollo di arrivo" distinto per documenti cartacei e digitali;
• apposizione del protocollo sui documenti cartacei e acquisizione dell’immagine tramite scanner;
• inserimento del protocollo direttamente sull’immagine dei documenti digitali, senza stampa;
• nel caso di autofatture, apposizione del protocollo sulla fattura del prestatore estero e conservazione con l’autofattura;
• predisposizione, per i documenti da integrare ai fini IVA, di un ulteriore documento allegato alla fattura contenente i dati dell’integrazione;
• registrazione delle fatture di acquisto con numero progressivo e annotazione nel registro IVA acquisti anche del protocollo di arrivo;
• conservazione sostitutiva finale e distruzione dei documenti cartacei.

Soluzione interpretativa prospettata dall’istante

L’istante ritiene corretta la procedura per più profili:

• possibilità di non stampare i documenti digitali, richiamando la risoluzione n. 158/E del 2009;
• possibilità di integrare i documenti elettronici tramite un documento separato allegato alla fattura;
• possibilità di gestire integrazione e conservazione tramite software senza mai produrre copie cartacee, in linea con la circolare n. 45/E del 2005;
• rispetto degli articoli 25 e 39 del D.P.R. n. 633/1972 grazie alla correlazione tra protocollo di arrivo e numero progressivo IVA;
• facoltà di non stampare nemmeno il registro dei protocolli di arrivo, poiché la corrispondenza tra registrazioni e documento sarebbe assicurata dalla conservazione elettronica immodificabile.

Valutazioni dell’Agenzia: documenti informatici e stampa

L’Agenzia richiama innanzitutto il quadro normativo del D.M. 17 giugno 2014, che ha sostituito il D.M. 23 gennaio 2004. Sottolinea inoltre che l’articolo 21 del D.P.R. n. 633/1972 definisce la fattura elettronica come fattura emessa e ricevuta in qualunque formato elettronico, purché siano garantite autenticità dell’origine, integrità del contenuto e leggibilità.

Con riferimento alla stampa dei documenti ricevuti in formato digitale, l’Agenzia osserva che:

• la risoluzione n. 158/E del 2009 aveva già chiarito che un documento non qualificabile fin dall’origine come documento informatico deve essere materializzato su supporto fisico per essere giuridicamente esistente ai fini tributari;
• tale impostazione va però riletta alla luce del nuovo quadro normativo, nel quale il D.M. 17 giugno 2014 rinvia alle definizioni del CAD;
• oggi il documento informatico è qualsiasi documento elettronico che contenga la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.

Ne consegue che, se il documento ricevuto in formato elettronico è già informatico, non vi è obbligo di stamparlo. L’Agenzia conclude quindi che il processo descritto al punto 1 è corretto e non richiede la stampa dei documenti digitali.

Integrazione dei documenti ai fini IVA

Quanto alla procedura di integrazione dei documenti ricevuti in formato Pdf per i quali l’IVA è assolta dal cessionario/committente, l’Agenzia ritiene condivisibile la soluzione proposta. Essa è coerente con precedenti documenti di prassi, tra cui:

• circolare n. 45/E del 2005;
• risoluzione n. 52/E del 2010;
• circolare n. 13 del 1994.

È quindi ammessa la predisposizione di un documento separato, allegato all’immagine della fattura, contenente i dati necessari per l’integrazione e gli estremi del documento originario, con conservazione sostitutiva congiunta senza necessità di stampa.

Protocollazione, registrazione IVA e collegamento tra registri

Per le modalità di protocollazione e registrazione, l’Agenzia richiama la risoluzione n. 318/E del 2007 e la risoluzione n. 153/E del 2000. Tali precedenti chiariscono che gli articoli 25 e 39 del D.P.R. n. 633/1972 richiedono l’ordinata rilevazione del documento di acquisto e l’univocità dell’annotazione nei registri contabili.

L’obiettivo è raggiunto mediante:

• attribuzione al documento di acquisto di un numero di protocollo al momento della ricezione;
• attribuzione di un numero progressivo IVA al momento della registrazione;
• annotazione di entrambi i numeri, sia sul registro protocolli di arrivo sia sul registro IVA acquisti.

Non è necessario che il numero progressivo di registrazione coincida con il numero di protocollo di ricezione. È invece essenziale che la doppia annotazione consenta la piena correlazione tra documento e registrazioni. L’apposizione fisica del numero progressivo IVA sul documento originale non è indispensabile se la corrispondenza dei dati è comunque garantita e se dall’archivio informatico è possibile reperire agevolmente il documento contraddistinto dal protocollo di arrivo.

La procedura prospettata dall’istante, quindi, viene ritenuta conforme e condivisibile anche per i punti relativi alla protocollazione e alla registrazione.

Conservazione elettronica e termini

L’Agenzia precisa che la facoltà di non stampare i documenti, incluso il registro dei protocolli di arrivo, è ammessa soltanto se si procede alla loro conservazione elettronica secondo le formalità di legge.

Ai sensi dell’articolo 3, comma 3, del D.M. 17 giugno 2014, che richiama l’articolo 7, comma 4-ter, del D.L. n. 357/1994, la conservazione dei documenti informatici ai fini fiscali deve avvenire entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, inteso come termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi.

L’Agenzia chiarisce che:

• il termine di riferimento coincide con quello della dichiarazione annuale dei redditi;
• il termine vale anche per i documenti rilevanti ai fini IVA, benché dal periodo d’imposta 2017 i termini di presentazione delle dichiarazioni sui redditi e sull’IVA siano disallineati;
• se il periodo d’imposta non coincide con l’anno solare, i documenti IVA riferiti a un anno solare vanno conservati entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della prima dichiarazione dei redditi utile.

Sono riportati due esempi applicativi:

• per un contribuente con periodo d’imposta coincidente con l’anno solare 1.1.2016-31.12.2016, la conservazione di tutti i documenti fiscali va completata entro il 31.12.2017;
• per un contribuente con periodo d’imposta 1.7.2016-30.6.2017, i documenti IVA dell’anno 2016 devono essere conservati entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della prima dichiarazione dei redditi utile dopo il 31.12.2016; nel caso esemplificato, il termine è il 30.6.2017.

Esibizione in caso di verifiche

In caso di verifiche, controlli o ispezioni, l’Agenzia ricorda che, ai sensi dell’articolo 5, comma 2, del D.M. 17 giugno 2014, il documento informatico deve essere reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente o presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato ai sensi dell’articolo 35, comma 2, lettera d), del D.P.R. n. 633/1972.

Conclusione della risoluzione

L’Agenzia delle Entrate conclude che la procedura descritta dall’istante è sostanzialmente conforme alla disciplina vigente, con particolare riferimento:

• alla non necessità di stampare i documenti ricevuti in formato digitale, se già informatici;
• alla possibilità di integrare elettronicamente i documenti ai fini IVA mediante documento allegato;
• alla correttezza del sistema di protocollazione e registrazione con doppio riferimento protocollo/numero IVA;
• alla possibilità di non stampare anche il registro dei protocolli, purché la conservazione elettronica sia effettuata secondo legge e nei termini previsti.