R.R. Lombardia 11/2022

Modifiche alla disciplina della cassa economale regionale

Il regolamento regionale interviene sul Regolamento di contabilità della Giunta regionale del 2001, riscrivendo integralmente la disciplina del servizio di cassa economale, delle rendicontazioni e dei controlli. La disciplina riguarda esclusivamente la Regione Lombardia e i suoi agenti contabili economi centrali e decentrati.

Ambito del servizio di cassa economale

Il servizio di cassa economale è finalizzato al pagamento di spese impreviste, minute e/o urgenti e alla custodia di valori, come marche da bollo e altri valori bollati. La gestione è affidata a un Economo centrale e a Economi periferici, nominati con provvedimenti organizzativi approvati dalla Giunta, ciascuno titolare di un fondo autonomo.

Organizzazione dei fondi e gestione finanziaria

Ogni fondo economale è determinato annualmente con decreto del dirigente della struttura competente. I fondi sono accreditati su appositi conti correnti bancari presso gli istituti che svolgono il servizio di tesoreria regionale, e gli interessi netti maturati sono versati al bilancio regionale dal Tesoriere alla scadenza del periodo di maturazione e comunque alla chiusura del conto.

L’Economo opera entro i limiti di liquidità disponibili e delle somme prenotate. La Regione assicura i rischi da furto, incendio e rapina del denaro e dei valori custoditi, anche durante attività di portavalori. L’Economo resta personalmente responsabile delle somme ricevute in anticipazione e delle spese ordinate fino al formale discarico, deve custodire i valori in cassaforte e risponde della regolarità dei pagamenti; può essere temporaneamente sostituito dal dirigente sovraordinato individuato dai provvedimenti organizzativi.

Accreditamento del fondo e prenotazioni di spesa

All’inizio di ogni anno la struttura regionale competente dispone l’anticipazione del fondo economale, con impegno e liquidazione in partita di giro sul bilancio di competenza, nonché il corrispondente accertamento in entrata per la futura restituzione. Dispone inoltre le prenotazioni annuali degli impegni sui capitoli di spesa, sulla base delle richieste pervenute entro il 30 novembre dagli Economi; tali prenotazioni hanno effetto autorizzatorio e limitano l’operatività dell’Economo.

Se il fondo risulta incapiente, è possibile incrementarlo nei limiti delle somme autorizzate e prenotate in corso d’anno. La copertura del fondo è assicurata dagli stanziamenti dei capitoli di bilancio approvati con la legge di bilancio annuale.

Utilizzo del fondo e carta di credito regionale

Il fondo è utilizzato mediante prelevamenti e disposizioni di pagamento a valere sul conto corrente, anche tramite bonifici, MAV e F23/F24. È previsto un fondo in contanti, la cui consistenza non può superare la somma assicurata contro furto e incendio.

Per specifici dirigenti competenti in materia di sicurezza, gestione delle sedi istituzionali e servizi interni e patrimonio è autorizzato, in deroga a precedenti limitazioni, l’uso di una carta di credito regionale per acquisti economali anche online, purché riconducibili a beni o servizi non continuativi, imprevedibili o urgenti. Tali operazioni seguono le regole della cassa economale anche per rendicontazione, ispezioni e controlli.

Spese economali ammissibili e limiti

Sono ammesse spese economali di modico valore, entro 1.500 euro oltre IVA, per acquisti episodici, imprevedibili o non programmabili, che non richiedono le procedure contrattuali ordinarie, nonché spese che richiedano necessariamente il pagamento in contanti. L’elenco comprende, tra l’altro, libri e abbonamenti, beni di consumo, riparazioni, allestimenti per eventi, prodotti per pulizia, cancelleria, DPI, spese postali, pedaggi, trasporti, formazione e altre spese minute.

Per tali acquisti non si applicano gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari e di DURC, ma non sono ammessi frazionamenti artificiosi per aggirare le soglie. Per alcune spese eccezionali e urgenti il limite ordinario è derogabile fino a 5.000 euro, con specifico elenco che comprende, tra l’altro, pubblicazione di bandi, canoni e tributi, sanzioni, registrazioni di atti, missioni, rimborsi per iscrizioni ad albi, spese di rappresentanza e altre spese immediate non gestibili con procedura ordinaria.

Procedure di spesa economale

Il regolamento disciplina tre modalità principali di pagamento: rimborso di spese anticipate e pagate in contanti, pagamento successivo su fattura elettronica intestata alla Regione, e acquisti online con carta di credito regionale, con fattura o ricevuta intestata al titolare e successiva dichiarazione di consegna alla Regione.

Per le strutture UTR paga direttamente l’Economo decentrato. In casi eccezionali e urgenti l’Economo può anticipare contante, registrando un sospeso contabile; il richiedente deve rendicontare entro 15 giorni lavorativi, altrimenti si applicano le procedure di recupero previste dalla normativa regionale richiamata. L’assenza di documentazione cartacea può essere accettata solo in via eccezionale per pagamenti elettronici, mediante estratti conto e dichiarazione sottoscritta. La procedura può essere integralmente gestita con strumenti informatici e documentazione digitalizzata validata dal dirigente.

Rendicontazione trimestrale e restituzione delle somme

L’Economo deve rendere il conto delle somme erogate con rendiconti trimestrali da presentare entro 15 giorni dalle scadenze del 31 marzo, 30 giugno, 30 settembre e 31 dicembre, e comunque entro 15 giorni dalla cessazione dall’incarico. I rendiconti sono approvati dalla struttura competente con provvedimento trimestrale che liquida le spese e dispone gli ordinativi di pagamento a favore degli Economi.

Gli ordinativi sono riversati in partita di giro sull’accertamento iniziale e imputati alle prenotazioni di spesa. L’approvazione del rendiconto vale come formale discarico. Con l’ultimo rendiconto trimestrale si accertano anche le eventuali economie di spesa. Entro il 31 dicembre l’Economo deve inoltre restituire al bilancio regionale la somma inizialmente accreditata, al netto delle spese sostenute.

Scritture contabili e documentazione

L’Economo conserva, anche con supporti informatici, i libri giornale o registri annuali di cassa e banca, i giustificativi contabili, il foglio giornaliero di cassa, le rendicontazioni e quadrature trimestrali e i conti giudiziali annuali. Parte della documentazione deve essere trasmessa in copia alla struttura competente per i controlli.

Conti giudiziali, ispezioni e controlli

Ogni anno, entro i termini di legge, l’Economo redige, sottoscrive e trasmette il conto giudiziale del fondo gestito nell’esercizio precedente, anche se privo di movimenti, secondo i modelli previsti dalla Giunta e in conformità ai prospetti di legge. La documentazione di supporto non accompagna la trasmissione, ma resta agli atti per eventuali istruttorie.

Dopo le verifiche della struttura competente, il Responsabile dei Servizi Finanziari redige il provvedimento di parificazione da sottoporre alla Giunta e poi alla Corte dei Conti, con la relazione del Collegio dei Revisori. Le spese economali sono inoltre soggette a verifiche trimestrali del Collegio dei Revisori, che può svolgere controlli anche a campione e in qualsiasi momento; viene redatto verbale e una relazione finale allegata ai conti giudiziali.

Responsabilità dei soggetti coinvolti

L’Economo è responsabile della gestione delle somme ricevute e dell’osservanza della normativa. Ai fini del discarico deve verificare la tipologia ammessa della spesa, il rispetto dei limiti, la documentazione e la copertura finanziaria. Il dirigente o responsabile che richiede la spesa risponde della legittimità, dell’attinenza ai fini istituzionali e della compatibilità con i vincoli preordinati. Il dirigente del servizio finanziario verifica completezza documentale, regolarità delle scritture, coerenza della gestione e corretto impegno contabile con capienza dello stanziamento.