Circolare numero 195 del 27-6-1994

Trasmissione di progetti di miglioramento e innovazione

La circolare informa dell’avvenuta raccolta e prima valutazione di numerosi progetti di miglioramento organizzativo e di qualità del servizio, provenienti dalle sedi e da iniziative formative centrali. L’obiettivo è favorire la diffusione delle esperienze, il confronto tra strutture e l’individuazione delle soluzioni più significative da sottoporre ad approfondimenti tecnici.

Segreteria organizzativa e attività di istruttoria

Per gestire l’operazione è stata costituita una segreteria organizzativa composta da funzionari delle Direzioni centrali Sistema Qualità, Comunicazione e relazioni pubbliche, Risorse umane, Pianificazione e controllo del processo produttivo e Tecnologia informatica. La segreteria ha già svolto un esame preliminare del materiale trasmesso e si farà carico di promuovere gli approfondimenti tecnici presso le funzioni centrali competenti, al fine di sostenere le proposte ritenute in grado di produrre innovazioni di processo e di qualità nell’erogazione del servizio.

Diffusione dell’elenco e ruolo delle sedi regionali

Viene trasmesso un elenco dei progetti sinora segnalati, predisposto secondo un criterio di ampia divulgazione, includendo anche iniziative di miglioramento riferite a singole fasi di processo in contesti organizzativi già consolidati. L’elenco è suddiviso per Regione e contiene, per ciascun progetto, una indicazione sommaria dei contenuti e del referente designato; viene inviato con plico separato alle sedi regionali, che ne cureranno l’ulteriore diffusione alle strutture operative.

Le sedi regionali sono chiamate a costituire un punto stabile di riferimento e di confronto per l’estensione delle proposte che risultino particolarmente significative nel rispettivo ambito territoriale. In tale prospettiva, l’estensione del sistema di posta elettronica a tutte le strutture periferiche è considerata funzionale alla creazione di un processo continuo di scambio di esperienze tra rete operativa, livelli regionali e centrali.

Consistenza delle segnalazioni e criteri di selezione

La circolare segnala che finora sono stati raccolti circa 80 progetti relativi a 22 sedi. A tali proposte si aggiungono circa 30 progetti selezionati tra quelli pervenuti nell’ambito dell’iniziativa "Cento progetti al servizio dei cittadini", successivamente avviata dal Dipartimento della Funzione Pubblica.

Non sono state invece incluse le proposte giudicate scarsamente innovative o superate da disposizioni successive. La selezione è dunque orientata a valorizzare i contributi realmente capaci di introdurre elementi di innovazione e di miglioramento.

Ambiti di maggiore interesse

Tra i progetti segnalati, la circolare evidenzia in particolare quelli relativi all’"anzianità programmata", che hanno utilizzato l’operazione ECO per realizzare un servizio a valore aggiunto, in linea con l’impostazione che privilegia modelli organizzativi orientati al processo piuttosto che alla linea di prodotto.

Vengono inoltre apprezzati i progetti sugli "accessi domiciliari", in quanto espressione di attenzione verso disabili e portatori di handicap. Per questa materia, tuttavia, si riconosce la necessità di un indirizzo univoco centrale, capace di garantire alle sedi un quadro operativo chiaro e tutele adeguate sia per i cittadini sia per gli operatori.

Logistica, comunicazione e adeguamento degli spazi

Nell’elenco sono compresi anche progetti sviluppati nell’area della logistica. La loro realizzazione è connessa alle specifiche situazioni locali e ai budget regionali, ma risponde in generale all’esigenza di adeguare gli spazi alle necessità organizzative e comunicazionali della sede.

Tali interventi si collocano nel quadro del nuovo modello di comunicazione in sperimentazione presso alcune sedi pilota, centrato sul rapporto personalizzato con il cliente e sull’idea della comunicazione come funzione trasversale, capace di incidere sulle attività delle diverse strutture e di integrare l’utente nei processi produttivi.

Certificati di malattia e approfondimenti centrali

Sono state inserite anche proposte relative alla presentazione e all’acquisizione, mediante lettura ottica, dei certificati di malattia. Su tali soluzioni sono in corso approfondimenti a livello centrale, con l’obiettivo di raccogliere ulteriori contributi dalle strutture periferiche e completare l’analisi di fattibilità.

La circolare conclude precisando che l’elenco dei progetti presentati nell’ambito delle attività di formazione e sviluppo manageriale sarà ulteriormente segnalato una volta completata la relativa analisi centrale.