Circolare numero 47 del 27-03-2012

Adempimenti urgenti per l’applicazione delle nuove disposizioni in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive

La circolare recepisce le novità introdotte dall’art. 15 della legge n. 183/2011 e dalla direttiva n. 14/2011, con l’obiettivo di attuare la completa decertificazione nei rapporti tra pubbliche amministrazioni, cittadini e gestori di pubblici servizi. L’INPS detta così le prime istruzioni operative per adeguare l’attività amministrativa al nuovo quadro normativo, improntato all’acquisizione d’ufficio delle informazioni e alla progressiva telematizzazione dei procedimenti.

Principio generale di decertificazione

La nuova disciplina modifica il D.P.R. n. 445/2000 e stabilisce che le certificazioni rilasciate dalla pubblica amministrazione sono valide e utilizzabili soltanto nei rapporti tra privati. Nei rapporti con gli organi della pubblica amministrazione e con i gestori di pubblici servizi, certificati e atti di notorietà devono essere sempre sostituiti dalle dichiarazioni sostitutive previste dagli artt. 46 e 47.

La circolare evidenzia che il mutamento non riguarda soltanto il divieto di richiedere tali documenti, ma anche quello di accettarli se presentati spontaneamente dall’utente. Per gli uffici INPS ciò comporta un obbligo perentorio: non si possono più acquisire certificazioni o atti notori prodotti dai privati, e la violazione integra un illecito disciplinare e una violazione dei doveri d’ufficio.

Acquisizione d’ufficio delle informazioni e uso dei canali telematici

Il nuovo sistema rafforza il principio dell’acquisizione d’ufficio: le amministrazioni devono reperire direttamente presso altre amministrazioni le informazioni necessarie allo svolgimento dei procedimenti, chiedendo all’interessato soltanto gli elementi indispensabili per il reperimento dei dati. Il canale telematico diventa lo strumento ordinario di scambio informativo.

L’INPS dichiara di stare implementando collegamenti telematici per acquisire in modo automatico informazioni, dati e documenti già in possesso di altre pubbliche amministrazioni, anche al fine di ridurre gli oneri burocratici per cittadini e imprese. Le procedure di domanda telematica sono state strutturate per prelevare contestualmente agli invii le informazioni già disponibili negli archivi dell’Istituto o di altre amministrazioni, lasciando all’utente il compito di confermare o rettificare i dati eventualmente acquisiti.

Autocertificazioni e dichiarazioni sostitutive

La circolare precisa che, pur essendo vietato richiedere o accettare certificati, l’amministrazione può e, se necessario, deve accettare le dichiarazioni sostitutive di certificazione e di atto di notorietà. Sono richiamate le regole già note: la dichiarazione deve essere sottoscritta dall’interessato, può essere presentata contestualmente all’istanza, può essere trasmessa anche via fax o per via telematica e, in questi casi, non richiede l’allegazione di copia autenticata del documento di identità se già prodotta a corredo della domanda.

Per le istanze e le dichiarazioni inviate tramite patronato, quando non sottoscritte in presenza del dipendente, deve essere allegata la fotocopia non autenticata del documento di identità. È inoltre richiamato l’art. 43, comma 6, del D.P.R. n. 445/2000, secondo cui i documenti inviati via fax o con altri mezzi telematici idonei ad accertare la provenienza soddisfano il requisito della forma scritta e non devono essere seguiti dall’originale.

Ambito internazionale di sicurezza sociale

La disciplina della decertificazione opera nei rapporti tra amministrazioni nazionali e non si estende ai rapporti con amministrazioni estere. Per le prestazioni in regime comunitario o convenzionale restano quindi fermi gli obblighi di produrre i documenti nelle forme richieste dall’ente estero.

In particolare, per le domande di pensione in regime comunitario presentate online devono essere prodotti, in originale o copia autenticata, i documenti richiesti dall’ente estero per la definizione della pratica. Per le domande in regime di convenzione bilaterale deve essere presentata la modulistica originale concordata tra i due Stati, firmata e corredata della documentazione richiesta; i moduli indicano se la documentazione deve essere in originale o in copia autenticata. Per i Paesi extra UE privi di modulistica convenzionale, la documentazione richiesta in originale dall’ente estero va presentata alla sede competente. Tali indicazioni valgono anche per le domande di prestazioni a sostegno del reddito in regime internazionale.

Fattispecie escluse dall’autocertificazione e documenti tecnici

La circolare richiama l’art. 49, comma 1, del D.P.R. n. 445/2000, rimasto invariato: certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CEE, di marchi e brevetti non possono essere sostituiti da altri documenti, salvo diverse disposizioni di settore.

Sono poi affrontati alcuni documenti di natura tecnica o valutativa. Per il DURC si precisa che l’art. 44-bis disciplina una modalità di acquisizione da parte delle pubbliche amministrazioni, ma non consente di sostituire le valutazioni degli organismi tecnici con autocertificazioni. Analoghe considerazioni valgono per il certificato di agibilità nel settore dello spettacolo, per le attestazioni di regolarità contributiva, per la certificazione di esposizione all’amianto rilasciata dall’Inail e per i verbali medico-legali di strutture sanitarie pubbliche.

La circolare richiama inoltre il messaggio n. 1462 del 26 gennaio 2012 e l’art. 4, comma 2, del D.L. n. 5/2012, evidenziando che per i verbali di invalidità civile e, per estensione, per il certificato di esposizione all’amianto e per i verbali di invalidità ordinaria, è possibile presentare copia corredata da dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà sulla conformità all’originale, con ulteriore attestazione che quanto dichiarato non è stato revocato, sospeso o modificato.

Modalità di acquisizione delle informazioni e possibilità di richiedere dichiarazioni sostitutive

L’art. 15 della legge n. 183/2011 ha riformulato l’art. 43 del D.P.R. n. 445/2000, imponendo alle amministrazioni pubbliche e ai gestori di pubblici servizi di acquisire d’ufficio le informazioni oggetto delle dichiarazioni sostitutive e tutti i dati e documenti già in possesso di altre amministrazioni, previa indicazione da parte dell’interessato degli elementi indispensabili per il reperimento.

La circolare chiarisce che questa disciplina non elimina la possibilità per l’INPS di chiedere autocertificazioni quando ciò sia utile al più rapido e corretto perfezionamento del procedimento. L’istituto, quindi, può ancora richiedere dichiarazioni sostitutive nei casi in cui sia opportuno, ad esempio nelle procedure a platea ampia o quando occorra una valutazione comparativa di titoli.

Per gli interventi dei Fondi di Garanzia, in attesa di convenzioni con i Tribunali, il richiedente deve dichiarare che il credito è stato ammesso allo stato passivo reso esecutivo con decreto del giudice e che tale credito non è stato oggetto di opposizione o impugnazione; in caso di concordato preventivo, va dichiarato che non è stato appellato o reclamato davanti alla Corte d’Appello, salvo che il responsabile della procedura concorsuale fornisca le medesime informazioni.

Contratti pubblici

In materia di appalti pubblici, la circolare osserva che la nuova disciplina rafforza quanto già previsto dal D.Lgs. n. 163/2006. Il candidato o concorrente deve attestare il possesso dei requisiti di ordine generale tramite dichiarazione sostitutiva, indicando anche eventuali condanne beneficiate della non menzione. Per gli accertamenti relativi alle cause di esclusione, le stazioni appaltanti applicano l’art. 43 del D.P.R. n. 445/2000 e procedono agli accertamenti d’ufficio presso le amministrazioni competenti.

Certificazioni rilasciate dall’INPS

L’INPS, in quanto amministrazione certificante, deve adeguare le proprie certificazioni alla formula imposta dall’art. 40, comma 02, del D.P.R. n. 445/2000: "il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi". La mancata apposizione della dicitura rende il documento nullo e costituisce violazione dei doveri d’ufficio.

La Direzione Centrale Sistemi Informativi e Tecnologici sta predisponendo l’adeguamento automatico delle certificazioni emesse dall’Istituto. Nelle more, le strutture devono apporre immediatamente la formula a tutti i documenti che rientrino nella definizione di certificato ai sensi dell’art. 1, comma 1, lett. f), del D.P.R. n. 445/2000.

La circolare indica, a titolo esemplificativo, alcuni stati, qualità e fatti certificabili dall’INPS: qualità di pensionato, categoria di pensione ed eventuale integrazione al minimo, fruizione e misura delle prestazioni pensionistiche o a sostegno del reddito, qualità di assicurato, ISE/ISEE, assolvimento degli obblighi contributivi con indicazione dell’ammontare corrisposto, iscrizione negli elenchi agricoli e qualità di dipendente INPS.

Rapporti tra amministrazioni e controlli sulle dichiarazioni sostitutive

Le amministrazioni procedenti devono acquisire d’ufficio i dati e svolgere controlli, anche a campione, sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive ricevute, ai sensi degli artt. 71 e 72 del D.P.R. n. 445/2000. Le amministrazioni possono accedere direttamente alle informazioni detenute da altre amministrazioni senza oneri, con mezzi idonei a garantire la certezza della fonte.

L’INPS sta predisponendo convenzioni quadro, ai sensi dell’art. 58, comma 2, del Codice dell’amministrazione digitale, per regolare l’accesso reciproco alle banche dati con altre amministrazioni, nel rispetto delle regole tecniche e delle misure di sicurezza in materia di protezione dei dati personali. Gli schemi di convenzione sono elaborati a livello centrale, sulla base delle linee guida DigitPA del 22 aprile 2011 e sentito il Garante privacy.

Fino alla sottoscrizione delle convenzioni, le strutture centrali e periferiche devono valorizzare i dati già disponibili. Le richieste di accesso ricevute a livello locale devono essere trasmesse alle Direzioni regionali, che effettuano una prima valutazione sulla pertinenza e non eccedenza dei dati richiesti; nei casi dubbi può essere interpellata la Direzione Centrale Organizzazione. Per le richieste finalizzate al controllo delle dichiarazioni sostitutive, le sedi devono rispondere tempestivamente. È inoltre evidenziato che la mancata risposta entro trenta giorni costituisce violazione dei doveri d’ufficio e rileva ai fini della misurazione della performance.

Assetto organizzativo interno

La Direzione Generale comunica l’avvio di una revisione complessiva dei processi di lavoro, degli applicativi informatici e della modulistica cartacea ancora utilizzata per le istanze non totalmente telematizzate. Le procedure informatiche sono state razionalizzate per limitare l’onere a carico dell’utente agli elementi indispensabili per il reperimento dei dati e degli eventuali ulteriori elementi non acquisibili d’ufficio.

La Direzione Centrale Organizzazione è individuata quale ufficio responsabile della predisposizione delle convenzioni quadro e della gestione delle attività connesse alla trasmissione dei dati e all’accesso diretto alle banche dati. Le Direzioni regionali, tramite i team Organizzazione, devono monitorare l’applicazione uniforme delle disposizioni sul territorio e curare la diffusione della circolare a tutto il personale.