Circolare numero 4 del 08-01-2013

Aggiornamento del Regolamento INPS sul diritto di accesso ai documenti amministrativi

La circolare illustra l’aggiornamento del regolamento interno dell’Istituto in materia di accesso ai documenti amministrativi, reso necessario dalle modifiche introdotte alla legge n. 241/1990 e dal D.P.R. n. 184/2006. Il nuovo testo, adottato con determinazione del Presidente n. 366 del 5 agosto 2011, sostituisce il precedente regolamento non più conforme al quadro normativo vigente e definisce in modo organico procedimento, limiti, costi e modalità di esercizio del diritto di accesso.

Quadro normativo e impatto organizzativo

L’aggiornamento si colloca nel contesto delle innovazioni legislative intervenute con la legge 11 febbraio 2005, n. 15, con il decreto-legge 14 marzo 2005, n. 35 convertito dalla legge 14 maggio 2005, n. 80, nonché con il D.P.R. n. 184/2006. Successivamente, a seguito della soppressione di INPDAP ed ENPALS e del trasferimento delle relative funzioni all’INPS dal 1° gennaio 2012, sono state svolte verifiche di compatibilità del regolamento con le funzioni e l’organizzazione degli enti soppressi. La circolare afferma la compatibilità generale dell’impianto normativo, ma rinvia a successive disposizioni per gli aspetti organizzativi connessi al riassetto dell’Istituto.

Oggetto del diritto e soggetti legittimati

Le disposizioni generali ribadiscono che il diritto di accesso riguarda soltanto documenti amministrativi materialmente esistenti al momento della richiesta. Non sono ammissibili istanze finalizzate a un controllo generalizzato dell’operato dell’Istituto, né richieste che impongano all’amministrazione attività di elaborazione di dati per soddisfare la domanda. L’art. 3 del regolamento individua i soggetti legittimati a presentare le richieste di accesso.

Procedimento di accesso e strumenti operativi

Il capo II disciplina il procedimento di accesso nelle forme informale e formale, specificando le modalità di proposizione delle istanze e di esercizio del diritto. È previsto uno schema di istanza aggiornato, allegato alla circolare e disponibile sul sito istituzionale, che consente la trasmissione delle richieste anche tramite posta elettronica certificata o attraverso l’apposito servizio online per gli utenti muniti di PIN dispositivo. L’art. 4 individua il responsabile del procedimento e ne definisce i compiti, comprese la decisione sull’esito della domanda e la gestione degli adempimenti successivi. In relazione alla richiesta, l’art. 5 precisa che, alla luce dell’evoluzione normativa e giurisprudenziale, non è necessaria la sottoscrizione della fotocopia del documento di riconoscimento allegata a supporto dell’istanza.

Accesso agli atti delle procedure di affidamento

L’art. 10 detta regole specifiche per l’accesso agli atti delle procedure di affidamento di contratti pubblici, anche in considerazione della disciplina contenuta nel d.lgs. n. 163/2006 e successive modificazioni. La circolare evidenzia che, per tali fattispecie, trovano applicazione regole particolari, coerenti con la natura competitiva e riservata delle procedure di gara.

Esito del procedimento, termini e provvedimenti

L’art. 11 regola la conclusione del procedimento mediante provvedimenti di accoglimento, differimento, limitazione o reiezione dell’istanza, indicando requisiti, contenuti e modalità di comunicazione agli interessati. Pur essendo previsto il diniego tacito in caso di mancata pronuncia entro 30 giorni, l’Istituto raccomanda di adottare di regola un provvedimento espresso, così da motivare adeguatamente la decisione e ridurre il rischio di contenzioso.

Modalità di esercizio dell’accesso e disciplina dei costi

L’art. 12 stabilisce che il diritto può essere esercitato mediante esame dei documenti e/o estrazione di copia. L’art. 13 precisa che l’esame è gratuito, mentre sono dovuti i rimborsi per i costi di ricerca, visura, riproduzione e invio della documentazione. L’allegato n. 2 contiene una prima quantificazione dei costi per il rilascio di copie semplici o autentiche, con possibilità di aggiornamento periodico mediante determinazione del Direttore generale.

Pagamenti, imposta di bollo e contabilizzazione

Per le richieste presso la Direzione generale, il pagamento delle somme dovute per riproduzione e rilascio su supporto informatico può avvenire mediante versamento o bonifico sul conto corrente postale "Entrate Varie" intestato alla Direzione generale, IBAN IT97I0760103200000000550004. Per le richieste presentate presso le sedi territoriali, il versamento va effettuato sul conto corrente postale "Riscossioni varie" della sede competente. La causale da indicare è "Diritti di accesso". Qualora sia richiesto il rilascio di documenti in forma autentica, l’imposta di bollo resta a carico del richiedente e deve essere assolta mediante consegna all’ufficio competente delle marche previste dalla legge. Se la documentazione è trasmessa per posta, fax o via telematica, il rimborso dei costi di riproduzione e invio va effettuato sul conto indicato nella comunicazione di accoglimento dell’istanza. Le entrate sono imputate al capitolo 5E 1309003 "Entrate varie - Recupero di spese varie di amministrazione" e al conto GPA 24141. Nessun pagamento è richiesto per importi complessivi inferiori a 5 euro per ciascuna istanza.

Limiti all’accesso, differimento ed esclusione

Il capo III individua i casi di differimento e di esclusione del diritto di accesso. L’art. 14 disciplina, tra l’altro, le richieste presentate nel corso di procedure concorsuali, selettive o di avanzamento del personale dipendente, nonché quelle relative alle procedure di affidamento e di esecuzione dei contratti pubblici. Gli artt. 15-19 contemplano le ipotesi di esclusione per segreto di Stato o segreto professionale, per documenti soggetti a divieto di divulgazione per legge, per la tutela del buon andamento dell’azione amministrativa o della riservatezza di terzi, nonché per ragioni connesse a relazioni internazionali e alla riservatezza dell’attività di contrattazione collettiva nazionale di lavoro.

Documenti relativi a lavori, servizi e forniture

Per alcuni documenti afferenti a procedure di acquisizione di lavori, servizi e forniture il regolamento prevede ulteriori limiti, ma in specifici casi resta consentito l’accesso al concorrente quando sia necessario per la difesa in giudizio dei propri interessi connessi alla procedura di affidamento.

Principi di trasparenza e rapporto con l’accesso ai dati personali

La circolare evidenzia che, rispetto al passato, è stata limitata la categoria degli atti riservati, demandando alle strutture interessate la valutazione delle singole fattispecie e la decisione sull’accoglimento o sul diniego nel rispetto della legge n. 241/1990. Le restrizioni all’accesso sono qualificate come eccezioni a un principio generale di trasparenza e imparzialità dell’azione amministrativa. È inoltre ribadita la distinzione tra accesso ai documenti amministrativi e accesso ai dati personali disciplinato dagli artt. 7 e seguenti del d.lgs. n. 196/2003, con differenze sia nell’oggetto sia nei termini e nelle modalità di esercizio.

Diffusione e abrogazione delle disposizioni precedenti

La circolare e il regolamento allegato devono essere portati a conoscenza di tutto il personale con ampia diffusione. Dalla data di pubblicazione della circolare si intendono abrogate tutte le precedenti disposizioni attuative incompatibili con la nuova disciplina.