Circolare numero 133 del 9-6-1990

Raccordo tra nuovo sistema di identificazione degli associati e previgente articolo 4 delle convenzioni

La circolare definisce le modalità operative per completare il raccordo tra il nuovo sistema di identificazione degli associati alle Confederazioni convenzionate e il sistema previsto dal previgente articolo 4. L’obiettivo è chiudere l’operazione entro il 31 dicembre 1990, disciplinando nel dettaglio tempi di invio, modalità di esame e criteri di validità della documentazione attestante la volontà associativa degli iscritti ante 1989.

Ambito e finalità dell’adempimento

L’intervento riguarda la documentazione cartacea che le Confederazioni devono produrre per dimostrare la volontà associativa degli iscritti prima del 1989. L’operazione è descritta come complessa e onerosa, sia per le Confederazioni sia per l’Istituto, che deve acquisire i documenti, verificarne la regolarità e completare le convalide nei termini convenzionali.

Tempi di trasmissione alle SAP

La documentazione deve pervenire alle SAP competenti, a cura delle organizzazioni interessate, in linea di massima entro tre finestre temporali: 15 giugno, 15 luglio e 15 ottobre. La ripartizione dei flussi deve essere tale da consentire l’esame nei tempi previsti dalla convenzione. Il piano concreto di lavorazione deve essere definito dal dirigente della SAP insieme alle associazioni locali convenzionate, in base alle esigenze organizzative e ai volumi di atti da esibire ed esaminare.

Modalità di consegna e controlli formali

La documentazione deve essere presentata con elenchi in duplice copia, preferibilmente suddivisi per tipologia documentale. Una copia dell’elenco viene restituita firmata e timbrata per ricevuta. Prima di tale restituzione, le SAP devono controllare la corrispondenza numerica tra elenco e documenti depositati. Se alcuni documenti non risultano idonei in sede di convalida, essi devono essere restituiti tempestivamente alla Confederazione o all’Associazione aderente con lettera di accompagnamento.

Monitoraggio mensile e coordinamento centrale

A partire dal 15 luglio, le SAP devono trasmettere con periodicità mensile al Segretariato per i rapporti con gli Organismi di assistenza e patrocinio delle categorie di utenti e alla Direzione centrale per la politica organizzativa i dati sui flussi documentali ricevuti e sullo stato delle convalide. La circolare sottolinea la necessità di una pianificazione attenta dell’intero adempimento e prevede che i dirigenti delle SAP segnalino ogni problema gestionale al Segretariato competente. Le Direzioni regionali devono svolgere opportune verifiche e, se necessario, possono essere convocate riunioni a livello regionale con la partecipazione di funzionari della sede centrale per risolvere questioni interpretative in presenza di situazioni difformi.

Documentazione idonea a provare la volontà associativa

La circolare ribadisce, con ulteriori precisazioni, quali documenti possono essere considerati validi per attestare la volontà associativa:

• domanda di iscrizione all’Associazione contenente data e firma dell’associato, oppure lettera di adesione datata e sottoscritta;
• dichiarazione con cui si riconosce la qualità di socio, anche se sottoscritta in data più recente rispetto all’epoca di iscrizione;
• documento del socio di una società di persone con dichiarazione di adesione anche per gli altri soci, purché con i requisiti della circolare n. 16 del 16 gennaio 1990 e con allegata visura camerale;
• firma apposta sul libro dei soci, purché si tratti di libro regolamentare; se il libro è prodotto in fotocopia, deve essere autenticato per copia conforme dal responsabile della Confederazione o dell’Associazione locale aderente;
• attestazioni di pagamento della quota associativa tramite conto corrente bancario o postale, con data certa anteriore al 1 gennaio 1989, causale chiara e allegata fotocopia del versamento; non è valido il bollettino postale prestampato dall’INPS;
• delega bancaria rilasciata sulla base di convenzioni riservate ai soci, con accettazione del socio e allegata copia dell’atto o convenzione da cui risulti espressamente la riserva ai soci;
• credenziale bancaria rilasciata sulla base di convenzioni riservate ai soci, con accettazione del socio e allegata copia del testo della convenzione con l’istituto bancario;
• deleghe per partecipare ai lavori assembleari, valide sia per il delegante sia per il delegato, con autentica di firma; se nel secondo caso occorre, deve essere indicato espressamente l’articolo dello statuto che limita la partecipazione ai soli soci;
• dichiarazione di appartenenza all’Associazione o alla Confederazione sottoscritta, anche se contenuta in una delega rilasciata al patronato;
• matrice sottoscritta della tessera associativa o altri documenti da cui risulti in modo esplicito l’appartenenza dell’interessato all’Associazione;
• copia autenticata della denuncia di esercizio presentata all’INAIL, contenente l’indicazione dell’associazione di categoria cui il titolare dichiara di essere iscritto.

Dati identificativi e verifiche di appartenenza

Per ciascun documento devono essere chiaramente indicati i dati identificativi dell’associato, cioè cognome e nome, data di nascita oppure codice INPS e relativo controcodice, nonché la SAP competente. Tali dati possono essere apposti a margine del documento o su scheda allegata. Se sorgono dubbi sul collegamento tra associazione locale e Confederazione, le SAP possono chiedere alle Confederazioni l’elenco delle associazioni aderenti.

Convalida finale e annullamento delle iscrizioni

Ricevuta la documentazione, la SAP deve apporre data di convalida e sigla dell’addetto in margine all’apposita lista trasmessa dal Servizio E.A.D. nel mese di dicembre precedente. La circolare annuncia infine che sarà emanata una specifica transazione per l’annullamento delle iscrizioni prive della prevista convalida.