Circolare numero 132 del 8-6-1990

Avvio del sistema "Quadro di controllo" e del budget 1990-1991

La circolare inquadra l’evoluzione del bilancio dell’Istituto in una logica di programmazione e controllo della gestione. L’obiettivo è rendere il bilancio uno strumento operativo per la definizione delle scelte strategiche, la verifica dei risultati e il monitoraggio dei flussi finanziari, con progressivo coinvolgimento delle strutture centrali e periferiche.

Il bilancio come strumento di gestione e verifica

Il testo richiama anzitutto l’impostazione già assunta dal Consiglio di Amministrazione in sede di approvazione del bilancio preventivo 1990: il bilancio deve essere sottoposto a verifica trimestrale, non solo sul piano contabile ma anche come atto di gestione. In tale prospettiva, la Direzione Generale evidenzia che il documento di bilancio assume valore programmatico, perché consente di misurare la coerenza tra obiettivi da raggiungere e strumenti da impiegare, in termini di efficienza ed efficacia.

Il sistema "Quadro di controllo"

La circolare descrive il sistema "Quadro di controllo" come lo strumento destinato a verificare in modo sistematico l’andamento del processo produttivo rispetto agli obiettivi assegnati. Il sistema, già illustrato nei seminari svolti presso la Direzione Generale nei mesi di marzo e aprile 1990, deve offrire una lettura integrata delle attività dell’Istituto per aree geografiche, aree funzionali e singole procedure, evidenziandone la dimensione sia produttiva sia economico-finanziaria.

La configurazione del sistema non è ancora definitiva e nella prima fase non tutte le applicazioni saranno operative. Ciò dipende sia dalla necessità di sperimentazione, sia dalla carenza di dati storici e di serie sufficientemente articolate per consentire una costruzione pienamente partecipata del budget dal basso.

Obiettivi di budget per il 1990

Per l’anno 1990 la prima applicazione del sistema si identifica con il monitoraggio costante dei flussi di cassa dell’Istituto. A tal fine sono state formalizzate previsioni trimestrali e mensili su incassi e pagamenti, con riferimento soprattutto all’area delle prestazioni e dei contributi, considerate le principali causali di entrata e uscita di parte corrente.

Le previsioni sono state aggregate in prospetti di budget per singola SAP ed elaborate centralmente, nella fase iniziale, per i primi due trimestri dell’anno. Con lo stesso metodo sono state predisposte anche le previsioni per gli ultimi due trimestri, includendo l’area del recupero crediti, indicata come obiettivo prioritario per le SAP.

La trimestralizzazione relativa al recupero crediti ha però carattere indicativo: le Sedi possono apportare le variazioni ritenute opportune, tenendo conto delle specificità locali e di eventuali ulteriori indicatori disponibili. Le modifiche devono essere comunicate alla Direzione Generale, per il tramite del Comitato "Quadro di controllo", entro il 30 giugno 1990. Resta invece immutato il budget annuale 1990, che costituirà il parametro di valutazione dell’attività delle singole Sedi.

La prima verifica sul budget e sulle iniziative di recupero crediti è prevista per luglio 1990. In tale occasione si svolgeranno riunioni presso le Sedi regionali per esaminare i consuntivi del II trimestre, analizzare le cause degli scostamenti significativi e concordare le azioni correttive necessarie al raggiungimento del budget annuale. Nello stesso contesto saranno anche fornite le istruzioni metodologiche e operative per il budget 1991.

Formazione del bilancio finanziario di previsione 1991

La circolare collega il lavoro sul budget 1990 alla costruzione del bilancio finanziario di previsione per il 1991. L’obiettivo è arrivare a un bilancio fondato sulle previsioni delle singole Sedi, creando sin d’ora le condizioni per una partecipazione attiva delle strutture periferiche.

Oltre al recupero crediti, le Sedi dovranno contribuire all’analisi dei dati previsionali predisposti dai Servizi centrali, riguardanti:

• le entrate da riscossione dei contributi;
• le uscite correnti per il pagamento delle prestazioni.

Poiché tali fenomeni risultano, allo stato, difficilmente controllabili a livello periferico per la mancanza di serie storiche e di dati disaggregati per singole SAP, la circolare invita a una valutazione collegiale da parte dei responsabili delle aree interessate. L’obiettivo è avviare un processo di apprendimento delle tecniche di budget e costruire una gestione partecipata delle attività di previsione, gestione e valutazione dei risultati.

Un primo momento di analisi può derivare dal confronto tra gli "indicatori nazionali" utilizzati per i bilanci preventivi 1990 e la realtà socio-economica locale. L’individuazione di variabili locali eventualmente idonee a modificare tali indici può costituire la base oggettiva per la costruzione dal basso delle previsioni di cassa per il 1991.

Procedure operative di gestione del budget

La circolare definisce una sequenza di attività che coinvolge SAP, Sedi regionali e struttura centrale. Le principali fasi operative sono:

• completamento delle riunioni presso ogni SAP per predisporre un piano operativo finalizzato agli obiettivi di budget;
• formalizzazione, da parte del Dirigente della SAP, di un piano operativo da trasmettere al Dirigente della Sede Regionale entro giugno, con eventuali variazioni al budget trimestrale e con l’indicazione delle soluzioni organizzative adottate, come mobilità interna, gruppi di lavoro e straordinari;
• verifiche nel corso del mese sulla base dei flussi informativi e degli indicatori/contatori predisposti dalle procedure contabili e gestionali;
• verifiche sistematiche mensili in riunioni con i dirigenti dei reparti e con i quadri dei settori interessati;
• invio alla Sede Regionale di una relazione sintetica mensile sullo stato delle attività oggetto di budget, con evidenza dei fenomeni rilevanti, degli scostamenti, delle cause e delle azioni correttive;
• azione di coordinamento e supporto della Sede Regionale, con eventuali interventi per rimuovere difficoltà operative;
• trasmissione alla Direzione Generale di un rapporto sintetico trimestrale sulle verifiche di budget, con analisi dei dati, delle variazioni significative, delle cause, degli interventi effettuati e delle soluzioni adottate.

Ruoli delle strutture regionali e centrali

A livello regionale è prevista una funzione dedicata alla gestione del Sistema "Quadro di controllo", con compiti di interfaccia tra le diverse strutture regionali e di raccordo con la sede centrale e le strutture periferiche. Tale funzione, collocata in posizione di staff alla Direzione, dovrà seguire la raccolta sistematica delle informazioni, predisporre documenti di sintesi per la costruzione dei budget, aggiornare la base informativa direzionale e assistere la Direzione nella redazione del rapporto di gestione periodico.

A livello centrale, invece, verrà costituito un Comitato nell’ambito dei Servizi Organizzazione, Pianificazione e controllo, Ragioneria e Finanza, Riscossione contributi e Vigilanza. Il Comitato avrà il compito di:

• gestire il sistema;
• elaborare le previsioni annuali e trimestrali;
• mantenere i collegamenti con i Servizi centrali interessati;
• coordinare i gruppi di progetto per lo sviluppo e l’aggiornamento delle procedure;
• curare i rapporti con le strutture periferiche;
• verificare le indicazioni provenienti dalle Unità funzionali;
• predisporre report preventivi di sintesi per l’Alta Direzione;
• analizzare i risultati e gli scostamenti con i responsabili periferici e dei Servizi interessati;
• redigere il rapporto di gestione periodico.

Coinvolgimento delle Unità funzionali e del personale

La circolare ribadisce che, nel più ampio Sistema direzionale, i dirigenti delle Unità funzionali devono svolgere un ruolo attivo nell’intero processo, assicurando la corretta esecuzione delle fasi di previsione, verifica e analisi degli scostamenti. Devono inoltre promuovere il coinvolgimento del personale in forza alla struttura, in modo da rendere effettiva la logica partecipativa che ispira il processo budgetario.

Infine, viene richiamato che i temi trattati saranno approfonditi negli incontri con i dirigenti periferici previsti per il 18 e 19 giugno, dedicati all’applicazione del primo accordo integrativo di Ente e, in particolare, al budget 1990, al recupero crediti, alla lotta alla morosità e all’evasione.