Circolare numero 233 del 29-9-1991

Decentramento dei servizi di gestione degli archivi contributivi S.S.N.

La circolare interviene sul processo di razionalizzazione delle competenze delle S.A.P. subprovinciali e richiama la necessità di dare attuazione effettiva e omogenea al decentramento degli adempimenti connessi alla gestione degli archivi dei contributi del Servizio sanitario nazionale. Il documento prende atto delle criticità emerse dopo la circolare n. 165 del 17 luglio 1990 e invita le strutture territoriali a superare l’assetto disomogeneo che ha creato disagi all’utenza.

Contesto e criticità del processo di decentramento

La Sede centrale osserva che il decentramento non ha seguito un disegno strategico complessivo: in alcune province è stato realizzato e reso operativo, in altre è rimasto solo formale o non ha avuto seguito. In taluni casi si è persino arrivati al riaccorpamento dei servizi, perché non sono state verificate nella realtà locale le condizioni oggettive per un corretto funzionamento. Questa situazione ha prodotto un’offerta di servizi non uniforme, anche all’interno dello stesso Comune, con conseguenti disorientamento e disagi per gli utenti.

Il problema viene considerato particolarmente grave nei periodi di scadenza di legge, quando cresce la domanda di servizi e si rende necessaria una presenza diffusa ed efficiente dell’Istituto sul territorio. La circolare richiama anche un precedente messaggio del 28 giugno, relativo a provvedimenti di emergenza per fronteggiare l’afflusso dei cittadini non mutuati in occasione della scadenza del termine per il versamento dei contributi.

Compiti affidati ai Comitati dei Direttori

La circolare attribuisce ai Comitati dei Direttori un ruolo centrale nel governo del processo di decentramento. A essi compete coordinare le politiche di gestione delle strutture decentrate, effettuare una ricognizione accurata della situazione nell’ambito provinciale e programmare gli interventi necessari per avviare il servizio secondo le linee già indicate dalla circolare n. 165.

L’indirizzo operativo è quello di partire dal decentramento immediato di tutte le funzioni che le strutture risultano già in grado di svolgere compiutamente con le risorse disponibili oppure con provvedimenti di breve periodo.

Funzioni da decentrare prioritariamente

Le funzioni di più immediato interesse per l’utenza devono essere garantite prioritariamente e al più avanzato livello possibile di decentramento nell’ambito provinciale. In particolare, la circolare indica:

• iscrizione, cancellazione e variazione dei soggetti contribuenti;
• rilascio di duplicati dei bollettini di conto corrente postale;
• emissione di estratti conto su richiesta;
• attività di informazione in generale.

Tali attività rientrano, in linea di principio, nella competenza anche dei Centri Operativi. Questi ultimi devono comunque assicurare almeno l’assistenza agli utenti e la raccolta delle istanze, che saranno poi trattate dalla S.A.P. competente.

Competenza territoriale e rapporto con l’utenza

Il sistema di gestione decentrata è basato sull’attribuzione a ciascuna S.A.P., dopo lo scorporo degli archivi centrali, delle posizioni automatizzate degli assicurati che ad essa fanno capo in ragione della residenza. Per questo la S.A.P. deve individuare con precisione la propria circoscrizione territoriale, con particolare attenzione ai CAP condivisi con altre sedi.

La circolare precisa tuttavia che il criterio di competenza territoriale non deve tradursi in una limitazione della libertà dell’assicurato di rivolgersi a qualunque sede, secondo la propria convenienza, quando il servizio richiesto non comporti variazioni dei dati di archivio riservate alla competenza di una specifica sede. Solo in particolari circostanze, come i momenti di punta della domanda, può rendersi necessario canalizzare gli utenti in base all’appartenenza territoriale.

Bollettini di versamento e conti correnti postali

Nel modello organizzativo della S.A.P. subprovinciale deve essere prevista, insieme alle funzioni di sportello, anche l’emissione e l’acquisizione dei bollettini per il versamento dei contributi. A tal fine occorre l’apertura di specifici conti correnti postali intestati alla S.A.P. per ciascuna Gestione interessata.

La circolare ricorda che, una volta effettuato il decentramento, le S.A.P. sono autorizzate a chiedere l’apertura di tali conti, se ne era già stato previsto l’utilizzo da parte della Sede decentrante. Al tempo stesso, si sottolinea che questa attività deve essere decentata solo quando nella circoscrizione esista una fascia di utenza sufficientemente ampia da assicurare un livello adeguato di movimentazione dei conti e delle strutture organizzative collegate. L’obiettivo è evitare che strumenti istituiti per il decentramento restino di fatto inutilizzati.

Sicurezza degli archivi e identificazione degli operatori

La gestione decentrata dei servizi S.S.N. richiede, oltre alle risorse di personale e strumentali, misure cautelative idonee a garantire la correttezza degli interventi logici sugli archivi. La circolare richiama le apparecchiature 3270 per il collegamento diretto con il sistema centrale, le quali consentono di individuare e memorizzare il terminale fisico dal quale proviene l’intervento sulla posizione individuale.

Vengono inoltre richiamate le circolari n. 276 del 21 dicembre 1990 e n. 33 del 23 febbraio 1991 in materia di sicurezza dei dati. In risposta a quesiti specifici, si chiarisce che le attività possono essere svolte anche in assenza del collegamento 3270 diretto, mediante emulazione 3270 via IBM 8100 o AS400, a condizione che siano rispettate rigorosamente le disposizioni richiamate e che l’operatore sia comunque identificabile attraverso la memorizzazione di "UTENTE" e "PASSWORD".

Formazione del personale e verifiche finali

La circolare evidenzia che i servizi S.S.N. sono fortemente orientati verso l’esterno e impegnano l’immagine dell’Istituto, per cui richiedono personale professionalmente preparato sia nell’uso delle tecnologie sia nella normativa di settore. Eventuali carenze non possono però costituire motivo di impedimento al decentramento: devono essere superate attraverso specifici interventi di formazione mirata.

Le Sedi regionali sono chiamate a raccogliere e trasmettere alla Sede centrale, per il tramite delle Direzioni centrali per la Politica organizzativa e per la Tecnologia informatica, le indicazioni emerse dai Comitati dei Direttori sullo stato del decentramento nella provincia, sulle iniziative da adottare e sulle eventuali ragioni che ostano al completamento dei piani. Su tale base la Sede centrale si riserva le valutazioni e gli interventi opportuni.