Circolare numero 234 del 1-10-1991

Contabilizzazione delle note di rettifica attive e passive dal 1 gennaio 1989

La circolare interviene sulle modalità di rilevazione contabile delle note di rettifica emesse in sede di controllo delle denunce contributive relative a periodi a partire dal 1.1.1989. L’obiettivo è quello di rinviare la contabilizzazione dei crediti e dei debiti a momenti successivi rispetto all’emissione della nota, con conseguente aggiornamento delle procedure, dei conti interessati e delle scritture di sistemazione per le posizioni già formate.

Finalità della modifica contabile

La Direzione generale ha disposto una diversa impostazione della contabilizzazione per una migliore gestione delle note di rettifica attive e passive. In luogo della rilevazione immediata alla data di emissione, la procedura dovrà registrare i movimenti quando l’importo viene effettivamente riscosso, trasferito al recupero crediti, rimborsato o reincassato. Dal 1991 la procedura aggiornata non rileva più crediti e debiti all’emissione e non espone più nei biglietti contabili di fine mese i precedenti articoli collegati ai conti GPA 00/09 e GPA 53/86 in caso di note attive e passive.

Note di rettifica attive riscosse in fase amministrativa

Per le note di rettifica attive riscosse nella fase amministrativa, la rilevazione del flusso finanziario deve avvenire al momento della riscossione. La contabilizzazione va effettuata in avere sul conto GPA 54/83, la cui denominazione è stata modificata, in sostituzione del conto GPA 00/09.

La circolare attribuisce a GPA 54/83 le seguenti causali ai fini della gestione dei flussi di cassa:

• causale FL 02: 10107 "Mod. DM 10/RA dal 1.1.1989";
• causale MF 1: 10100.

Le Sedi devono aggiornare manualmente l’allegato 3 della circolare n. 1173 EAD - n. 861 Rg. del 19 giugno 1987 e successivi aggiornamenti, considerare la relativa causale fra quelle afferenti il recupero crediti e sostituire sulla distinta di accompagno del mod. 52 TP, se prevista, il conto GPA 00/09 con GPA 54/83. Una volta registrato l’avvenuto versamento sull’archivio delle note di rettifica, la rettifica viene ripartita e viene emesso il relativo biglietto contabile con movimentazione in dare del conto GPA 53/83.

Note di rettifica attive trasferite all’archivio recupero crediti

Quando il debitore non paga entro il termine assegnato, la Sede deve avviare il recupero coattivo. Considerati i tempi tecnici di canalizzazione, acquisizione delle somme e gestione delle contestazioni, il trasferimento delle partite all’archivio recupero crediti può avvenire decorso un termine di tre mesi dall’emissione della nota di rettifica.

La segnalazione dell’inadempienza aperta nell’archivio recupero crediti produce due effetti contabili:

• la rilevazione del credito con il biglietto contabile mod. SC 45 di fine mese, articolo GPA 00/02 a GPA 54/82;
• la ripartizione contabile delle rettifiche interessate, con saldo specificato sul conto GPA 53/82.

Se, dopo il trasferimento al recupero crediti, pervengono incassi relativi a note di rettifica già imputate a GPA 54/83, tali versamenti devono essere stornati al conto GPA 54/51. L’operazione è effettuabile sulla base della lista di "riciclo" prodotta dalla procedura delle note di rettifica, che individua i versamenti affluiti per rettifiche non più presenti in archivio perché trasferite al recupero crediti.

Note di rettifica passive: reincasso e rimborso

Per le note di rettifica passive, quando l’azienda presenta partite a proprio debito nell’archivio recupero crediti, si procede al reincasso tramite trasferimento delle partite sul medesimo archivio.

La segnalazione di reincasso determina:

• lo scarico della rettifica dal relativo archivio;
• la ripartizione della rettifica trasferita, in avere, sul conto GPA 54/86 oppure GPA 54/16, a seconda che la rettifica sia stata emessa nell’anno in corso o negli anni precedenti;
• la contestuale rilevazione del debito con articolo GPA 53/86 a GPA 10/66, limitatamente alle note di rettifica emesse dal 1991 in avanti, poiché per quelle emesse nel 1989 e nel 1990 la rilevazione del debito era già avvenuta all’emissione;
• la rilevazione del reincasso con articolo GPA 10/66 a GPA 00/02, evidenziato sul mod. SC 45 reg.

Sul mod. SC 46 di fine mese i conti GPA 53/86 e GPA 54/86 devono risultare movimentati per lo stesso importo, in ragione della contestualità fra rilevazione del debito e ripartizione della nota. Se dopo il reincasso permane una differenza da rimborsare all’azienda, la procedura accredita tale differenza sul conto GPA 10/99; il successivo rimborso avverrà in dare sul medesimo conto.

Nel caso in cui l’ufficio debba procedere direttamente al rimborso della nota di rettifica, viene emesso il mod. IP 6 bis/M indicando come conto da addebitare GPA 10/66. La segnalazione di rimborso sull’archivio produce le stesse operazioni contabili del reincasso, ad eccezione della rilevazione del reincasso stesso.

Sistemazione contabile delle note attive già emesse e riscosse

La circolare disciplina anche la sistemazione contabile delle note di rettifica attive già emesse e riscosse alla data di ricezione del provvedimento. Le Sedi devono predisporre specifiche scritture di storno per riallineare i conti interessati:

• chiusura del conto GPA 00/09, con contropartita GPA 54/83, per un importo pari al saldo del conto stesso;
• chiusura del conto GPA 54/13, con contropartita GPA 54/83, per un importo pari al saldo del conto stesso;
• storno del conto GPA 53/13 su GPA 53/83, per un importo pari al saldo del conto GPA 53/13.

La procedura di ripartizione in corso di aggiornamento non dovrà più movimentare il conto GPA 53/13. Inoltre, eventuali incassi affluiti erroneamente su GPA 00/09 dovranno essere tempestivamente trasferiti a GPA 54/83, al fine di evitare disallineamenti tra il nuovo conto d’incasso GPA 54/83 e il corrispondente conto di specificazione GPA 53/83.

Effetti sui conti e aggiornamento del piano dei conti

In conclusione, la circolare stabilisce che:

• il conto GPA 54/83 rileva l’importo delle note di rettifica riguardanti denunce contributive per periodi dal 1.1.1989, riscosso in fase amministrativa;
• il conto GPA 53/83, la cui denominazione è modificata, rappresenta l’importo ripartito delle medesime note;
• la differenza tra i saldi dei due conti indica l’importo ancora da ripartire e, nel nuovo esercizio, tale differenza deve essere ripresa in carico al conto GPA 54/83;
• i conti GPA 00/09, GPA 54/13 e GPA 53/13, dopo le operazioni di sistemazione contabile, devono risultare chiusi a pareggio e considerarsi soppressi.

L’allegato 1 aggiorna quindi il piano dei conti con la nuova denominazione dei conti GPA 54/83 e GPA 53/83, coerentemente con la nuova impostazione contabile introdotta dalla circolare.