Risoluzione n. 85 del 11/03/2008

Conservazione sostitutiva delle distinte meccanografiche di fatturazione

La risoluzione affronta il regime di conservazione sostitutiva delle distinte meccanografiche di fatturazione utilizzate, in luogo del secondo esemplare delle bollette-fatture, da un soggetto operante nella somministrazione di energia elettrica e gas naturale. L’Amministrazione chiarisce l’ambito di applicazione del D.M. 23 gennaio 2004 rispetto al D.M. 24 ottobre 2000, n. 370, e definisce modalità e termini della conservazione digitale.

Quadro normativo richiamato

Il documento richiama in particolare:

• l’articolo 11 della legge 27 luglio 2000, n. 212, quale base dell’interpello;
• il D.M. 24 ottobre 2000, n. 370, che disciplina l’emissione di bollette-fatture nel settore della somministrazione di acqua, gas ed energia elettrica;
• il D.M. 23 gennaio 2004, che disciplina emissione, conservazione ed esibizione dei documenti fiscalmente rilevanti su supporto informatico;
• il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, articolo 39, sul valore di libri, repertori e scritture formati e conservati su supporti informatici;
• l’articolo 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, come modificato dalla legge 24 dicembre 2007, n. 244.

Quesito del contribuente

La società istante, attiva nella vendita di energia elettrica e gas naturale, emette bollette-fatture numerate progressivamente con tutti gli elementi dell’articolo 21 del d.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633. Avvalendosi dell’articolo 1, comma 3, del D.M. n. 370/2000, emette le bollette in un unico esemplare e sostituisce il secondo esemplare con distinte meccanografiche di fatturazione.

La società chiede se tali distinte possano essere conservate con modalità sostitutiva ai sensi del D.M. 23 gennaio 2004. Propone inoltre di:

• apporre giornalmente il riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica sulla distinta;
• sottoporre la distinta al processo di conservazione sostitutiva con cadenza quindicinale, previa firma digitale e marca temporale da parte del responsabile della conservazione.

Soluzione interpretativa prospettata

Il contribuente sostiene che l’incertezza deriverebbe dal fatto che, mentre per il settore telecomunicazioni il D.M. 24 ottobre 2000, n. 366 consente espressamente la conservazione su supporti magnetici o di immagini del secondo esemplare della fattura, nel settore gas, energia elettrica e acqua il D.M. n. 370/2000 non prevede una disposizione analoga.

La società ritiene comunque applicabile il D.M. 23 gennaio 2004, in quanto norma di portata generale, anche alle distinte meccanografiche di fatturazione, purché contengano la data di emissione e gli altri elementi delle bollette-fatture. Rappresenta inoltre che tale conservazione dovrebbe essere possibile anche in presenza di riferimenti a settore accise e imposte di consumo.

Parere dell’Agenzia delle Entrate sull’ambito di applicazione

L’Agenzia conferma che al soggetto istante si applica il D.M. n. 370/2000, il quale consente, in caso di uso di strumenti informatici o centri di elaborazione dati esterni, l’emissione delle bollette-fatture in unico esemplare, sostituendo il secondo esemplare con distinte meccanografiche contenenti la data di emissione e tutti gli altri elementi indicati nelle bollette.

Viene precisato che il D.M. n. 370/2000, a differenza del regolamento sulle telecomunicazioni, non prevede la sostituzione del secondo esemplare con supporti magnetici o di immagini; l’unica alternativa prevista è proprio quella delle distinte meccanografiche.

Applicabilità del D.M. 23 gennaio 2004

L’Agenzia afferma che il D.M. 23 gennaio 2004 ha portata generale e si applica a tutti i documenti rilevanti ai fini tributari, comprese le distinte meccanografiche di fatturazione previste dal D.M. n. 370/2000. In tal senso, la precedente risoluzione 13 giugno 2003, n. 134/E, deve considerarsi superata.

Viene inoltre chiarito che le distinte meccanografiche, in quanto documenti rilevanti ai fini tributari e rientranti nella categoria dei libri e registri obbligatori, possono essere formate e tenute su supporti informatici ai sensi dell’articolo 39 del Codice dell’amministrazione digitale.

Esclusione per accise e imposte di consumo

L’articolo 2, comma 2, del D.M. 23 gennaio 2004 esclude dal proprio ambito le scritture e i documenti rilevanti per le disposizioni tributarie nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo di competenza dell’Agenzia delle dogane.

Tuttavia, richiamando la circolare 45/E del 2005 e la circolare dell’Agenzia delle dogane n. 5/D del 2005, l’Agenzia precisa che i documenti emessi nei confronti della clientela per l’addebito dei corrispettivi relativi alle somministrazioni di cui al D.M. n. 370/2000, comprensivi di imposte di consumo e accise, non rientrano in tale esclusione, perché estranei al rapporto giuridico d’imposta tra soggetto attivo e soggetto obbligato al versamento.

Ne consegue che anche le distinte meccanografiche contenenti riferimenti ad accise e imposte di consumo rientrano nel D.M. 23 gennaio 2004.

Modalità di formazione e conservazione

Le distinte meccanografiche possono essere formate e conservate su supporti informatici. L’Agenzia evidenzia che, pur non essendo documenti "emessi" nel senso dell’articolo 3, comma 1, lettera b), del D.M. 23 gennaio 2004, possono comunque essere rese statiche e immodificabili mediante apposizione del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata.

L’istante può quindi apporre tali elementi anche con cadenza giornaliera. Resta però fermo l’obbligo di procedere alla conservazione sostitutiva con cadenza almeno annuale, secondo il regime vigente al momento della risoluzione.

Termini di conservazione e novità dal 1° gennaio 2008

La risoluzione distingue due regimi temporali:

• fino al 31 dicembre 2007, i libri e registri obbligatori ai fini tributari formati su supporti informatici potevano essere conservati entro il termine previsto dall’articolo 7, comma 4-ter, del D.L. n. 357/1994, coincidente con la scadenza delle dichiarazioni annuali relative ai dati di periodo registrati;
• dal 1° gennaio 2008, per effetto dell’articolo 1, comma 161, della legge n. 244/2007, la conservazione sostitutiva deve avvenire entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione annuale relativa al periodo oggetto di registrazione.

La conservazione deve avvenire previa firma elettronica qualificata e marca temporale del responsabile della conservazione, restando fermi i termini per gli obblighi di registrazione previsti dall’articolo 2 del D.M. n. 370/2000.

Conservazione anticipata e controlli

L’Agenzia precisa che resta possibile effettuare la conservazione sostitutiva anche a intervalli più ravvicinati rispetto al termine ordinario. Inoltre, se sono in corso controlli o ispezioni da parte degli organi competenti, la conservazione deve essere effettuata anticipatamente rispetto alla scadenza ordinaria.

Limiti oggettivi della conservazione sostitutiva

La tenuta e la conservazione informatica delle distinte meccanografiche, qualificate come registri o conti sezionali, non comporta l’obbligo di conservare in forma sostitutiva l’intera contabilità.

Pertanto:

• gli altri libri e registri possono restare su supporto cartaceo;
• il processo di conservazione sostitutiva può essere limitato a specifiche tipologie di documenti, purché sia assicurato l’ordine cronologico delle registrazioni senza soluzione di continuità per ciascun periodo d’imposta.

Conclusione operativa

La risoluzione conclude che le distinte meccanografiche di fatturazione previste dal D.M. 370/2000 possono essere conservate sostitutivamente ai sensi del D.M. 23 gennaio 2004, anche se recano riferimenti ad accise e imposte di consumo. La conservazione può essere effettuata in modo selettivo, senza estendersi necessariamente all’intera contabilità, nel rispetto dei termini e delle formalità previste dalla normativa vigente.